Quy trình tổ chức bữa ăn là gì? 12 bước chi tiết nhất

Quy trình tổ chức bữa ăn là gì? Khám phá 12 bước chi tiết trong quy trình tổ chức bữa ăn tại nhà hàng, khách sạn.

Quy trình tổ chức bữa ăn là tổ hợp những thao tác nghiệp vụ trong nhà hàng khách sạn, với nhiều giai đoạn kế tiếp nhau. Các bước trong quy trình tổ chức bữa ăn đòi hỏi sự phối hợp ăn ý của nhiều bộ phận trong nhà hàng. Vậy, quy trình tổ chức bữa ăn là gì? Chi tiết các bước trong trình tổ chức bữa ăn sẽ được Nhà Hàng Số giải đáp trong bài viết dưới đây.

1. Quy trình tổ chức bữa ăn là gì?

Quy trình sắp xếp bữa ăn là tổng hợp các thao tác nghiệp vụ được nhân viên thực hiện theo nhiều khâu. Mục đích mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng về chất lượng dịch vụ, chất lượng phục vụ và chất lượng món ăn. Dù là nhà hàng, cửa hàng lớn hay điểm ăn uống, quy trình tổ chức bữa ăn tiêu chuẩn đều phải được tuân thủ nghiêm ngặt. Điều này sẽ đảm bảo việc phục vụ khách hàng được suôn sẻ, hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.

Tùy theo quy mô và chiến lược kinh doanh của từng cơ sở mà yêu cầu thực hiện quy trình tổ chức bữa ăn có thể tăng (giảm) một số bậc cho phù hợp.

2. Nguyên tắc khi chuẩn bị trong quy trình tổ chức bữa ăn

2.1. Nguyên tắc tạo thực đơn

Thực đơn có số lượng và chất lượng món ăn phù hợp với loại bữa ăn
Bữa ăn hàng ngày từ 3-4 món. Từ 4 đến 5 món dành cho đãi tiệc, liên hoan.
Bữa ăn hàng ngày: canh, xào, mặn + nước chấm. – Bữa tiệc, đãi khách gồm canh, rau, trái cây, món nguội, món xào, món chiên, món mặn, món tráng miệng. – Món ăn thuộc các nhóm sau: canh (súp); rau, củ, quả tươi, trộn và muối. món nguội; món mặn; món tráng miệng.

Thực đơn phải có đầy đủ các loại món chính tùy theo cơ cấu bữa ăn.

• Khai vị
• Món khai vị sau bữa tối
• Món chính (món mặn)
• Món ăn kèm
• Tráng miệng
• Đồ uống

Thực đơn phải đáp ứng các yêu cầu về dinh dưỡng. Đa dạng nhiều loại thức ăn khác nhau trong cùng một nhóm. Cân đối chất dinh dưỡng giữa các nhóm thức ăn.

2.2. Nguyên tắc cần nắm trong lựa chọn nguyên liệu

• Nguyên liệu cần đảm bảo tươi ngon
• Nguyên liệu cần đảm bảo tính chất lượng
• Nguyên liệu phải đảm bảo được nguồn gốc và xuất xứ

2.3. Các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau

Trong quy trình tổ chức bữa ăn có nhiều khâu chuẩn bị. Cụ thể bao gồm: Khâu chuẩn bị nguyên liệu, khâu chế biến, khâu soạn thức ăn, trang trí bàn ăn. Tiếp theo là khâu đón khách, khâu phục vụ khách trong quá trình ăn uống,… Chưa kể đến khâu cuối cùng là khâu cảm ơn và tạm biệt khách.

Để tổ chức một bữa ăn hoàn chỉnh, chuyên nghiệp và làm hài lòng thực khách, các khâu phải có sự phối hợp ăn ý. Mỗi khâu cần làm tốt nhiệm vụ của mình, sau đó là hợp tác với các khâu khác. Tất cả trở thành một bộ máy vận hành trong quy trình tổ chức bữa ăn hoàn hảo.

3. Các bước trong quy trình tổ chức bữa ăn

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu đặt bàn của khách

Nhân viên nhà hàng tiếp nhận cuộc gọi/yêu cầu đặt bàn
Dự trù và kiểm tra liệu nhà hàng có đáp ứng được yêu cầu của khách hàng không. Sau đó gọi điện xác nhận lại khách hàng về việc đồng ý hoặc không đồng ý việc đặt bàn.

