Quản lý nhà hàng bằng Access giúp doanh nghiệp thành công

Hướng dẫn cách quản lý nhà hàng bằng Access giúp các doanh nghiệp thành công trong quá trình quản lý dữ liệu.

Nếu bạn là một khách hàng quen thuộc với hệ điều hành Windows thì chắc chắc đã nghe nhiều đến phần mềm Microsoft Access. Đây được coi là phần mềm giúp hỗ trợ quản lý nhà hàng, khách hàng hiệu quả nên được nhiều doanh nghiệp/công ty sử dụng. Nếu bạn đang thắc mắc về phần mềm ưu việt này, hãy cùng Nhà hàng số tìm hiểu cách quản lý nhà hàng bằng Access thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Những khó khăn khi quản lý nhà hàng hiện nay

Quản lý nhà hàng là vấn đề mà hầu hết các chủ kinh doanh đều phải đặc biệt chú trọng bởi nó ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng có thể hoàn thành tốt công việc này. Đa số mọi người đều gặp phải những khó khăn nhất định sau khi quản lý nhà hàng, thực khách:

1.1. Thông tin khách hàng vị phân tán và không được đồng nhất

Dữ liệu, thông tin chủ chốt của khách hàng không đồng nhất là tránh nhiệm của chủ nhà hàng. Điều này có thể gây cản trở trong việc khai thác và tìm hiểu về đối tượng khách hàng mục tiêu – Vốn là yếu tố hàng đầu quyết định đến thành công khi kinh doanh nhà hàng.
Hiện nay, nguồn data khách hàng thường đến từ nhiều kênh khác nhau như: mạng xã hội, website…

Tuy nhiên, điều này khiến nhà hàng gặp nhiều khó khăn trong việc tổng hợp, không biết những khách hàng này đã từng đến mô hình nhà hàng nào hay kiểu nhà hàng yêu thích. Qua đó, nhà hàng sẽ không thể có cái nhìn tổng quan cũng như không đánh giá được chính xác tình trạng khách hàng của nhà hàng.

1.2. Thực hiện báo cáo thống kê tốn thời gian

Khi tiến hành công việc báo cáo, thông kê theo chu trình thủ công, quá trình thực hiện sẽ tốn rất nhiều thời gian mà chưa chắc kết quả cuối cùng đã chính xá. Điều này khiến việc tối ưu thời gian quản lý của nhà hàng bị hạn chế. Nhân viên sẽ phải tự tay thống kê số lượng nguyên vật liệu, những thông tin/dữ liệu khách hàng và tổng hợp, phân tích chúng bằng tay. Điều này sẽ khiến người làm trở nên mệt mỏi, tối vô cùng nhiều thời gian nhưng không đảm bảo được độ chính xác tuyệt đối.

1.3. Dữ liệu cập nhật có phần chậm chạp

Trong kinh doanh nhà hàng, việc khó khăn nhất chính là không thể nắm bắt chính xác và kịp thời hành vi, sở thích của khách hàng. Từ đó dẫn đến việc trì trệ trong quá trình đổi mới, quản lý nên có thể mất khách hàng vào tay đối thủ.

Thói quen, hành vi của người dùng luôn thay đổi theo thời gian. Nếu không thể kịp thời cập nhật dữ liệu thì chắc chắn nhà hàng của bạn sẽ hiểu sai nhu cầu của họ, làm lệch chiến lượng quảng bá và dịch vụ của nhà hàng.

1.4. Khó khăn trong việc tìm kiếm đối tượng khách hàng tiềm năng

Tìm ra đối tượng khách hàng tiềm năng để tập trung vào là nỗi lo lắng của nhiều nhà kinh doanh nhà hàng. Việc không xác định được đâu là đối tượng khách hàng tiềm năng, đâu là sản phẩm chính có sự khác biệt với các đối thủ cạnh tranh thì sẽ vô cùng khó nổi bật trên thị trường. Từ đó doanh số bán hàng khó có thể tăng cao.

