TOP 15+ phần mềm Quản lý tồn kho nhà hàng chuyên nghiệp

Quản lý tồn kho nhà hàng, chìa khóa để phát triển kinh doanh bền vững với lợi nhuận lớn không còn khó với TOP phần mềm ưu việt hàng đầu

Tầm quan trọng của việc quản lý tồn kho nhà hàng hiệu quả ngày càng được chú trọng. Nó được coi như là một yếu tố then chốt để kinh doanh thành công và giải pháp hữu hiệu chống tăng giá thực phẩm. Không chỉ tiến hành đếm hàng tồn kho để tính toán lượng nguyên liệu phù hợp. Nó còn giúp tăng doanh thu, lợi nhuận, tối ưu chi phí, nhân lực và hạn chế tối đa rủi ro cũng như gian lận có thể xảy ra.

1. Hàng tồn kho của nhà hàng

1.1 Hàng tồn kho nhà hàng là gì?

Hàng tồn kho là tất cả những mặt hàng được lưu trữ ở kho trong thời gian dài. Cụ thể, hàng tồn kho trong nhà hàng là các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được nhập vào dự trữ trong kho. Sẵn sàng bán ra hoặc xuất kho ra để phục vụ cho mục đích sử dụng, chế biến, luân chuyển,… Một số loại hàng tồn kho phải kể đến như thành phẩm, sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu, linh kiện, dụng cụ,… Cụ thể là đồ khô, gia vị, rượu và các loại đồ uống khác, dụng cụ nấu ăn, khăn, vật dụng trang trí bàn ăn, đồng phục của nhân viên, nhiều vật dụng khác của nhà hàng,…

1.2 Kinh nghiệm phân biệt các loại hàng tồn kho trong nhà hàng

• Nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu do nhà hàng mua ngoài dự trữ. Nó phục vụ quá trình sản xuất, kinh doanh tạo ra sản phẩm bán ra cho khách hàng. Khi đưa vào chế biến, nó sẽ không còn hình thái như ban đầu và tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh. Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu trong sản phẩm là căn cứ để tính giá thành. Nó được chia thành nguyên liệu chính và phụ.

• Hàng chuyển bán

Tương tự như nguyên vật liệu, các loại hàng chuyển bán thường được cung ứng trực tiếp từ nhà cung cấp để phục vụ cho kinh doanh và bán trực tiếp cho khách hàng. Đặc điểm của nó là mua vào với tính chất, trạng thái như thế nào thì bán ra cũng vậy. Chẳng hạn như chai rượu, lon bia,… Trong một số trường hợp, hàng chuyển bán trở thành nguyên vật liệu dùng trong chế biến.

• Bán thành phẩm

Bán thành phẩm là những sản phẩm mới hoàn thành được một hoặc một số công đoạn. Chưa tới công đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất. Nó phải tham gia vào các công đoạn sau và cuối cùng chính là thành phẩm món ăn. Nhà hàng phải theo dõi cả về số lượng và giá trị của bán thành phẩm khi lưu trữ trong kho.

• Thành phẩm

Thành phẩm là những sản phẩm đã hoàn thành thông qua quá trình chế biến. Nó có giá trị sử dụng và sẵn sàng cung cấp trực tiếp tới khách hàng. Đặc thù của thành phẩm trong nhà hàng là không có tồn kho. Khách hàng gọi mới chế biến và thời gian lưu trữ ngắn.

• Công cụ dụng cụ

Các công cụ, dụng cụ trong nhà hàng rất đa dạng. Một số công cụ phải kể đến như: Dụng cụ nấu ăn/pha chế trong nhà hàng; Thiết bị làm lạnh và bảo quản; Thiết bị trữ đồ; Dụng cụ bếp; Bao bì sản phẩm,… Sau khi xuất công cụ dụng cụ ra khỏi kho, nó sẽ được quản lý dưới dạng thiết bị tại bộ phận sử dụng và không mang theo giá trị tồn kho.