Đối với trường hợp đồng ý, nhân viên tiếp nhận cần ghi chép đầy đủ thông tin khách hàng. Bao gồm: Họ và tên, số điện thoại, giờ khách đến, số lượng người ăn/bàn ăn. Cần nắm rõ yêu cầu về số món, những lưu ý về khẩu vị của khách hàng,…
Thông báo đến bộ phận quản lý để bộ phận quản lý bắt đầu phân bổ nhiệm vụ từng bộ phận.

Bước 2: Trước giờ phục vụ cần chuẩn bị những gì?

Dọn vệ sinh khu vực cần phục vụ thông thoáng, sạch sẽ
Thiết kế bàn ăn theo đúng yêu cầu của khách hàng và tiêu chuẩn nhà hàng
Chuẩn bị trước các dụng cụ phục vụ cho bữa ăn
Rà soát lại một lần những công việc cần chuẩn bị. Đảm bảo nhà hàng đã sẵn sàng phục vụ khách. Đảm bảo khu vực phục vụ khách sạch sẽ, bàn đã thiết kế đúng chưa? Ghế đã ngay ngắn, nghiêm chỉnh chưa? Dụng cụ ăn uống đã đầy đủ, sạch sẽ chưa?

Các trang thiết bị, hệ thống đèn điện, âm nhạc (nếu có) của nhà hàng có hoạt động tốt không?
Liên lạc với bộ phận bếp và quầy bar, đảm bảo các món ăn đã hoàn thành, tươi ngon, đầy đủ,…
Kiểm tra lại lần nữa danh sách khách hàng đặt bàn. Đồng thời, kiểm tra lần cuối cơ sở vật chất kỹ thuật của nhà hàng.

Bước 3: Chào khách và xác nhận việc đặt bàn trước

Chủ động chào khách hàng khi thấy khách bước vào. Cần đảm bảo thái độ lịch sự, niềm nở, nhiệt tình, chuyên nghiệp.
Hỏi và trao đổi, xác nhận việc khách đã đặt bàn hay chưa
Nếu khách đặt bàn rồi, hỏi và xác nhận tên, thông tin liên quan và dẫn khách hàng vào nhà hàng nơi đã đặt bàn.
Nếu khách hàng chưa đặt, trao đổi và hỏi khách về những yêu cầu của khách hàng. Cụ thể bao gồm: Tên khách để tiện xưng hô, yêu cầu, bàn bao nhiêu người, ngồi ở vị trí nào,… Hỏi thêm xem khách hàng có yêu cầu gì đặc biệt không. Sau khi hỏi, kiểm tra và đưa khách vào bàn ăn gần với yêu cầu của khách nhất có thể.
Nếu nhà hàng chưa đủ điều kiện phục vụ, nhân viên nhà hàng nên linh hoạt và khéo léo giới thiệu và sắp xếp cho khách một vị trí tương tự. Trường hợp khách chưa đặt bàn, không đủ bàn, có thể đề xuất khách hàng chờ một lát để sắp xếp.
Khi dẫn khách vào bàn, cần lưu ý những điều sau:
Nhân viên nhà hàng hướng dẫn khách bằng tay phải. Khi đưa khách đi, các ngón tay cần khép vào nhau, lòng bàn tay hướng theo chiều khách sẽ đi. Khoảng cách với khách hàng là 1m. Cần điều chỉnh khoảng cách phù hợp bằng việc giao tiếp với khách hàng bằng mắt. Cụ thể, bạn cần thường xuyên quay lại phía sau để quan sát đảm bảo tốc độ của mình với khách không quá xa. Cuối cùng, chốt bằng câu: “Đây là bàn của quý khách/anh/chị/ông/bà ạ”.

Bước 4: Kéo ghế mời khách, trải khăn ăn

Ngay khi khách đến bàn ăn, nhân viên phục vụ kéo ghế để khách ngồi vào bàn. Hành động này cần được thực hiện nhẹ nhàng, lịch sự và khéo léo. Thứ tự sẽ ưu tiên từ trẻ em, phụ nữ và người lớn tuổi.
Khi khách đã ổn định chỗ ngồi, nhân viên thuần thục trải khăn ăn vào lòng khách hoặc có thể gấp khăn ăn thành tam giác. Vị trí đặt khăn ở bên tay trái khách hàng, trường hợp phục vụ buffet. Chú ý, các hành động gấp khăn, trải khăn cần xin phép khách hàng trước khi làm.

