Hướng dẫn cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng từ A – Z

Hướng dẫn cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng – “vị cứu tinh” giúp quá trình vận hành nhà hàng được dễ dàng và ổn định nhất.

Hiện nay, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ hiện đại, hầu hết các nhà hàng có quy mô lớn hiện nay đều áp dụng phần mềm quản lý tự động nhằm mang đến hiệu quả kinh doanh cao cũng như tiết kiệm được chi phí thuê nhân sự. Tuy nhiên, cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng có thực sự dễ dàng. Nếu các bạn còn đang gặp khó khăn về phần mềm tự đồng này, hãy cùng Nhà hàng số tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?

Trước khi tìm hiểu cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng, các bạn cần phải khám phá chính xác vậy phần mềm này là gì? Theo đó, phần mềm quản lý nhà hàng là một hệ thống tự động sở hữu nhiều tính năng nổi bật được xây dựng sẵn nhằm quản lý các hạng mục, hoạt động trong nhà hàng được dễ dàng hơn. Thông qua việc sử dụng phần mềm này, người chủ quán có thể nắm rõ được số lượng khách hàng đến và đi mỗi ngày, thu chi cũng như quy trình làm việc của nhân viên. Mọi thông tin đều được lưu trữ lại một cách chính xác nhất và có thể mở xem lại bất cứ lúc nào.

Đặc biệt, các phần mềm quản lý nhà hàng này còn dễ dàng cài đặt và thiết lập trên hệ thống nhà hàng nhằm quản lý thông tin. Các chủ kinh doanh chỉ cần mua bản quyền là sẽ được cung cấp và hướng dẫn cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng chi tiết. Các đơn vị cung cấp sẽ có trách nhiệm đồng hành và giải quyết bất cứ sự cố nào liên quan đến lỗi phần mềm nên các bạn hoàn toàn có thể yên tâm nhé!

2. Phân loại phần mềm quản lý nhà hàng

2.1. Phân loại theo chi phí

Câu nói “chất lượng đi đôi với giá thành” có lẽ sẽ phù hợp với tình huống này. Cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí thường chỉ sở hữu một số tính năng cơ bản như bán hàng, thanh toán… Đồng thời, khả năng ổn định và độ bảo mật cũng không được đánh giá cao. Các hệ thống quản lý nhà hàng miễn phí chỉ nên áp dụng cho những mô hình quán ăn vỉa hè, nhỏ lẻ với mục đích tiết kiệm chi phí.

Trái lại, nếu quyết định cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng trả phí thì sẽ sở hữu nhiều tính năng hơn. Quá trình vận hành cũng ổn định và đảm bảo được tính bảo mật dữ liệu cho người dùng. Những hệ thống này thường phù hợp với những mô hình nhà hàng sở hữu nhu cầu quản lý phức tạp.

2.2. Phân loại theo nền tảng công nghệ

Nền tảng công nghệ cũng là một trong những yếu tố quan trọng để có thể phân loại phần mềm quản lý nhà hàng. Chủ kinh doanh nhà hàng có thể dựa vào nhu cầu vận hành và khả năng của bản thân để lựa chọn nền tảng phần mềm quản lý sao cho phù hợp nhất.

Đối với phần mềm quản lý nhà hàng dạng On-premises, toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ tại chỗ, tiến hành theo dạng đóng gói cài đặt trên máy chủ của nhà hàng. Tuy tính ổn định được đánh giá cao những chi phí trả một lần và phí triển khai thường rất lớn.
Phần mềm tính tiền dạng Cloud lại lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây. Điều này giúp quá trình triển khai được đơn giản và tiện lợi trong quá trình sử dụng. Đồng thời, việc trả phí thuê bao theo tháng cũng khiến tiết kiệm được chi phí cho chủ kinh doanh nhà hàng nhưng tính ổn định lại không được đánh giá cao bằng dạng On-premisses.

2.3. Phân loại theo nguồn gốc xuất xứ phần mềm

Một số phần mềm quản lý nhà hàng được phát triển và đầu tư tại nước ngoài nhưng lại được sử dụng rộng rãi trên khắp thế giới như DCorp R-Keeper. Các phần mềm “made in” nước ngoài thường sử hữu nhiều tính năng đa dạng và vượt trội. Tuy nhiên, giá thành lại vô cùng cao. Ngoài ra, việc kết nối với các đơn vị đặt hàng, giao hàng hay thanh toán điện tử trong nước là điều không thể.