2. Quản lý hàng tồn kho nhà hàng là gì?

Với mỗi nhà hàng, hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất cũng như kinh doanh. Đặc biệt là trong lĩnh vực nhà hàng kinh doanh ăn uống. Số lượng hàng hóa tươi sống rất lớn. Nên nếu không biết cách quản lý hàng tồn kho khoa học thì rất dễ gặp phải những sai lầm. Điển hình là ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hương vị món ăn, đồ uống cũng như vấn đề an toàn vệ sinh và sức khỏe người tiêu dùng. Bởi vậy, các chủ kinh doanh cần quản lý hàng tồn kho phù hợp.
Nói cụ thể, quản lý hàng tồn kho là giải pháp lưu trữ số lượng hàng tồn trong kho ở mức ổn định, tương ứng với nhu cầu mua của thị trường. Bao gồm quản lý quy trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho. Ngoài ra, quản lý hàng tồn kho nhà hàng còn liên quan đến kiểm soát mọi sản phẩm từ bán chạy đến khó bán để đưa ra phương án kịp thời.
Có thể nói, quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố không thể thiểu để đảm bảo sự thành công cho nhà hàng của bạn. Bởi nó giảm thiểu việc mất mát sản phẩm, tối ưu doanh số bán hàng và tiết kiệm chi phí giải quyết tồn kho khó bán hoặc hư hỏng. Và để quản lý tốt, doanh nghiệp phải trả lời các câu hỏi về: Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý; Điều kiện về cơ sở vật chất; Nhu cầu của khách hàng về mặt hàng; Chi phí quản lý; Chi phí cơ hội.

3. Quy trình quản lý kho nhà hàng đơn giản, nhanh chóng

Quản lý tồn kho nhà hàng là yếu tố quan trọng, gần như bắt buộc. Nếu không có quy trình quản lý cụ thể, hệ thống lưu trữ thiếu chặt chẽ và dễ dàng phát sinh nhiều lỗ hổng. Từ đó, làm thất thoát hàng hóa và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu nhà hàng. Cùng Nhà Hàng Số tìm hiểu ngay.

3.1 Tại sao phải thiết lập quy trình quản lý kho nhà hàng?

Việc xây dựng một quy trình chính xác, hiệu quả ngay từ đầu sẽ giúp bạn kiểm soát và triển khai các hoạt động hiệu quả và thống nhất hơn. Mọi thứ sẽ được vận hành trơn tru và xuyên suốt. Quy trình quản lý khóa học giúp chủ nhà hàng bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng và chất lượng hàng hóa. Đồng thời, tăng năng suất làm việc và trách nhiệm của nhân viên. Bên cạnh đó, nó còn tối ưu thời gian, chi phí và nhân lực.

3.2 Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Để quản lý tồn kho nhà hàng hiệu quả, trước tiên, cần lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp với tính chất và đặc điểm riêng. Có hai phương pháp là phương pháp kê khai thường xuyên và định kỳ.

• Phương pháp kê khai thường xuyên: Đây là phương pháp theo dõi kho một cách thường xuyên, liên tục. Nhờ đó, giá trị hàng tồn kho được xác định ở bất kỳ thời điểm nào. Đồng thời, có các biện pháp xử lý kịp thời và tìm ra nguyên nhân sai sót nhằm tránh tình trạng thất thoát, hao hụt nguyên vật liệu. Tuy nhiên, phương pháp này áp lực với khối lượng hàng hóa lớn. Nhất là trong lĩnh vực ăn uống, luồng luân chuyển kho liên tục.
• Phương pháp kiểm kê hàng tồn định kỳ (Kê khai định kỳ): Phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hóa. Qua đó, tính giá trị hàng hóa đã xuất trong kỳ. Phương pháp này chỉ phản ánh giá trị tồn kho tại thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ. Đây là phương pháp thường được áp dụng với những nhà hàng kinh doanh đa dạng, giá trị thấp hoặc sử dụng thường xuyên. Tuy nhiên, nó thiếu chính xác và không nắm bắt được nhanh chóng các vấn đề.

3.3 Quy trình quản lý tồn kho hiệu quả

• Nhập kho

Cần kiểm tra kỹ lưỡng và rà soát số lượng cũng như chất lượng hàng hóa. Sau đó, đối chiếu sao cho trùng khớp với phiếu xuất kho của nhà cung cấp. Các thông tin cần kiểm tra như màu sắc, số lượng, kích thước, ngày nhập kho, hạn sử dụng,… Đồng thời, ghi chú rõ trong phần mềm quản lý kho hoặc Excel. Rồi tiến hành phân loại và phân bổ vào vị trí phù hợp theo nguyên tắc lưu kho của nhà hàng.

• Xuất kho

Các bộ phận liên quan gửi yêu cầu xuất kho cho các bên quản lý kho. Họ sẽ tiến hành kiểm tra lại số lượng tồn kho của sản phẩm xem số lượng tồn kho có đáp ứng được bên yêu cầu hay không. Việc tra cứu rất nhanh chóng thông qua dữ liệu được lưu trữ trên phần mềm. Sau khi được thông qua, quản lý kho sẽ phải hoàn thành các thủ tục giấy tờ trong đúng thời gian để đảm bảo cho quy trình xuất kho theo đúng quy định và cho hàng hóa xuất kho. Khi xuất kho xong, cần chú ý đến số lượng hàng còn lại.