Bước 5: Giới thiệu, tư vấn menu nhà hàng

Đứng về phía tay phải, mở sẵn và đưa menu bằng hai tay cho khách hàng
Đứng lùi ra khoảng cách nửa mét để khách hàng có thời gian xem và nghiên cứu món ăn
Giới thiệu các món ăn, từ khai vị, bữa chính đến tráng miệng

Chú ý nhấn mạnh các món đặc sản, món mới, nếu có sở thích của khách hàng, giới thiệu thực đơn theo yêu cầu, sở thích của khách hàng. Nhà hàng phục vụ một số món dễ dị ứng cần hỏi trước về khả năng dị ứng của khách hàng,…

Bước 6: Nhận đặt món và xác nhận lại yêu cầu của khách hàng

Chuẩn bị sẵn sàng phiếu gọi món, bút để ghi lại yêu cầu của khách hàng
Ghi nhanh, chính xác, đầy đủ yêu cầu của khách hàng. Cụ thể là số lượng món, yêu cầu đặc biệt nếu có. Ghi đúng số bàn, tên mình để tiện theo dõi và phục vụ khách hàng.
Sau khi đặt món xong, xác nhận lại với khách hàng một cách to, rõ ràng tránh trường hợp sót món, sai hoặc thiếu, thừa món.

Cuối cùng, nhớ cảm ơn khách hàng vì đã đặt món và xin lại thực đơn.

Bước 7: Chuyển phiếu ghi order cho bộ phận bếp, quầy pha chế,…

Trong phiếu order thường chuyển cho ba bộ phận:

• Quầy thu ngân (Liên trắng – liên chính): Nhân viên thu ngân nhập vào hệ thống để xuất hóa đơn.
• Nhà bếp (Liên hồng): tiếp nhận để chế biến món ăn, quầy bar để pha chế đồ uống
• Nhân viên phục vụ giữ (Liên xanh): giữ lại để nhân viên phục vụ kiểm tra nếu cần

Xem thêm: Nhân viên order là gì? “Giải mã” người truyền tải thông điệp của khách hàng

Bước 8: Mang món ăn lên bàn ăn

Sau khi nhà bếp làm món ăn, nhân viên phục vụ mang thức ăn lên cho khách. Cần đảm bảo món ăn được đưa lên đúng món và đúng bàn. Công thức đưa món ăn lên thông thường sẽ là: tay đặt món ăn xuống bàn kèm theo lời giới thiệu: “đây là món + tên món ăn + ạ”.

Bước 9: Theo dõi và phục vụ khách hàng trong bữa ăn

Trong quá trình khách hàng thưởng thức món ăn, sắp xếp nhân sự đảm bảo việc phục vụ khách khi có yêu cầu. Điều này cũng đảm bảo nếu có khách hàng mới, sẽ có người đón tiếp và hướng dẫn khách hàng.

Đảm bảo nghiệp vụ nhà hàng chuyên nghiệp, chuẩn chỉ bao gồm tác phong, dáng đứng, nét mặt tươi cười thân thiện. Hành động cần nhã nhặn, hạn chế tối đa làm việc riêng. Đặc biệt, không tự ý rời vị trí hoặc nói chuyện trong quá trình phục vụ khách hàng.
Xem thêm: Phục vụ bàn là gì? Tìm hiểu về nhân tố tạo nên hình ảnh nhà hàng

Bước 10: Thủ tục thanh toán hóa đơn

Nhân viên điều phối cần quan sát để biết thời điểm khách hàng dùng xong món ăn và có nhu cầu thanh toán để rời khỏi nhà hàng. Sau đó, cần có nhân viên hướng dẫn khách hàng đến quầy thu ngân, nhắc nhở khách về vị trí bàn để tiện cho thu ngân xuất hóa đơn.
Nếu nhà hàng tính tiền tại bạn, khi đề nghị thanh toán, nhân viên cần gặp thu ngân yêu cầu xuất hóa đơn và đưa cho khách hàng luôn.

Khi nhận tiền từ khách, cần kiểm tra số tiền trước mặt khách hàng kèm theo thông báo số tiền đã được nhận. Mang tiền kèm theo hóa đơn đến thu ngân và trả lại tiền thừa cùng hóa đơn cho khách.

Bước 11: Cảm ơn khách hàng và chào tạm biệt

Nhân viên phục vụ nhắc nhở khách hàng về tư trang và đồ đạc mang theo tránh trường hợp khách bỏ quên. Đừng quên gửi lời cảm ơn khách hàng đã đến và dùng bữa tại nhà hàng. Dẫn khách hàng ra về và hẹn gặp lại khách hàng trong những lần tiếp theo.

