Headcount là gì? Hoạch định nhân sự trong doanh nghiệp F&B

Headcount là gì? Việc hoạch định nhân sự, đảm bảo số lượng nhân viên trong ngành F&B có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động kinh doanh.

Headcount là gì? Có ý nghĩa gì với việc lập kế hoạch lực lượng lao động? Các hoạt phân tích, dự báo và lập kế hoạch lực lượng lao động giúp xác định các biện pháp can thiệp quản lý. Đảm bảo hoạt động nhân sự đạt hiệu quả, đúng người, đúng việc.

1. Headcount là gì?

Headcount dịch sang tiếng Việt nghĩa là: số lượng nhân viên, số lượng tính theo đầu người. Trong nhà hàng, headcount là tổng số lượng nhân viên thực tế trong một nhóm cụ thể. Và số lượng được tính bao gồm tất cả mọi người. Không có sự phân biệt giữa các cá nhân. Nói một cách đơn giản, đó là hành động đếm hết thành viên này đến thành viên khác để tạo ra một số. Trong đó, mỗi cá nhân sẽ là một thành viên.

2. Vai trò của vị trí headcount là gì?

Trong một doanh nghiệp nhỏ, chỉ có một vài nhân viên, vị trí headcount không quá quan trọng. Tuy nhiên nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp lớn và có nhiều nhân viên, vị trí headcount lại cần được quan tâm. Vậy vai trò, ý nghĩa của vị trí quản lý nhân sự – headcount là gì?
Việc đo lường, năm rõ số lượng nhân viên trong các thời điểm khác nhau cho phép quản lý nhân sự kiểm soát tốt hoạt động của công ty/doanh nghiệp. Việc nắm rõ số lượng nhân viên và vai trò của họ giúp duy trì hoạt động một cách hiệu quả và nhanh nhẹn hơn.
Ngoài ra, việc thực hiện headcount còn hỗ trợ:

• Đánh giá và cải thiện kế hoạch sử dụng nhân sự
• Tránh tình trạng thừa, thiếu nhân sự, đảm bảo đủ nguồn lực nhân viên.
• Tạo tiền đề cho các hoạt động như tuyển dụng hay lập ngân sách…

3. Đánh giá chất lượng hoạt động của nhân viên

Để đảm bảo về số lượng và chất lượng hoạt động của nhân viên. Bạn cần có sự quan sát, đánh giá đối với tổng thể và mỗi cá nhân. Bạn có thể tham khảo một số hoạt động để lập bảng đánh giá như sau:

• Định nghĩa nhân viên. Chẳng hạn, bạn có thể định nghĩa nhân viên của mình là tất cả mọi đối tượng. Từ nhân viên bán thời gian đến toàn thời gian, từ cấp quản lý đến nhân viên… Để định nghĩa đúng, cần có sự hợp tác giữa các bộ phận, đảm bảo giữa họ có sự hiểu biết và hợp tác tốt với nhau thành một tập thể thống nhất.
• Xác định mục tiêu. Cần xác định được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để điều chỉnh phạm vi và chiến lược kinh doanh tổng thể cho công ty/doanh nghiệp. Từ đó xác định nguồn ngân sách phù hợp cho bộ phận nhân sự. Đưa ra các mức lương phù hợp cho từng bộ phận nhân sự.
• Tạo lập một tài liệu về số lượng nhân viên. Hãy tạo một tài liệu riêng để cập nhật tình hình, số lượng nhân viên của bạn. Từ đó đưa ra những tổng hợp, đánh giá để có thể sử dụng tham khảo khi cần thiết.
• Xác định các số liệu khác. Bộ phận nhân sự cần cân nhắc câu hỏi, những chỉ số nào khác có thể đánh giá và giúp tận dụng tốt số lượng nhân viên. Từ đó đưa nhân viên vào các chiến lược, quy trình kinh doanh một cách hợp lý, hiệu quả.

4. Đảm bảo số lượng nhân viên và cải thiện hoạt động của doanh nghiệp

Tính toán số lượng nhân viên là một bước cơ bản để đưa ra các quyết định, kế hoạch về lực lượng lao động một cách thông minh và hiệu quả. Việc biết số lượng người trong một đơn vị cụ thể cho phép quản lý nhân sự có thể xây dựng và nuôi dưỡng lực lượng lao động tốt. Bao gồm những người tài năng và có đam mê thực sự. Đảm bảo mỗi người được tính đến. Từ đó xây dựng nên một tập thể, doanh nghiệp thành công. Hoạt động hiệu quả nhờ các cá nhân được sắp xếp ở các vị trí phù hợp nhất với khả năng của họ.

5. Gợi ý mô hình hoạch định nhân sự (workforce planning)

Để đảm bảo hoạt động của nhân sự, người quản lý nhân sự cần tạo được một mô hình hoạch định nhân sự. Trong bài viết này, Nhà Hàng Số giới thiệu đến bạn mô hình hoạch định nhân sự 5S của Korn Ferry. Trong đó 5S lần lượt là: Shape, Size, Skill, Site và Spend. Mô hình này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan, thực tế hơn về đội ngũ nhân sự của mình. Đồng thời đưa ra những đánh giá phù đánh giá, hoạch định phù hợp hơn cho hoạt động nhân sự của doanh nghiệp.