• Kiểm kho theo định kỳ

Kiểm kho theo định kỳ là một trong những việc mang lại kết quả chính xác nhất về tài sản của hàng hóa tồn kho. Qua đó, nắm được tình hình hàng hóa và thống kê được nguồn vốn lưu động hiện tại. Kết hợp kiểm kê và đối chiếu để biết mặt hàng nào hết hạn cần hủy bỏ, hàng nào thiếu để nhập,…

• Thống kê số liệu, lập báo cáo

Sau khi kiểm tra, cần thống kê số liệu và lập báo cáo kho. Nhà hàng có thể nắm bắt được tình hình xem xét và đưa ra chiến lược kinh doanh cho thời gian tới.
Xem thêm:

• TOP 10+ phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp hiệu quả nhất
• TOP 6 phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng F&B hiệu quả

4. Vai trò của quản lý hàng tồn kho

Kinh doanh nhà hàng có nhiều khả năng thành công hơn nếu quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Đặc biệt là với lĩnh vực kinh doanh ăn uống. Những nguyên liệu này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng món ăn, hình ảnh thương hiệu và trải nghiệm khách hàng. Từ đó, giúp nhà hàng nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

4.1 Tránh thất thoát hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa không phải quá hiếm. Có thể do nhân viên gian lận khiến kho hàng thất thoát. Hoặc tổn thất do trượt giá. Ngoài ra, với nhà hàng kinh doanh ăn uống, nó còn ảnh hưởng đến quá trình chế biến, chất lượng món ăn và thời gian phục vụ khách hàng. Đặc biệt là không đủ để phục vụ khách hàng khi đông khách. Do đó, kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể. Đồng thời, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

4.2 Tiết kiệm chi phí

• Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư

Chi phí thực phẩm chiếm tới 25 – 38% tổng chi phí. Nguyên liệu, hàng hóa lâu ngày bị mốc, hư, hết hạn sử dụng hoặc hỏng hóc, hao mòn,… Việc tiêu hủy toàn bộ khiến nhà hàng chịu tổn thất lớn. Tuy nhiên, nếu được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao sẽ giúp nhà hàng tránh được tổn thất đó. Khi nắm rõ tình trạng các mặt hàng, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch sử dụng phù hợp. Bởi vậy, có thể tiết kiệm chi phí về nguyên, vật liệu.
Quản lý kho tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày. Xác định lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của nguyên trong kho,… Đặc biệt, có thể định lượng số nguyên liệu cần trong ngày/tuần/tháng. Qua đó, có kế hoạch mua hàng hiệu quả.

• Quản lý kho tốt sẽ giảm chi phí hàng hóa lưu kho

Phí lưu kho phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, nhà hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… Khi đó, chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Bởi vậy, việc phát hiện sớm những hàng hóa tốn nhiều không gian lưu trữ và nguồn lực sớm giúp bạn có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời để tiết kiệm chi phí.

4.3 Duy trì mức tồn kho hợp lý

Quản lý hàng tồn kho đúng cách giúp bạn biết được lượng hàng tồn kho hiện có. Tránh trình trạng thiếu hay dư hàng gây lãng phí và tồn đọng. Đồng thời, có kế hoạch dự trữ và xử lý phù hợp khi có những biến động nguyên vật liệu. Hoặc có thể kích cầu các món ăn có sử dụng nguyên liệu sắp tới hạn trong thời gian hợp lý để nguyên liệu vẫn đảm bảo chất lượng…

4.4 Tránh tình trạng hết hàng

Nếu một sản phẩm của nhà hàng được thị trường săn đón. Tuy nhiên, trong kho lại không còn hàng. Điều này sẽ gây tổn thất không nhỏ khiến khách hàng không thoải mái và tìm đến nhà hàng khác. Để tránh tình trạng hết hàng, nhà hàng cần thường xuyên kiểm tra, cập nhật số lượng hàng hóa thông qua các công cụ quản lý kho hàng. Việc duy trì tốt sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng tắc nghẽn hàng hóa khi sản xuất và tiêu thụ. Tức là nhà hàng sẽ không bị gián đoạn sản xuất và thiếu hụt sản phẩm cung ứng ra thị trường.

4.5 Giảm thiểu sai sót

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp nhà hàng dễ dàng giám sát hàng tồn kho thường xuyên và chính xác. Từ đó, tiết kiệm thời gian và kịp thời phát hiện những sai sót. Đồng thời, đưa ra giải pháp giải quyết kịp thời. Bên cạnh đó, nhà hàng cũng có thể theo dõi chặt chẽ hơn quá trình mua hàng, công nợ. Và xử lý chính xác, không bị nhầm lẫn. Nhờ đó, có thể tạo ra quy trình tự động bổ sung nguồn cung cấp thực phẩm thích hợp nhất.