Trong khi đó, phần mềm quản lý trong nước cũng rất được ưa chuộng bởi giao diện Tiếng Việt vô cùng thân thiện với người dùng. Đồng thời, khả năng am hiểu thị trường nội địa cũng được đánh giá cao. Một số cái tên phổ biến nhất hiện nay phải kể đến như: iPOS, Misa, CukCuk, Sapo, KiotViet…

3. Những loại hình kinh doanh nhà hàng cần phần mềm quản lý nhà hàng

Hiện nay, không khó để các bạn tìm kiếm một quán ăn ngoài thị trường. Tuy nhiên, không phải quán ăn, nhà hàng nào cũng sử dụng phần mềm quản lý do quy mổ và mục tiêu khác nhau. Hãy cùng Nhà hàng số điểm qua một số loại hình kinh doanh nhà hàng cần đến sự hỗ trợ của “vị cứu tinh” này nhé!

3.1. Nhà hàng ăn uống

Từ cách đặt tên phần mềm, các bạn có thể thấy sự đóng góp của phần mềm này đối với sự thành công của các quán ăn bình dân hay cao cấp. Để vận hành nhà hàng được thuận lợi, một hệ thống quản lý nhà hàng tự đông là điều bắt buộc giúp chủ kinh doanh có thể quán xuyến tất cả các đầu việc khó nhằn. Tuỳ thuộc vào quy mô, địa điểm cũng như mức độ phục vụ trong các thời điểm khác nhau trong ngày, các bạn có thể lựa chọn cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp nhất.

3.2. Hệ thống quán bar

Không chỉ các quán ăn, nhà hàng, hệ thống quán bar cũng có thể sử dụng hệ thống quản lý nhà hàng. Luôn cập nhật số lượng rượu, nguyên liệu sẵn có cũng như các tab quầy bar là “chìa khoá” hoàn hảo để lấy lòng khách hàng. Điều này cũng giúp quy trình vận hàng quán bar của bạn trở lên liền mạch và thuận lợi hơn rất nhiều. Nếu nói, phần mềm quản lý nhà hàng, quán bar là “cánh tay phải” của các chủ kinh doanh cũng không ngoa.

3.3. Các cửa hàng kem

Đừng khiến kem của khách hàng chảy chỉ vì phục vụ chậm. Khi tìm hiểu và thực hiện cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng, các bạn có thể theo dõi hương vị “quốc dân” đang bán chạy và duy trì hoạt động của các đơn hàng nhanh chóng thông quá việc áp dụng hệ thống POS được thiết kế riêng cho mô hình kinh doanh độc đáo này.

3.4. Các quán ăn nhỏ trên vỉa hè

Các mô hình kinh doanh quán nhỏ trên vỉa hè vẫn có thể hưởng lợi từ hệ thống quản lý. Bởi có lẽ, chúng cho phép bạn có thể quản lý các đơn hàng một cách nhanh chóng nhất, tăng doanh thu cũng như hạn chế được thời gian chờ đợi trong quá trình chế biến. Thậm chí, một phần mềm quản lý nhà hàng POS hiệu quả có thể giúp quán ăn tho dõi thông tin khách hàng và gửi tương tác trên mạng xã hội để duy trì kết nối với khách hàng.

4. Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng?

Để duy trì hoạt động nhà hàng được thuận lợi và ổn định, mọi công việc, trách nhiệm quan trọng đều đổ lên vai chủ sở hữu hoặc người quản lý. Có hàng trăm đầu việc phát sinh mà người chủ phải giải quyết, chẳng hạn như:

• Vốn hoạt động của tổ chức
• Quản lý bếp, bàn ăn, mặt bằng
• Quản lý nguồn doanh thu, lợi nhuận, chi phí.
• Quản lý chi tiêu, sổ quỹ hàng ngày

Tuy nhiên, mọi công việc sẽ được đơn giản hoá hơn bao giờ hết nếu các bạn biết cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng. Ví dụ như, nếu một nhân viên báo nghỉ và cần tìm đồng nghiệp khác để thay ca. Với phần mềm quản lý nhà hàng, nhân viên có thể dễ dàng đăng nhập vào tài khoản trong hệ thống để gửi thông báo xử lý ca làm việc của mình. Sau khi đồng nghiệp khác nhận ca làm, họ hoàn toàn có thể hoán đổi mà không cần sự can thiệp của bên quản lý. Điều này sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian cũng như rủi ro trong quá trình làm việc.
Xem thêm:

• TOP 14+ phần mềm quản lý quán nhậu hiệu quả cao
• TOP 13+ Phần mềm quản lý quán cafe được tin dùng hàng đầu