1.5. Không thể đào tạo tốt đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng

Quá trình chăm sóc khách hàng tưởng trừng như đơn giản nhưng lại vô cùng khó khăn. Nhà hàng của bạn cần phải có một nhân viên giỏi để thực hiện tốt công việc này. Với những nơi chưa có nhân sự nhiều kinh nghiệm thì cần phải được đào tạo thường xuyên để nâng cao kỹ năng chăm sóc khách hàng.

Tuy nhiên, không khải lúc nào quản lý nhà hàng cũng có nhiều thời gian để đào tạo, chia sẻ những kinh nghiệm cho đội ngũ nhân viên. Điều này vô tình khiến nhân việc gặp nhiều khó khăn trong những tình huống bất ngờ với khách hàng. Có thể khiến thực khách không hài lòng, có những trải nghiệm không vui vẻ.

2. Phần mềm quản lý nhà hàng bằng Access

Quản lý nhà hàng bằng Access hay Microsoft Office Access là phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu do Microsoft nghiên cứu, được sử dụng rộng rãi cho hệ điều hành Windows. Đây được đánh giá là phần mềm giúp tạo ra cơ sở dữ liệu tốt nhất và có thể hỗ trợ điều hành nhà hàng/doanh nghiệp với khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối. Sản phẩm có tích hợp phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý bán hàng phần mềm kinh doanh… nên vô cùng thích hợp trong lĩnh vực quản lý nhà hàng.

Để giải quyết những khó khăn về quản lý nhà hàng đã kể ở phần trên, rất nhiều nhà hàng đã lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng hằng Access vì sự tiện lợi, giá cả phải chăng mà nó mang lại. Đặc biệt, nhiều người còn nhận định rằng đây như một hệ thống phần mềm CRM thu nhỏ giúp quản trị doanh nghiệp tối đa.

3. Những lợi ích khi sử dụng quản lý nhà hàng bằng Access

Khi sử dụng phương pháp quản lý nhà hàng bằng Access, người dùng sẽ nhận được những lợi ích vô cùng ưu việt sau:

3.1. Quản lý nhập – xuất tồn kho bằng Access

Phần mềm quản lý bằng Access là một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu sở hữu nhiều tính năng vượt trội giúp các nhà hàng có thể dễ dàng quản lý kho hàng dựa trên cơ sở dữ liệu rộng lớn của nó. Trong quá trình sử dụng, phướng pháp quản lý nhà hàng bằng Access mang đến người dùng rất nhiều lợi ích. Trong đó phải kể đến một số ưu điểm nổi bật như:

• Thuận lợi áp dụng cho các hệ thống nhỏ và phù hợp với nhiều đối tượng người dùng khác nhau.
• Tính năng bảo mật cực tốt nhờ công nghệ mã hoá cũng như tính năng mật khẩu cho cơ sở dữ liệu.
• Có tính liên kết với nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài như các tệp văn bản, các cơ sở dữ liệu khác, các sổ làm việc Excel. Điều này sẽ giúp các nhà hàng có thể dễ dàng và thuận lợi trong công việc.
• Tính chính xác cực cao nhờ khả năng lọc, sắp xếp và phân tích nhiều loại dữ liệu.

3.2. Tạo thói quen, tác phong làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên

Khi quản lý nhà hàng bằng Access, nhân viên sẽ không còn phải sử dụng nhiều giấy tờ, tốn kém nhiều thời gian để truy xuất dữ liệu bởi hầu hết chúng đã được lưu trữ trong phần mềm. Điều này sẽ tạo ra được tác phong, thói quen làm việc chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí cho nhà hàng.
Xem thêm:

• Mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel dành cho nhà hàng mới nhất
• Kế hoạch kinh doanh nhà hàng chi tiết từ A-Z
• Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel – Chi tiết lãi lỗ

3.3. Linh động hơn trong quá trình quản lý khách hàng nhà hàng

Với phần mềm quản lý nhà hàng bằng Access, đội ngũ nhân viên sẽ có thể linh động hơn trong khâu chăm sóc, xử lý các vấn đề liên quan. Các bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin, giải quyết những sự cố, thắc mắc cho khách hàng trong thời gian ngắn nhất.