4.6 Tăng doanh thu

Nguyên liệu tươi ngon chính là chìa khóa thu hút và giữ chân khách hàng. Những món ăn bán chạy sẽ có kế hoạch nhập thêm kịp thời. Còn những sản phẩm đang ế và còn tồn đọng nhiều cần có những chính sách giảm giá, khuyến mãi hợp lý để kích thích tiêu thụ. Việc nắm bắt được tâm lý, nhu cầu khách hàng giúp nhà hàng dự đoán được lượng hàng cần thiết để cung ứng, dự trữ và duy trì kinh doanh. Điều này giúp tối ưu hóa doanh thu và tăng lợi nhuận.

4.7 Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động dùng để chỉ tài sản lưu động ngắn hạn của doanh nghiệp, bao gồm nguyên liệu, sản phẩm dở dang, tồn kho hay dự trữ thành phẩm, tài khoản cần thu và tiền mặt trừ những khoản nợ lưu động của doanh nghiệp. Việc thiếu vốn lưu động làm ngưng trệ hoạt động kinh doanh.

• Dự trù vốn lưu động: Quản lý tồn kho nhà hàng giúp đưa ra báo cáo số liệu theo thời gian thực. Nhờ vậy, người quản lý dễ dàng định hướng nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động hợp lý nhất.
• Rút ngắn thời gian quay vòng vốn: nắm rõ doanh thu, tình hình hàng hóa, đặc điểm về giá cả, chất lượng, số lượng từng mặt hàng một cách chính xác. Từ đó, điều chỉnh linh hoạt giá và giảm áp lực cho dòng vốn lưu động.

4.8 Đầu cơ, tích trữ nguyên liệu thô

Thị trường không ngừng biến động khiến giá thành nguyên vật liệu tăng lên. Bởi vậy, việc tích trữ hàng hóa hay nguyên vật liệu thô giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Thông thường, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm để có thể bảo quản được lâu, hạn chế được tình trạng hư hỏng. Chưa kể, đây còn là một phương án dự phòng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và mang về lợi ích. Đôi khi, nhu cầu tăng đột biến tại một thời điểm. Khi đó, hàng hóa thị trường không đủ đáp ứng. Lúc này, hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp thu về lợi ích lớn. Doanh nghiệp có thể bổ sung nguyên liệu và tránh bị ép giá cao do doanh nghiệp khác đầu cơ.
Xem thêm:

• TOP 13+ Phần mềm quản lý quán cafe được tin dùng hàng đầu
• Phần mềm quản lý nhà hàng: Top 6 phần mềm tốt nhất

5. Giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

5.1 Bố trí và sắp xếp kho hàng thông minh

Với dịch vụ ăn uống, thời gian lưu kho của nguyên liệu tươi sống là rất ngắn. Bởi vậy, cần nhập hàng cũng như sắp xếp phù hợp. Khi đó sẽ tránh được những nguyên liệu hết hạn sử dụng và tối ưu chi phí. Ngoài ra, cần phân chia các khu vực với từng thực phẩm khác nhau một cách khoa học. Chẳng hạn đồ tươi sống, đông lạnh, rau củ quả và các loại thực phẩm khô. Tránh để ảnh hưởng đến chất lượng món ăn của bạn. Đồng thời, thuận tiện cho việc tìm kiếm. Có thể theo vị trí cố định và vị trí ưu tiên. Tùy tình trạng hàng hóa là bán chạy, cần xuất thường xuyên hay ổn định và có thể bảo quản lâu.

5.2 Lập mã vạch – Mã hóa vật tư/ hàng hóa

Quản lý sản phẩm bằng mã vạch rất được ưa chuộng hiện nay. Nó giúp nhân viên dễ dàng quản lý, tra cứu sản phẩm với số lượng hàng hóa lớn và thời gian tiết kiệm. Đồng thời, hạn chế được tối đa sai sót khi kiểm kho và xuất – nhập. Để sử dụng mã vạch trơn tru, trước hết, cần phân loại hàng hóa theo đặc điểm được quy định từ trước. Rồi sử dụng mã vạch ấn định vào từng nhóm sao cho dễ quản lý nhất. Chỉ cần quét mã vạch, toàn bộ thông tin về sản phẩm được hiện ra. Chẳng hạn như tên sản phẩm, kích cỡ, giá sản phẩm, số lượng và hạn sử dụng. Việc sử dụng mã vạch còn giúp quản lý chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí, giảm bớt thời gian và công sức cho doanh nghiệp.

5.3 Kiểm soát chặt chẽ kho và quy trình xuất – nhập kho

Việc kiểm tra chặt chẽ giúp nắm rõ tình hình số lượng và chất lượng sản phẩm. Đồng thời, tránh được sai sót về số liệu và có những giải pháp xử lý kịp thời. Một số phương pháp kiểm kho hiệu quả là kiểm kê thực tế, kiểm tra tại chỗ và kiểm theo chu kỳ.

