Phương pháp quản lý hàng tồn kho F&B: Giải pháp hoàn hảo

Lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho F&B phù hợp đóng vai trò “chìa khoá” giúp doanh nghiệp phát triển ổn định và toàn diện nhất.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho luôn được coi là nhiệm vụ hàng đầu trong kinh doanh. Mỗi doanh nghiệp hay công ty đều sẽ có phương pháp quản lý tối ưu khác nhau. Tuy nhiên, liệu các nhà kinh doanh đã thực sự hiểu rõ về phương pháp quản lý hàng tồn kho nhằm hạn chế tiêu tốn thời gian, chi phí và sức lực con người. Hãy cùng Nhà hàng số tìm hiểu top những phương pháp quản lý hàng tồn kho trong kinh doanh dịch vụ F&B hiệu quả nhất hiện nay nhé!

1. Tìm hiểu hàng tồn kho trong lĩnh vực F&B là gì?

Trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ ăn uống F&B, hàng tồn kho được hiểu là nguồn nguyên vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, bán thành phẩm và hàng chuyển bán. Đây đều là những hàng hoá mà nhà hàng dự trữ để sử dụng và luân chuyển khi cần thiết.
Nguyên nhân chính gây nên tình trạng hàng tồn kho là do nhà hàng tích trữ nhằm mục đích “cung” nhiều hơn “cầu” từ khách hàng. Bên cạnh đó, đặc thù của ngành F&B là không được phép tồn trữ quá lâu khiến ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Chính vì vậy, việc doanh nghiệp không quản lý hàng tồn kho đúng cách thì rất dễ dẫn đến những rủi ro lớn hơn.

2. Những rủi ro đáng tiếc của hàng tồn kho F&B hay kho hàng khi quản lý hàng tồn

Hàng tồn kho có lẽ là vấn đề cực kì nan giải đối với các doanh nghiệp. Điều này sẽ khiến việc quản lý kho hàng trở nên phức tạp và dễ mắc sai lầm hơn rất nhiều. Dưới đây, hãy cùng Nhà hàng số tìm hiểu một số rủi ro mà hàng tồn kho F&B có thể tác động đến doanh nghiệp nhé!

2.1. Không thể xác định được định mức tồn kho định kỳ

Định mức tồn kho định kỳ được hiểu là số lượng hàng hoá cần luôn được duy trì trong kho với mục đích đảm bảo được việc cung ứng hàng hoá kịp thời mỗi khi có phát sinh. Từ đó đảm bảo được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liệu tục, ổn định và không bị gián đoạn vì hết hàng đột ngột.

Nếu không thể tính toán cẩn thận dẫn đến định mức quá thấp, doanh nghiệp sẽ không thể xoay sở trước nhiều tình huống bất ngờ, bở lỡ nhiều cơ hội trong kinh doanh và khiến hoạt động kinh doanh bị gián đoạn. Ngược lại, nếu định mức quá cao thì sẽ dẫn đến tình trạng lạm dụng vốn, gia tăng nhiều loại chi phí đi kèm như bảo quản, lưu trữ, nhân công…

2.2. Phát sinh rủi ro khi quản lý kho thủ công

Việc quản lý hàng tồn khi bằng phương pháp thủ công có thể đến những rủi ro khó lường. Một số sự cố có thể xảy ra như: thất thoáng hàng hoá, không thể kiểm kê, xuất – tồn kho, quản lý chính xác hàng nhập. Tình trạng này có thể kéo dài và dẫn đến những thiệt hại nặng nề về kinh tế không hề nhỏ cho chu doanh nghiệp.

2.3. Xuất hiện hàng quá hạn, lỗi thời

Đây có lẽ là vấn đề nguy hiểm nhất với những sản phẩm có vòng đời không cao như mặt hàng thực phẩm, thời trang… Với những doanh nghiệp sản xuất máy móc, thời gian hao mòn sẽ lâu hơn, khả năng lưu trữ cũng lâu hơn rất nhiều. Từ đó việc quản lý cũng tồn tại ít rủi ro hơn.