5. Những tính năng ưu việt của phần mềm quản lý nhà hàng

Nhìn chung, phần mềm quản lý nhà hàng hội tụ đầy đủ các tính năng cơ bản mà một hệ thống quản lý nhà hàng nên có. Tuy các tính năng đó còn phụ thuộc vào quy mô nhà hàng cũng như nhu cầu cụ thể của bạn nhưng hầu hết phần mềm quản lý đều có những khả năng ưu việt sau:

5.1. Thực hiện thao tác order gọi món

Một trong những tính năng vượt trội nhất của phần nền quản lý nhà hàng chính là order tạo quán theo thời gian thực. Đối với tính năng năng này, nhân viên có thể sử dụng chính điện thoại của bản thân để thực hiện gọi món cho khách hàng. Các bước tiến hành vô cùng đơn giản, chỉ cần mở điện thoại lên, truy cập vào ứng dụng và bắt đầu thao tác. Ngay lập tức, những đơn hàng sẽ được tự động hoá chuyển đến khu vực nhà bếp. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc hạn chế tình trạng phục vụ nhầm món đến khách hàng.

5.2. Quản lý và kết nối thu ngân

Khi nhà bạn của bạn thực hiện được cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng, ngay tức khắc, quầy thu ngân sẽ có thể nắm bắt được chính xác mọi giao dịch, món ăn mà từng khách hàng đặt gọi. Từ đó có thể hỗ trợ lên hoá đơn dễ dàng, quá trình in bill cũng vô cùng tiện lợi. Phần mềm quản lý nhà hàng sẽ đảm bảo quá trình phục vụ được hoàn hảo nhất khi không bỏ sót món, không tính toán thiếu tiền và mọi giao dịch đều được minh bạch khi ghi nhận chính xác trên hệ thống.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ chủ quán quản lý chặt chẽ mọi phát sinh trong quá trình vận hành như khách hàng chuyển bàn, ghép bàn hay thanh toán một phần tiền trước. Đồng thời, app quản lý nhà hàng cũng có khả năng ghi nhận thanh toán bằng nhiều hình thức khác nhau như tiền mặt/thẻ/chuyển khoản…

5.3. Quản lý doanh thu, lợi nhuận từ xa

Phần mềm quản lý nhà hàng nhất định phải sở hữu tính năng quản lý từ xa giúp chủ kinh doanh có thể nắm chắc được doanh thu, lợi nhuận mọi lúc, mọi nơi chỉ bằng một cái chạm trên điện thoại. Người làm chủ quản lý có hàng vạn đầu việc phải giải quyết, việc không đến nhà hàng thường xuyên là điều vô cùng bình thường. Có lẽ vì vậy, một ứng dụng giúp quản lý vận hàng nhà hàng, báo cáo doanh thu từng giây, từng phút là điều vô cùng quan trọng và thiết thực.

5.4. Cài đặt bảo mật thông tin cho người dùng

Vấn đề đánh cắp thông tin, rò gỉ dữ liệu quan trọng sẽ được “đánh bay” nếu sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng. Một phần mềm quản lý chất lượng sẽ đáp ứng được các yêu cầu về bảo mật như:

• Phân quyền đội ngũ nhân viên có thể xem và không xem được những mục quan trọng trên kho dữ liệu của phần mềm quản lý nhà hàng.
• Thiết lập quyền quản trị độc nhất cho chủ quán – người sẽ trách nhiệm cấp quyền cho mọi người khác được sử dụng tính năng cần thiết trên phần mềm.
• Lưu trữ và sắp xếp thông tin kinh doanh, thông tin khách hàng một cách cẩn thận.
• Đường truyền kết nối luôn duy trì ổn định, chủ quán có thể lấy lại dữ liệu tổng nếu lỡ tay xoá các mục con trên hệ thống phần mềm một cách dễ dàng. Ngoài ra, hệ thống còn sở hữu tính năng hỗ trợ bán hàng khi mất kết nối internet những sau đó phần mềm quản lý vẫn tự động sau lưu dữ liệu chi tiết và chính xác.

5.5. Quản lý chính xác, chi tiết nguyên vật liệu

Tính năng quản lý chính xác và chi tiết nguồn nguyên liệu của phần mềm quản lý nhà hàng sẽ đóng vai trò cốt lõi trong việc giúp quá trình vận hành được trôi chảy. Thậm chí, với phần mềm này, các bạn có thể định lượng nguyên liệu thành phần theo từng công thức có sẵn khác nhau. Nếu có thể kiểm soát được chặt chẽ khâu quản lý này, chủ quán ăn, nhà hàng sẽ hạn chế được sự cố nhân viên gian lận, rút lõi nguyên liệu – vốn là một vấn đề nan giải.