5.4 Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho là xác định số lượng hàng hóa luôn duy trì trong kho. Qua đó, đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục. Quản lý hàng tồn kho sẽ dễ dàng hơn nếu các chủ kinh doanh biết thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm. Mức tồn kho có thể thay đổi theo thời gian nên cần có sự khảo sát và điều chỉnh linh hoạt. Có thể căn cứ vào một số tiêu chí sau để thiết lập mức tồn kho tối ưu: Lượng tồn thực tế trong kho; Số lượng đơn đặt hàng của khách; Tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp; Tình hình tiêu thụ của mặt hàng.

5.5 Phương pháp và mô hình quản lý phù hợp

• Phương pháp quản lý FIFO, LIFO

– FIFO (First In, First Out): Đây là phương pháp nhập trước xuất trước giúp giảm thiểu thực phẩm hư hỏng. Tuy nhiên, cần biết cách tổ chức sắp xếp các khu vực để mặt hàng được nhập trước sẽ được lấy ra sử dụng trước.
– LIFO (Last In, First Out): LIFO là phương pháp nhập sau xuất trước. Khi đó, các báo cáo lợi nhuận sẽ dễ dàng được thống kê chính xác. Doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc sản xuất – kinh doanh. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ ít bị ảnh hưởng bởi sự giảm giá của các mặt hàng mới trên thị trường, từ đó mức rủi ro cũng sẽ giảm hơn.

• Quản lý theo thứ tự ưu tiên ABC

Phương pháp này dựa trên nguyên tắc Pareto. Tức là nếu bạn kiểm soát tốt được 20% hàng hóa thì cũng có thể dễ dàng kiểm soát được 80% còn lại và mang lại lợi nhuận cao. Nó được chia thành 3 kiểu:
– Nhóm A: Hàng hóa chiếm giá trị cao khoảng tầm 70-80% giá trị tồn kho của doanh nghiệp đó. Chúng cần nhập và rời kho thường xuyên cũng như cần thời gian cung cấp chính xác.
– Nhóm B: Gồm mặt hàng có giá trị thấp hơn, tính cả hàng hóa dự trữ. Những mặt hàng này chỉ chiếm tầm 15% chỉ tiêu bán ra của nhà hàng.
– Nhóm C: Nhóm hàng này có giá trị lưu trữ thấp nhất trong kho hàng chỉ chiếm 5%. Thời gian đặt hàng của chúng cũng sẽ rời rạc và dài hạn hơn.

• Quản lý theo mô hình Lean manufacturing

Mô hình này đảm bảo việc hàng hóa trong kho luôn đáp ứng được nhu cầu mua hàng của khách hàng. Đồng thời, giảm tối thiểu lượng hàng hóa tồn kho. Qua đó, giảm thiểu chi phí tồn kho, cải thiện chu trình, thời gian sản xuất, loại bỏ các hao phí và tiết kiệm thời gian vận chuyển hàng hóa.

5.6 Tính tồn kho xoay vòng

Tính quay vòng tồn kho trong quy trình quản lý tồn kho được coi là một chỉ số quan trọng. Nó thể hiện số hàng tồn kho đã được bán hoặc thay thế trong một khoảng thời gian nhất định. Việc tính vòng quay này giúp nhà hàng dự đoán chính xác hơn về thị trường khi đó. Chưa kể, còn cho biết số hàng đã nhập thời điểm đó. Đồng thời, đưa ra dự đoán về khoảng thời gian trung bình để bán hết số hàng đó. Và có kế hoạch nhập hàng phù hợp.

5.7 Phần mềm quản lý hàng tồn kho thông minh

Hiện nay, việc sử dụng sổ sách hoặc file excel để quản lý tồn kho gây ra nhiều rắc rối. Nó khiến việc quản lý tốn nhiều thời gian và công sức. Chưa kể, còn rất dễ xảy ra sai sót và gây ra nhiều hậu quả xấu cho nhà hàng. Các phần mềm quản lý tồn kho nhà hàng ra đời nhằm cung cấp các giải pháp tối ưu, hữu hiệu. Nó thể hiện ở việc kiểm soát số lượng, giá trị, tình trạng hàng tồn kho, quá trình luân chuyển,… Từ đó, dễ dàng theo dõi tình hình xuất – nhập hàng, lên kế hoạch đặt hàng,… Đặc thù của nhà hàng là kinh doanh đồ ăn uống, nếu không kiểm soát phù hợp sẽ khiến quá trình chuẩn bị đồ ăn uống không hiệu quả hoặc thiếu chính xác.
Để đạt được hiệu quả tốt nhất, một phần mềm quản lý tồn kho nhà hàng cần có những ưu điểm sau:

• Không gian lưu trữ lớn.
• Dễ dàng kiểm soát chi tiết các thông tin thông qua phân loại và tra cứu thông minh với mã vạch.
  Cung cấp thống kê, báo cáo tự động tồn kho nhanh chóng và chính xác.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực.
• Ngăn chặn các vấn đề về thiếu hụt hàng hóa.
• Quản lý đa kho hàng, ở nhiều địa điểm khác nhau.
• Theo dõi chi tiết khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng.