3. Giới thiệu 5 giai đoạn quan trọng trong quy trình quản lý hàng tồn kho F&B

Quá trình quản lý hàng tôn kho sẽ bao gồm nhiều công đoạn khác nhau, bao gồm việc theo dõi, kiểm soát hàng tồn kho từ nhà cung cấp đến kho hàng và tới khách hàng. Tất cả có 5 giai đoạn chính mà các chủ kinh doanh cần tuân theo như:

• Bước 1 (Mua): Tiến hành mua nguyên liệu thô để chế biến thành sản phẩm hoặc trực tiếp mua sản phẩm để bán mà không cần lắp ráp.
• Bước 2 (Sản xuất): Tạo ra sản phẩm cuối cùng từ các bộ phận cấu thành của nó. Không phải công ty/doanh nghiệp nào cũng tham gia vào giai đoạn này. Một số nhà bán buôn có thể loại bỏ hoàn toàn bước này.
• Bước 3 (Giữ kho): Tiến hành lưu trữ nguyên liệu thô trước khi bước vào giai đoạn sản xuất hoặc hàng hoá thành phẩm của bạn trước khi được bán ra thị trường.
• Bước 4 (Bán hàng): Đưa sản phẩm trong kho đến tay khách hàng và nhận tiền.
• Bước 5 (Báo cáo): Các doanh nghiệp cần thống kê họ bán và thu được bao nhiêu tiền trên mỗi lần bán hàng.

4. Top 10 phương pháp quản lý hàng tồn kho F&B hiệu quả nhất hiện nay

4.1. Đặt mức tồn kho

Để quá trình quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn, các doanh nghiệp có thể tiến hành thiết lập các cấp tồn kho cho các sản phẩm của bạn. Mức tồn kho được hiểu là số lượng sản phẩm tối thiểu cần có sẵn mọi lúc mọi nơi, Khi hàng tồn kho giảm xuống dưới mức quy định, các bạn biết đó là thời điểm thích hợp để nhập bổ sung hàng hoá.

Mức tồn kho khác nhau phụ thuộc vào từng loại sản phẩm, tốc độ bán sản phẩm cũng như thời gian để có thể đặt và nhận lại hàng. Quá trình thiết lập mức tồn kho ban đầu đòi hỏi các chủ doanh nghiệp, quản lý cần phải phân tích, nghiên cứu và đưa ra quyết định. Tuy nhiên, việc đặt mức tồn kho này sẽ hệ thống hoá quy trình đặt hàng. Nó không chỉ giúp bạn thuận lợi đưa ra quyết định nhanh chóng mà còn cho phép nhân viên của bạn đưa ra những quyết định thay cho bạn.
Xem thêm:

• File excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chính xác nhất
• Quản lý nhà hàng bằng Access giúp doanh nghiệp thành công

4.2. FIFO – Nhập trước xuất trước

Đây được coi là nguyên tắc hàng đầu trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Điều này được hiểu rằng những mặt hàng tồn kho cũ nhất (nhập trước) phải được bán ra thị trường trước (xuất trước) thay vì hàng hoá mới nhập về. Phướng pháp này là điều đặc biệt quan trọng đối với những mặt hàng dễ hư hỏng như thực phẩm, dược phẩm. Nếu áp dụng hiệu quả phương pháp này, các chủ doanh nghiệp có thể tránh được những tổn thất không đáng có.

Ngay cả những mặt hàng không dễ hư hỏng, FIFO vẫn là một phương pháp nên áp dụng, Nếu những sản phẩm cũ luôn được xếp ở vị trí phía sau, chúng sẽ dễ dàng bị hư hỏng và ăn mòn hơn. Thêm vào đó, thiết kế bao bì cũng như các tính năng cũng sẽ thay đổi theo thời gian. Các bạn chắc chắn sẽ không muốn kinh doanh các mặt hàng cũ, lỗi thời phải không nào? Để quản lý hệ thống FIFO, các bạn cần xây dựng một nhà kho có tổ chức với việc cần đảm bảo sản phẩm cũ được đẩy lên phía trước nhé!

4.3. Tiến hành mã hoá vật tư và hàng hoá

Doanh nghiệp dù ở bất cứ ngành nghề nào cũng cần phải tiến hành phương pháp mã hoá vật tư/hàng hoá để quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất. Bởi một sản phẩm có thể có nhiều tên gọi khác nhau. Chính vì vậy, việc chuẩn hó bộ mã sẽ hạn chế được việc sai sót hay trùng lặp.
Không chỉ vậy, việc mã hoá vật tư/hàng hoá phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố như: mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thông tin, cơ chế kiểm soát việc sử dụng mã hoá, thói quen của người sử dụng. Bên cạnh đó, bộ mã hoá khoa học cho tất cả các doanh nghiệp mà điều không thể. Các doanh nghiệp cần phải nắm chắc quá trình quản lý cũng như đặc tính của sản phẩm để quyết định tính khoa học của bộ mã.