5.6. Quản lý tồn kho

Với các nhà hàng, quán ăn, quán cafe thì vấn đề quản lý vật phẩm, nguyên liệu tồn kho luôn là “bài toán” khó cho các chủ kinh doanh. Từ bia, rượu, nước ngọt cho đến nguyên liệu nấu nướng, đồ pha chế đều phải được quản lý nghiêm ngặt. Phần mềm quản lý nhà hàng có thể giải quyết vấn đề này, giúp các chủ doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng hàng tồn – hết.

Thậm chí, hệ thống quản lý nhà hàng còn sở hữu tính năng cài đặt lượng hàng tồn tối thiểu cho phép, gửi thông báo hàng tồn sắp hết để người quản lý có kế hoạch nhập thêm. Điều này sẽ giúp hạn chế xảy ra tình huống hết nguyên liệu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình hoạt động kinh doanh.

5.7. Lên kế hoạch, sắp xếp ca làm việc cho nhân viên

Bên cạnh việc theo dõi năng suất làm việc của từng nhân viên, khi học cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng, đội ngũ nhân viên có thể tự quản lý ca làm việc của họ. Chẳng hạn khi nhờ đồng nghiệp khác hỗ trợ, thay vì phải thông qua kiểm duyệt của quản lý, phần mềm quản lý nhà hàng cho phép họ có thể hoán đổi ca trực khi thực sự cần thiết.

5.8. Hỗ trợ các chứng năng phục vụ tiếp thị và reward & coupon

Các công cụ tiếp thị được thiết kế sẵn hoặc có thể tích hợp vào hệ thống phần mềm nhà hàng. Chẳng hạn như các chương trình chăm sóc khách hàng thân thiết. Đối với tính năng này, các bạn hoàn toàn có thể cho phép khách hàng đăng ký cũng như nhận phần thường thông qua các chương trình khuyến mãi. Nếu bạn là một người bắt kịp xu hướng, giải pháp tiếp thị khôn ngoan này sẽ giúp khuyến khích khách hàng quay lại nhà hàng của bạn nhiều hơn đó nhé!

5.9. Khả năng tích hợp

Học cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng sẽ tạo cơ hội cho phép phần mềm quản lý nhà hàng của bạn tích hợp với một số hệ thống của bên thứ ba. Cụ thể như, phần mềm quản lý nhà hàng có thể tích hợp với phần mềm tính toán tối ưu, phần mềm quản lý nhà bếp hay CRM. Khả năng tích hợp được cho là cơ hội tuyệt vời để tăng thêm sự tiện lợi cho người dùng.

6. Hướng dẫn cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng

Mỗi một phần mềm quản lý nhà hàng sẽ có cách cài đặt riêng. Tuy nhiên, phần lớn cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng thường sẽ tuân theo quy trình sau:

Bước 1: Trước tiên, các bạn cần lựa chọn hệ thông phần mềm phù hợp với nhu cầu sử dụng của nhà hàng mình. Với hàng trăm hệ thống phần mềm khác nhau, việc lựa chọn được hệ thống quá lý phù hợp sẽ giúp tránh xảy ra các sự cố đáng tiếc.
Bước 2: Các bạn cần chuẩn bị thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại thông minh để cài đặt phần mềm. Với mỗi loại thiết bị này sẽ có những phiên bản chuyên dụng khác nhau, Cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng cũng sẽ có sự khác biệt.
Bước 3: Sau khi mua bản quyền phần mềm quản lý nhà hàng, khách hàng sẽ được cung cấp tài khoản để đăng nhập vào hệ thống. Lưu ý, các bạn hãy lưu lại thông tin này và tiến hành đổi mật khẩu để đảm bảo an toàn thông tin nhé!
Bước 4: Tại bước thực hiện nay, hãy điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu. Để việc quản lý sau này được chính xác và ổn định nhất thì phụ thuộc rất nhiều vào độ tin cậy của những số liệu mà bạn đã đăng ký trong hệ thống.
Bước 5: Cuối cùng, chủ kinh doanh hãy kết nối máy chủ đã được cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng với hệ thống máy in. Việc này sẽ giúp đội ngũ nhân viên có thể in hoá đơn một cách nhanh chóng và dễ dàng.

7. Top 3 phần mềm quản lý nhà hàng được “săn đón” nhất hiện nay

Hiện nay, phần mềm quản lý nhà hàng tại Việt Nam vô cùng đa dạng với nhiều phân khúc khác nhau. Mỗi phần mềm sở hữu những ưu – nhược điểm riêng nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng. Hãy cùng Nhà hàng số điểm qua top 3 phần mềm quản lý nhà hàng được “săn đón” và sử dụng nhiều nhất hiện nay nhé!