5.8 Phân công nhân viên theo dõi hàng tồn

Nhân viên sẽ là người phần lớn phụ trách kiểm kê và cập nhật tình hình hàng tồn. Do đó, để đảm bảo hiệu quả, trước tiên cần đảm bảo kỹ lưỡng quy trình quản lý hàng tồn nhà hàng. Đồng thời, tận dụng phân quyền, tính năng trong các phần mềm để đảm bảo tối ưu công việc.

6. TOP phần mềm quản lý tồn kho nhà hàng tốt nhất hiện nay

6.1 Sapo POS

Sapo POS là phần mềm quản lý tồn kho nhà hàng hiệu quả với rất nhiều tính năng. Nó hỗ trợ quản lý toàn diện từ khâu nhập hàng cho đến bán hàng và xuất kho. Nhờ đó, chủ nhà hàng có thể tiết kiệm được 80% thời gian, chi phí nhân sự… Những tính năng nổi bật của Sapo:

• Quản lý chi tiết và chính xác lượng tồn kho.
• Theo dõi chính xác đơn hàng, dễ kết nối và quản lý kho online.
• Xuất kho, tự động chuyển đến đối tác vận chuyển.
• Nhập hàng, quản lý công nợ với nhà cung cấp.

Sapo cho phép người dùng dùng thử phần mềm miễn phí trong 7 ngày. Tiếp đó, phải trả phí để tiếp tục sử dụng với các gói cụ thể.

• Tải Sapo POS cho Appstore
• Tải Sapo POS cho Google Play

6.2 KiotViet

Kiotviet là phần mềm quản lý tồn khi nhà hàng được tin dùng hàng đầu. Với khẳng định “đơn giản bên ngoài, mạnh mẽ bên trong, tiện lợi sử dụng.”, nó cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích cho người sử dụng. Những tính năng nổi bật của Kiotviet:

• Kiểm soát hàng tồn kho theo thời gian thực giúp tỷ lệ thất thoát hàng giảm 30%.
• Quản lý hàng hóa đơn giản, dễ dàng với giao diện thân thiện.
• Cho phép nhập số lượng, màu sắc, mẫu mã, chất liệu sản phẩm,… không giới hạn.
• Hỗ trợ đa nền tảng, quản lý và theo dõi từ xa.
• Lưu trữ dữ liệu hiệu quả và an toàn trên điện toán đám mây.
• Phân nhóm khách hàng, tạo các chương trình khuyến mại, theo dõi hoạt động một cách dễ dàng.

Phần mềm Kiotviet cho phép sử dụng miễn phí các tính năng trong 10 ngày.

• Tải KiotViet cho Appstore
• Tải KiotViet cho Google Play

6.3 Perfect Warehouse

Perfect Warehouse từng nhận được chứng nhận Sao Khuê 2011 về phần mềm chất lượng. Nó là phần mềm miễn phí nhưng độ bào mật cao. Mỗi đơn vị, cá nhân có thể sử dụng phần mềm này để hỗ trợ kiểm soát nguyên liệu, sản phẩm trong kho thuận tiện và nhanh chóng. Một số tính năng phải kể đến như:

• Quản lý xuất nhập khẩu hàng hóa, số lượng hàng tồn.
• Quản lý, báo cáo hàng hóa tồn kho với nhật ký và lịch sử được lưu giữ trực quan.
• Phân quyền cho người dùng.
• Lập thẻ kho.

Tải Perfect Warehouse cho Window

6.4 BS Silver

BS Silver là phần mềm quản lý tồn kho nhà hàng uy tín hiện nay. Nó mang tới rất nhiều tính năng hữu ích cho người dùng lựa chọn khi cần quản lý lượng hàng hóa lớn. Phần mềm này hỗ trợ kiểm soát về lượng, giá của từng loại hàng hóa, từng kho. Thậm chí, từng phòng ban, từng khách hàng,… Các thao tác và tính năng của nó được đánh giá khá tốt. Đặc biệt, nhiều phương pháp tính giá xuất kho được áp dụng giúp nó thích hợp với nhu cầu sử dụng của nhiều đơn vị. Bên cạnh đó, nó còn cung cấp hệ thống biểu đồ báo cáo trực quan. Đồng thời, hoạt động trên nhiều nền tảng.