4.4. Quản lý quan hệ với nhà cung cấp

Một trong những yếu tố giúp quản lý hàng tồn kho thành công chỉ có thể là khả năng thích ứng nhanh chóng. Trong quá trình vận hành cửa hàng, các bạn cần phải hoàn trả lại những mặt hàng bán chạm để nhường chỗ cho các sản phẩm mới, nhanh chóng nhập các mặt hành bán chạy, khắc phục những sự cố sản xuất cũng như tạm thời mở rộng không gian lưu trữ.
Trong tình huống đó, điều quan trọng nhất là phải giữ mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp. Bằng cách nào đó, họ sẽ sẵn lòng hợp tác với bạn để giải quyết những vấn đề trên. Bên cạnh đó, số lượng đặt hàng tối thiểu cũng sẽ thuận lợi thương lượng hơn rất nhiều nếu mối quan hệ đó bền chặt.

4.5. Đưa ra kế hoạch dự phòng

Dù hàng loạt các phương pháp quản lý hàng tồn kho ra đời với hiệu quả tuyệt vời nhưng những vấn đề, sự cố nảy sinh bất ngờ trong quá trình quản lý hàng tồn kho vẫn thường xuyên xảy ra. Chính vì vậy, các chủ doanh nghiệp cần đưa ra các những kế hoạch dự phòng hợp lý nhằm tránh được tình trạng ùn ứ hàng tồn kho hay lượng hàng bị thiếu hụt quá nhiều.
Các bạn có thể tha khảo ví dụ cụ thể như: Doanh số một mặt hàng cụ thể có thể tăng đột biến, doanh nghiệp phải bán vượt số mức hàng hoá trong kho. Trong trường hợp như vậy, các bạn cần đưa ra những kế hoạch dự phòng hiệu quả và chi tiết như kế hoạch nhập thêm hàng hoá, phân bổ hợp lý luồng hàng, chính xác ưu đãi hấp dẫn để thúc đẩy doanh số của các mặt hàng còn lại trong kho…

4.6. Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên

Việc kiểm kê thường xuyên được coi là “chìa khoá” để dẫn đến quá trình quản lý hàng tồn kho được thành công. Trong mọi trường hợp, các bạn sẽ sử dụng phần mềm cũng như báo cáo từ kho hàng để xác nhận có bao nhiêu sản phẩm. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là phải đảm bảo các số liệu thực tế khi so sánh với bên kế toàn phải trùng khít nhau. Một số phương pháp mà bạn có thể tham khảo để làm điều này như:

• Kiểm kê vật lý: Đây là việc kiểm kê tất cả các mặt hàng tồn kho cùng một lúc. Quy trình này thường được thực hiện vào cuối năm bởi doanh nghiệp cần thống kê kế toán và nộp thuế thu nhập của doanh nghiệp.
• Kiểm kê tại chỗ: Đây là thao tác lựa chọn một sản phẩm cụ thể. Đồng thời tiến hành kiểm kê và so sánh với số lượng thực tế. Phương pháp này sẽ giúp nhà quản lý có thể xác định được mặt hàng có thực sự bán chạy hay không. Đồng thời, phương pháp này còn giúp cung cấp lượng hàng tồn kho liên tục vào mọi thời điểm. Đổi lại, doanh nghiệp sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, nhân sự. Đọi ngũ kế toán cũng sẽ phải vất vả hơn rất nhiều.
• Kiểm kê theo chu kỳ: Quá trình kiểm kê kho hàng sẽ được tiến hành theo kêa hoạch đã đề ra. Phương pháp này có thể tập trung công việc vào một thời điểm. Tuy nhiên, thời gian giữa các lần kiểm kê theo chu kỳ thường khá lâu nên sẽ gặp khó khăn khi có vấn đề, sự cố bất ngờ xảy ra.

4.7. Dự báo chính xác

Một phần quan trọng khi quản lý hàng tồn kho chính là dự đoán chính xác nhu cầu trên thị trường. Tuy nhiên, điều này lại vô cùng khó để có thể thực hiện bởi vô số biến số liên quan mà bạn không thể xác định chính xác sẽ xảy ra. Hãy cùng tham khảo một vài điều cần xem xét khi dự báo doanh số trong tương lai:

• Xu hướng trên thị trường
• So sánh doanh số bán hàng từng thời kì các năm
• Tốc độ tăng trưởng mỗi năm
• Đảm bảo khả năng bán hàng từ các đơn hàng và hợp đồng.
• Tính toán thời vụ cùng nền kinh té nói chung.
• Chương trình khuyến mãi trong thời gian tới.
• Mức chi tiêu quảng cáo theo kế hoạch.