Bước 12: Dọn dẹp và thiết kế lại bàn ăn để chuẩn bị cho lượt khách tiếp theo

Đảm bảo sau khi khách hàng đã thanh toán và rời khỏi bàn ăn, tiến hành dọn bàn ăn cho khách. Phân loại rác và các vật dụng đúng nơi quy định. Setup lại bàn theo đúng quy định và tiêu chuẩn của nhà hàng.

4. Lưu ý khi tổ chức bữa ăn tại nhà hàng

4.1. Giai đoạn đặt bàn

Cần đảm bảo tiếp nhận thông tin khách đặt bàn một cách đầy đủ, chính xác và chi tiết nhất. Thông tin này bao gồm tên, số điện thoại, ngày và giờ đặt bàn, số người trong bữa ăn, sở thích về món ăn của khách hàng, một số vấn đề lưu ý đặc biệt khác,… Các bộ phận trong nhà hàng phối hợp ăn ý để hiểu rõ và đáp ứng yêu cầu khách hàng đưa ra.

Trong trường hợp những yêu cầu của khách hàng vượt quá tiêu chuẩn của nhà hàng, cần đưa ra tư vấn về dịch vụ của nhà hàng. Hiểu và giới thiệu những thực đơn, dịch vụ tốt nhất của nhà hàng. Nếu khách đồng ý đặt bàn, nhắc lại cho khách về những dịch vụ nhà hàng sẽ thực hiện được một lần nữa. Chờ khách hàng xác nhận lại, báo với bộ phận khác để tiến hành setup bữa ăn hoàn chỉnh, đầy đủ và chỉn chu nhất.
Trường hợp khách hàng không đồng ý, cảm ơn khách hàng và hẹn khách hàng vào một dịp khác gần nhất. Cần giữ thái độ nhẹ nhàng, lịch sự và niềm nở trong suốt quá trình trao đổi với khách hàng.

4.2. Giai đoạn chuẩn bị

Đảm bảo nguyên liệu tươi ngon, sạch sẽ, đáp ứng vệ sinh an toàn thực phẩm. Các món ăn chế biến đủ độ chín, nóng sốt. Các dụng cụ nấu nướng, pha chế sạch sẽ, gọn gàng. Mỗi khâu nắm rõ tiêu chuẩn nhà hàng kèm theo yêu cầu của khách hàng. Bàn ăn setup theo đúng tiêu chuẩn, khăn trải bàn, dụng cụ ăn uống cần thiết đặt sẵn trên bàn ăn.

4.3. Giai đoạn phục vụ khách hàng

Khi khách hàng đến, đảm bảo luôn có nhân viên nhà hàng hướng dẫn khách hàng bước vào vị trí đã đặt trước. Chú ý về âm lượng, khoảng cách khi giao tiếp với khách hàng đủ 1 mét (không xa quá cũng không gần quá).

Luôn luôn sắp xếp nhân sự quan sát và điều phối bữa ăn. Quan sát khách hàng nếu cần thêm dịch vụ để đáp ứng nhanh và đầy đủ nhất.

4.4. Giai đoạn thanh toán và chào tạm biệt khách hàng

Thanh toán cần nhanh nhẹn, chính xác tránh làm khách không hài lòng hoặc thất thoát tài chính của nhà hàng. Cần giữ thái độ niềm nở, tự nhiên, nhẹ nhàng và lịch sự trong suốt quá trình phục vụ. Khi khách hàng ra về, đừng quên cúi chào tạm biệt kèm theo lời cảm ơn và hẹn gặp lại vào một dịp gần nhất.

Xem thêm: Nghiệp vụ nhà hàng là gì? Quy trình phục vụ nhà hàng chi tiết

5. Tổng kết

Bài viết này Nhà Hàng Số đã đi tìm lời giải cho thuật ngữ quy trình tổ chức bữa ăn là gì và các bước tiến hành phục vụ đúng quy trình tiêu chuẩn nhà hàng 5 sao. Quy trình bữa ăn thể hiện tính chuyên nghiệp, quy mô và thái độ của nhà hàng. Đây là thước đo giá trị cho nhà hàng của bạn.
Quy trình phục vụ bữa ăn là sự phối hợp ăn ý của tất cả các khâu trong nhà hàng. Đòi hỏi nhân viên nhà hàng có sự am hiểu về nghiệp vụ nhà hàng, về dịch vụ, thực đơn và quy trình phục vụ khách hàng của nhà hàng. Mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất trong bữa ăn chính là trách nhiệm, cũng là sứ mệnh của những người làm trong ngành nhà hàng chân chính. Chuyên mục Thuật ngữ nhà hàng sẽ tiếp tục cập nhật các thông tin hữu ích trong những bài viết tiếp theo!