6.5 Adaline

Phần mềm này được phát triển bởi VZSoft với những tính năng ưu việt giúp nó được lòng lượng lớn người dùng. Những tính năng phải kể đến như:

• Quản lý xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Tính giá hàng tồn kho theo trung bình tháng, trung bình di động, đích danh.
• Phương pháp nhập liệu đặc thù được áp dụng như nhập mua, nhập xuất thẳng, nhập khẩu, nhập chi phí.
• Thẻ kho.

6.6 Bota

Bota là ứng dụng quản lý tồn kho nhà hàng trên di động được đánh giá cao. Nó sở hữu rất nhiều tính năng nổi bật, đặc biệt là tối ưu giao diện người dùng. Đăng ký dễ dàng mà có thể sử dụng miễn phí. Ngoài ra, các hàng tồn nhà hàng được quản lý và phân loại chặt chẽ. Đồng thời, hỗ trợ phân loại chi tiết theo màu sắc, số size, kiểu dáng,… Nhờ đó, có thể tìm kiếm và xử lý đơn hàng nhanh chóng.

6.7 Suno

Suno là một phần mềm quản lý kho đơn giản chỉ trên một giao diện người dùng duy nhất. Suno cho phép import thông tin từ file excel dễ dàng, hay tiến hành in mã vạch và phân loại hàng hóa. Ưu điểm nổi bật của nó là có khả năng hoạt động trên mọi nền tảng. Không những thế, nó còn không giới hạn người dùng. Đồng thời, có khả năng lưu trữ dữ liệu vào điện toán đám mây,… Nhờ đó, việc xử lý hàng hóa số lượng lớn cũng đơn giản hơn.

• Tải Suno cho Appstore
• Tải Suno cho Google Play

6.8 SSE Inventory

SSE Inventory là cánh tay phải đắc lực hỗ trợ người dùng quản lý tồn kho nhà hàng hiệu quả. Các tính năng chính của SSE Inventory:

• Quản lý xuất nhập hàng tồn thuận tiện và đơn giản. Phân loại rõ ràng theo giá, hình ảnh, hạn sử dụng,…
• Tích hợp những nghiệp vụ quản lý khác nhau cùng việc phân hệ kế toán riêng biệt.
• Có thể chuyển báo cáo sang Microsoft Excel để chuyển đổi dễ dàng giữa các thiết bị khác nhau.
• Phân quyền người sử dụng phù hợp với tính bảo mật dữ liệu cao.
• Tự động sao lưu thông tin, dữ liệu tránh rủi ro. Lưu trữ số liệu, công nợ, quản lý tiền tệ,…

6.9 GM Sales

GM Sales được nhiều nhà hàng tin dùng để theo dõi hoạt động xuất/nhập kho, quản lý hàng hóa. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ đa nền tảng với giao diện trực quan và đầy đủ các tính năng cần thiết,… Khách hàng có thể sử dụng hệ điều hành Windows hoặc MacOS để sử dụng. Hỗ trợ quản lý theo chức năng của sản phẩm mà GM Sales mang lại giúp quản lý toàn diện, lý tưởng theo nhu cầu.
Tải GM Sales cho Appstore

6.10 SOF

Phần mềm quản lý tồn kho nhà hàng SOF cho phép cá nhân, chủ doanh nghiệp nhập thông tin kho hàng, quản lý nguyên liệu nhà hàng, nghiệp vụ xuất/nhập kho, kiểm kê hàng hóa, cảnh báo thất thoát hàng hóa, thống kê báo cáo số liệu,… với mức độ chính xác cao. SOF có hoàn thiện đầy đủ tính năng, giao diện dễ sử dụng và có thể chạy trên đa dạng nền tảng. Hơn nữa, các gói phần mềm này dễ dàng tích hợp với các module phần mềm khác. Số liệu có thể xuất ra file PDF, Word, Excel.

6.11 ECount

ECount là phần mềm quản lý kho hàng online phổ biến. Giao diện và các tính năng của nó đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Một số tính năng nổi bật của Ecount:

• Báo cáo tình hình kho hàng: số lượng, tình trạng sản phẩm, xuất – nhập hàng,…
• Báo cáo tình hình sản phẩm: đặt hàng – chưa đặt hàng – đang chờ duyệt hàng.
• Xác nhận hàng lỗi, cho phép xuất thông tin hàng hóa, in vạch, đơn hàng,…

Phần mềm ECount cho phép sử dụng miễn phí trong 7 ngày.

• Tải ECount cho Appstore
• Tải ECount cho Google Play

6.12 Square

Square là phần mềm quản lý tồn kho nhà hàng miễn phí phù hợp nhất với các doanh nghiệp nhỏ. Nó sở hữu bộ công cụ theo dõi hàng tồn kho hoàn chỉnh cho các sản phẩm và người dùng không giới hạn. Một giải pháp tối ưu cho phép quản lý hàng tồn kho miễn phí online và offline qua hóa đơn hay thiết bị di động. Với Square, bạn có thể tạo mục sản phẩm dễ dàng; thêm và theo dõi lịch sử thay đổi mặt hàng như số lượng, giá cả, màu sắc, kích thước, hạn sử dụng; thông báo tự động khi hết hàng; không giới hạn người dùng và địa điểm.