4.8. Xác định thứ tự ưu tiên

Các mặt hàng hoá/vật tư khác nhau sẽ có thời hạn sử dụng hác nhau, giá trị hàng hoá khác nhau, yêu cầu chất lượng khác nhau, tần suất bán hàng khác nhau. Chính vì vậy, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên đối với các dòng sản phẩm là điều vô cùng cần thiết. Thông thường, sản phẩm sẽ được đặt theo thứ tự ABC như sau:

• A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán hàng thấp.
• B: Sản phẩm sở hữu giá trị cũng như tần suất bán hàng vừa phải.
• C: Sản phẩm sở hữu giá trị thấy nhưng tấn suất bán hàng cao.

Theo đó, các sản phẩm được gắn mác A đòi hỏi sự chú ý, quan tâm thương xuyên do chúng tác động trực tiếp đến tài chính của doanh nghiệp. Thay vào đó, các sản phẩm loại C lại có tác động tài chính nhỏ hơn, liên tục được quy vòng nên không cần chú ý quá nhiều.

4.9. Sắp xếp một cách khoa học, hợp lý các vật tư/hàng hoá trong kho

Mỗi hàng hoá/vật tư đều cần phải được phân loại để sắp xếp vào các khu vực phù hợp trong kho. Điều này sẽ giúp quá trình xuất kho hay kiểm kho được dễ dàng, tránh được tình trạng thất thoát do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hoá. Hiện nay, có rất nhiều phương pháp sắp xếp vật tư/hàng hoá khác nhau. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thưởng áp dụng hai phương pháp sắp xếp sau:

• Phương pháp sắp xếp cố định: Các mặt hàng sẽ được sắp xếp cố định và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp quản lý hàng tồn kho này chính là sự rõ ràng, dễ xác định và vô cùng nhanh chóng, Tuy nhiên, đây lại là phương pháp tốn diện tích nên không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và có mức độ luân chuyển thường xuyên.
• Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt: Các mặt hàng sẽ không được sắp xếp vị trí cố định nào cả. Tất cả các vị trí đều sẽ được đánh giá ký hiệu và được hiển thị trên sơ đồ kho. Phương pháp này sẽ tiết kiệm được tối đa diện tích kho. Tuy nhiên lại tương đối tốn thời gian cho việc sắp xếp sơ đò và hiển thị kho hàng.

4.10. Ứng dụng công nghệ vào việc quản lý hàng tồn kho

Thực tế cho thấy, phần lớn các phương pháp quản lý hàng tồn kho thủ công hoặc truyền thống đều tốn nhiều thời gian và công sức của đội ngũ nhân sự. Đôi khi, các phương pháp này còn hay xảy ra sai sót, số liệu không được chính xác.

Chính vì vậy, trong thời đại công nghiệp phát triển, doanh nghiệp nên áp dụng các công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn khi nhằm giảm chi phí nhân viên cũng như thời gian kiểm hàng. Các bạn hoàn toàn có thể sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện công việc, sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tình trạng kho hàng, cảnh báo tồn kho tối thiểu/tối đa…
Phương pháp này sẽ cho phép các bạn quản lý tồn kho rõ ràng và chính xác nhất mà không cần đến tận kho để xác định. Từ đó có thể thống kê số lượng đặt hàng nhanh chóng, hạn chế được tình trạng hàng hoá tồn quá nhiều hay thiếu hụt. Không chỉ vậy, doanh nghiệp cũng có thể luân chuyển hàng hoá dễ dàng để tiết kiệm tối đa chi phí, ưu tiên những mặt hàng đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.

5. Những lưu ý quan trọng trong quá trình quản lý hàng tồn kho F&B

Để quá trình quản lý hàng tồn kho được hiệu quả, doanh nghiệp nên lưu ý những vấn đề sau:

• Để đảm bảo sự an toàn cho kho hàng, quản lý cần phải luôn khoá và niêm phong kho theo đúng quy định.
• Hạn chế nhân sự vào kho, chỉ cho phép những nhân sự được phân công nhiệm vụ hay có sự chấp nhận của quản lý.
• Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ lưu trữ hay quản lý kho hàng thì cần có hợp đồng rõ ràng. Nội dung hợp đồng cần đầy đủ các thoả thuận, khoản bồi thường, chính sách…
• Quản lý cần đưa ra các định mức tồn kho cho mỗi mặt hàng để dễ dàng kiểm soát hơn.

6. Tổng kết

Như các bạn đã thấy, việc quản lý hàng tồn kho F&B đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Việc lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp sẽ giúp quá trình vận hành doanh nghiệp được thuận lợi và ổn định nhất. Hy vọng những thông tin chúng tôi sẽ giúp ích phần nào đó cho các chủ kinh doanh. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo tại chuyên mục Khởi nghiệp Nhà hàng của Nhà hàng số để nhận được nhiều thông tin hữu ích khác nhé!