Đọc thêm:

• Quản trị nhà hàng là gì? Kỹ năng cần thiết của nhà quản trị “tài ba”
• Quy trình nghiệp vụ là gì? Tìm hiểu quy trình phục vụ trong F&B

6. Các bước tiến hành phân tích bộ các phận theo 5S

6.1. Right Shape – Đúng hình trạng

• Tạo cơ cấu theo khối (bộ phận, nhóm): Khối có bao nhiêu bộ phận/ nhóm? Chức năng, nhiệm vụ chính mỗi nhóm là gì? Có thể để các bộ phận, nhóm phối hợp/ sáp nhập với nhau không?
• Cơ cấu nhân sự bằng chức danh: Thống kê số lượng quản lý, nhân viên. Các cấp bậc, chức vụ của từng nhóm? Tỷ lệ quản lý giữa quản lý và nhân viên thế nào là hợp lý?
• Phân luồng công việc: Công việc của khối hiện tại cần cải tiến không? Cần thay đổi, cải thiện ở những điểm nào?…

6.2. Right Size – Đúng quy mô

• Đánh giá dư thừa, thiếu hụt: Tình trạng nhân viên của nhà hàng đang như thế nào? Dư thừa hay thiếu hụt hay không?
• Lên các phương án thay thế: Có những phương án thay thế nào cho nhân sự? Có thể thay thế bằng các phương án như partime, thực tập sinh, outsourcing… không?
• Kiêm nhiệm: Đánh giá xem vị trí nào có thể kiêm nhiệm, hay cá nhân nào có khả năng kiêm nhiệm?

6.3. Right Skills – Đúng chuyên môn, kỹ năng

• Hard skill: Đánh giá năng lực chuyên môn. Có những ai đang đáp ứng nhu cầu, ai đang bị đặt nhầm chỗ, ai chưa đủ năng lực làm việc?
• Soft skill: Đánh giá kỹ năng mềm của nhân viên. Những kỹ năng mềm đó đã đáp ứng tốt cho công việc chưa? Có đề xuất đào tạo hay thay thế?
• Performance: Kết quả công việc hàng tháng như thế nào?
• Thái độ: Thái độ tinh thần làm việc, mức độ tuân thủ nội quy của nhân viên như thế nào? Đã phát huy giá trị của doanh nghiệp hay chưa?

6.4. Right Site – Đúng vị trí

• Đánh giá sự phù hợp với công việc: Các nhân viên hiện tại có thực sự phù hợp với vị trí đang đảm nhận hay có bị đặt sai chỗ không?
• Cống hiến cho công việc: Các nhân có đang cống hiến cho công việc không? Hay họ chỉ làm cho xong việc để nhận lương hoặc đang chờ cơ hội thích hợp để nhảy việc?
• Luân chuyển, thử thách: Đánh giá khả năng của nhân viên. Xem có ai có thể thử sức thêm mảng công việc mới. Hoặc có thể luân chuyển nhân viên đến bộ phận khác phù hợp với năng lực của họ hơn.
• Bổ nhiệm, miễn nhiệm: Qua các đánh giá được thực hiện cẩn thận ở trên. Hãy xem có thể bổ nhiệm được ai để phát huy khả năng của họ tốt hơn không? Hoặc có cá nhân nào cần miễn nhiệm, thay đổi để có thay đổi tích cực hơn?

6.5. Right Spend – Đúng giá trị

• Chi phí nhân sự: Tính toán các chi phí cho nhân sự. Mức chi phí theo từng vị trí đã phù hợp chưa, cần thay đổi hay không?
• Tính toán mức thu nhập so với thị trường: So sánh mức thu nhập hiện tại của nhân viên với thị trường việc làm chung. Có thể tính toán, điều chỉnh mức thu nhập của nhân sự sao cho phù hợp với giá trị đóng góp?
• Chính sách trả theo năng lực: Mức thu nhập hiện tại của nhân sự đã tương xứng với năng lực và giá trị đóng góp hay chưa? Tạo chính sách lương để tạo động lực để nhân viên phát huy tối đa năng lực, đóng góp cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Nhân viên thu ngân là gì? Kỹ năng cần có của nhân viên thu ngân nhà hàng

7. Lập kế hoạch lực lượng lao động

Việc lập kế hoạch giúp xác định các biện pháp can thiệp và quản lý khả năng của các mục tiêu. Đảm bảo cho hiệu quả hoạt động của công ty/ doanh nghiệp.

Các giai đoạn lập kế hoạch lượng lao động:

• Định hướng chiến lược: Trước khi lập kế hoạch cần hiểu các mục tiêu sứ mệnh chính của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra định hướng cho phù hợp.
• Phân tích nguồn cung: Cần hiểu lực lượng lao động trong từng thời điểm. Đưa ra các phân tích, dự đoán những thay đổi trong tương lai.
• Phân tích nhu cầu: Cần hiểu rõ các yêu cầu về lực lượng lao động hiện tại, cũng như tương lai của doanh nghiệp.
• Phân tích khoảng cách: Hiểu về khoảng cách cung – cầu trong lực lượng lao động. Từ đó xác định yếu tố nên ưu tiên để hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả.
• Thực hiện giải pháp: Xác định các hoạt động can thiệp phù hợp. Nhằm thu hẹp khoảng cách giữa hiệu suất của nhân viên với yêu cầu mục tiêu của doanh nghiệp.
• Giám sát tiến độ: Theo dõi hiệu suất của các giải pháp và tác động của nó để đánh giá đúng thực trạng. Đồng thời có thể chỉnh sửa ngay lập tức nếu có vấn đề xảy ra.

Trên đây là tổng hợp những thông tin liên quan đến headcount và hoạt động quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Hy vọng bài viết “headcount là gì?” sẽ giúp ích bạn trong việc tổ chức hoạt động nhân sự cho doanh nghiệp của bạn. Đừng quên theo dõi chuyên mục thuật ngữ nhà hàng của Nhà Hàng Số để cập nhật thêm những kiến thức hữu ích nhé.