7.1. Phần mềm quản lý nhà hàng DCorp R-Keeper

DCorp R-Keeper là một trong những công ty đa quốc gia, cung cấp giải pháp quản lý nhà hàng cho hơn 100.000 chủ doanh nghiệp F&B tại nhiều quốc gia trên thế giới. Trong đó, không thể không nhắc đến Việt Nam. Là lựa chọn hàng đầu của các thương hiệu lớn, phần mềm DCorp R-Keeper sở hữu nền tảng cũng như công nghệ hiện đại khi cho phép hoạt động trên đa nền tảng.

Ngoài ra, DCorp R-Keeper cũng sở hữu mọi tính năng năng cần thiết của một phần mềm quản lý nhà hàng phức tạp và yêu cầu phân tích chuyên sâu. Một số tính năng nổi bật của DCorp R-Keeper như:

• Hệ thống POS cho phép order nhanh chóng và ổn định trên mọi thiết bị.
• Nền tảng bán hàng đa kênh dựa theo quy trình khép kín chuyên nghiệp từ order – sản xuất – giao hàng – thanh toán – xác nhận và chấm điểm.
• Hệ thống hiển thị nhà bếp KDS với khả năng điều phối và xử lý các order hiệu quả hơn trong khu vực bếp.
• Phần mềm cung cấp hệ thống quản lý kho chuyên dụng cho ngành F&B.
• Hệ thống tự động quản lý và chăm sóc khách hàng thân thiết.
• Phần mềm cung cấp tính năng quản lý đặt bàn chuyên dụng cho nhà hàng.

7.2. Phần mềm quản lý nhà hàng iPOS

Có thể nói, phần mềm quản lý iPOS đang là lựa chọn hàng đầu của các chủ kinh doanh nhà hàng. Được biết như là đơn vị cung cấp các giải pháp quản lý nhà hàng chuyên biệt và toàn diện cho ngành dịch vụ F&B hàng đầu tại Việt Nam, cho đến thời điểm hiện nay, iPOS đã có hơn 10 năm kinh nghiệm đồng hành cùng 50.000 thường hiệu nhà hàng, trà sữa, quán cafe lớn nhỏ. Trong đó, phải kể đến một số thương hiệu hàng đầu như The Coffee House, Lẩu Phan, Cộng Cà Phê…

Ưu điểm hàng đầu giúp iPOS nhận được nhiều sự đón nhận từ các chủ kinh doanh chính là giao diện trực quan và dễ dàng sử dụng. Với mong muốn mang đến trải nghiệm thân thiện nhất cho người sử dụng, phần mềm hoạt động với các thao tác đơn giản và linh hoạt nhất. Đồng thời, người dùng còn có thể tự điều chỉnh để phù hợp với quy trình vận hành của nhà hàng.

7.3. Phần mềm quản lý nhà hàng CukCuk

CukCuk là phần mềm quản lý nhà hàng được phát triển bởi Công ty Cổ phần Misa – Đơn vị nổi tiếng trong việc cung cấp các giải pháp công nghệ cho lĩnh vực quản trịn doanh nghiệp hay kế toán. Dù chỉ mới được cho ra mắt từ năm 2017 nhưng CukCuk đã nhanh chóng nhận được sự đón nhận, tin tưởng của nhiều chủ kinh doanh tại Việt Nam. Phần mềm sở hữu giao diện đơn giản, mọi nhân viên đều có thể sử dụng và thao tác dễ dàng, nhanh chóng.

Đặc biệt, tính năng phân chia theo nghiệp vụ của CukCuk cũng là một trong những nguyên nhân giúp phần mềm được “săn đón”. Tất cả các bộ phận từ quản lý, nhân viên phục vụ, lễ tân, thu ngân, bếp hay phục vụ bàn đều sở hữu ứng dụng riêng và được cấp quyền tham gia trực tiếp vào việc sử dụng và quản lý nhà hàng bằng phần mềm CukCuk.

8. Tổng kết

Nắm bắt được cách cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng sẽ giúp ích rất nhiều cho chủ kinh doanh trong việc vận hành và quản lý nhà hàng. Hy vọng những thông tin quý báu của chúng tôi sẽ giúp ích phần nào cho các bạn. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo tại chuyên mục Giải pháp F&B của Nhà hàng số để nhận được nhiều thông tin hấp dẫn khác nhé!