6.13 SalesBinder

Sales Binder là một phần mềm quản lý tồn kho nhà hàng trên web hiện đại. Giao diện được thiết kế rất dễ tùy chỉnh và sử dụng. Phần mềm sắp xếp dữ liệu theo thời gian thực, chi tiết thông tin khách hàng, hóa đơn, ước tính… Một số tính năng ưu việt khác của Sales Binder phải kể đến như: quét mã vạch, quản lý hóa đơn, đơn đặt hàng, ước tính, báo cáo kho, thông tin bán hàng,…
Tải SalesBinder cho Appstore

6.14 ABC Inventory

ABC Inventory là phần mềm quản lý tồn kho được nhiều nhà hàng tin tưởng. Những tính năng nổi bật của ABC Inventory:

• Không giới hạn mặt hàng, tiền tệ.
• Quản lý nhiều kho, theo dõi mặt hàng theo số seri, vị trí,…
• Trích xuất được dữ liệu qua nhiều định dạng.
• Hẹn kho hàng, quét mã vạch, lập hóa đơn, sửa chữa hàng tồn kho
• Phần mềm duyệt nhanh, có khả năng tìm kiếm nâng cao.
• Tạo bán các bản ghi không giới hạn cho các mặt hàng mới, hỗ trợ bán hàng linh hoạt và điều phối sản phẩm phù hợp.

6.15 Odoo

Một trong những phần mềm quản lý tồn kho nhà hàng đa tính năng không thể bỏ qua Odoo. Nó sở hữu rất nhiều tính năng nổi bật. Cụ thể như:

• Xử lý sản phẩm kỹ thuật số, hàng tiêu dùng.
• Theo dõi chuyển kho, sản phẩm hàng tồn chính xác.
• Lên lịch hoạt động kiểm kê dựa trên báo cáo trực quan.
• Theo dõi số seri, mã vạch.
• Nhiều định giá: LIFO, FIFO, chi phí trung bình,…
• Quản lý kho hàng, lập kế hoạch nguồn nguyên liệu hiệu quả.
• Liên kết hiệu quả với nhà cung cấp và khách hàng.
• Hoàn thành đơn hàng nhanh chóng hơn.
• Hỗ trợ quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh,…

• Tải Odoo cho Appstore
• Tải Odoo cho Google Play

6.16. PartKeepr

PartKeepr là phần mềm vừa giúp theo dõi hàng tồn kho, vừa theo dõi cả nguyên liệu thô cũng như thành phẩm của nhà hàng. Ngoài ra, nó còn có một số tính năng nổi bật khác như: cho phép quản lý nhiều kho hàng và các mặt hàng từ quá trình sản xuất lại với nhau theo lô. Đồng thời, tiết kiệm thời gian khi khắc phục lỗi trong một loạt mặt hàng cụ thể.

6.17 bePOS

bePOS là một trong những phần mềm quản lý tồn kho nhà hàng miễn phí trên điện thoại tốt nhất hiện nay. Sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp nó đẩy nhanh tốc độ xử lý dữ liệu, thông tin nhanh chóng. Đồng thời, có thể sử dụng từ xa và ngoại tuyến chỉ với một chiếc điện thoại. Hàng hóa được quản lý chi tiết theo từng màu sắc, mẫu mã, chủng loại, mã,… Đặc biệt, đối với ngành nhà hàng, ứng dụng sẽ kiểm soát được ngày nhập nguyên liệu. Thống kê thực phẩm được dùng nhiều nhất, ít nhất. Từ đó, có giải pháp nhập nguyên liệu phù hợp. Đảm bảo cho khách hàng luôn thưởng thức đồ tươi mới.

• Tải PartKeepr cho Appstore
• Tải PartKeepr cho Google Play

7. Tạm kết

Nghiệp vụ quản lý tồn kho nhà hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhà hàng. Đây là yếu tố then chốt quyết định doanh nghiệp có thể kinh doanh lâu dài hay không. Ngoài việc xây dựng được quy trình chuyên nghiệp, phần mềm công nghệ là sự lựa chọn hoàn hảo để hỗ trợ vận hành nhà hàng hiệu quả hơn. Hy vọng, bạn có thể có thêm ý tưởng và chọn được công cụ hỗ trợ quản lý kho phù hợp nhất. Nhà Hàng Số, trang thông tin hữu ích và uy tín với những cập nhật mới nhất tại chuyên mục Giải pháp.