3.4. Tiết kiệm tối đa chi phí, nguồn lực

Quản lý nhà hàng theo phương thức thủ công, chủ kinh doanh sẽ tốn nhiều chi phí in ấn, chi phí nhân sự cũng như nhiều chi phí liên quan khác. Nhưng với phần mềm quản lý nhà hàng bằng Access, rất nhiều chi phí sẽ được tối giản, công ty cũng không cần quá nhiều nhân sự để quản lý nhà hàng. Hơn nữa, phần mềm cũng giúp tối ưu thời gian quản lý một cách hiệu quả.

3.5. Đơn giản hoá trong quá trình sử dụng

Access giúp cơ sở dữ liệu dễ dàng lưu trữ thông tin ở một nơi cố định nhờ việc lập cấu trúc bảng. Ví dụ, thông tin khách hàng có thể được lưu trữ tại một nơi rồi tham chiếc đến nhưng nơi khác. Nếu thông tin này thay đổi, các thông tin mới cũng sẽ được cập nhật tự động ở tất cả tham chiếu.

3.6. Rút ngắn thời gian hoàn thành công việc

Phần mềm quản lý nhà hàng bằng Access có thể xử lý các dữ liệu một cách nhanh chóng. Các thao tác vô cùng mượt mà để chủ kinh doanh có thể tiết kiêm tối đa thời gian cũng như công sức. Các bạn sẽ không tiêu tốn quá nhiều thời gian tra cứu thông tin, hồi đáp khách hàng hoặc giải quyết các sự cố bất ngờ.

4. Liệu quá trình quản lý nhà hàng bằng Access có gặp khó khăn gì không?

Mặc dù sở hữu rất nhiều lợi ích vượt trội, tuy nhiên, quá trình quản lý nhà hàng bằng Access vẫn gặp không ít khó khăn khi dùng. Các khó khăn chủ yếu xuất phát tử không gian quản trị dữ liệu, kỹ năng của người dùng và cách triển khai hệ thống:

4.1. Gặp khó khăn khi quản trị cơ sở dữ liệu lớn

Hiện nay, việc kinh doanh và quản lý nhà hàng ngày một phức tạp. Khi mở nhà hàng với quy mô rộng, số lượng khách hàng tăng, sản phẩm đa dạng hơn thì việc sử dụng Access sẽ gặp nhiều khó khăn do không có khả năng lưu trữ dữ liệu quá lớn. Quá trình tìm kiếm thông tin cũng không dễ dàng. Ngoài ra, Access cũng không thể quản lý kho nhà hàng, quản lý bán hàng một cách toàn diện nhất.

4.2. Khó khăn trong quá trình triển khai hệ thống Access thông qua Internet

Chất lượng cuộc sông luôn ngày một phát triển, nâng cao theo từng ngày. Việc áp dụng các phần mềm quản lý kho, quản lý bán hàng tích hợp công nghệ hiện đại cũng ngày một phổ biến. Trong khi đó, Access lại không thể kết nối trực tiếp với Internet. Điều này đã gây ra không ít sự bất tiện trong khâu quản lý nhà hàng cho doanh nghiệp.

Các phần mềm quản lý online hiện nay đều có thể truy cập mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị khác nhau. Trong khi đó, Access lại không có được tính năng này. Nó chỉ nằm cố định trong máy tính mà không thể đưa chúng lên internet. Đây có lẽ là điểm yếu lớn nhất của phần mềm quản lý nhà hàng bằng Access, thể hiện sự lạc hậu hơn hẳn so với thời đại công nghệ số hiện nay.

4.3. Đòi hỏi người dùng phải có sự hiểu biết về công nghệ

Đa số các chủ kinh doanh nhà hàng sẽ không có quá nhiều kiến thức về công nghệ. Nhân viên cũng sẽ vậy. Tuy nhiên, quá trình quản lý nhà hàng bằng Access lại đòi hỏi kỹ năng này. Điều này vô tình gây kho khăn cho nhân viên trong quá trình sử dụng. Thậm chí xuất hiện nhiều sai sót khó có thể sửa lỗi. Trong khi đó, trên thị trường lại có khá nhiều phần mềm thao tác đơn giản hơn Access rất nhiều nên khó có thể cạnh tranh.

5. Những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý nhà hàng bằng Access

Rất nhiều nhà hàng công ty sau khi sử dụng phần mềm Access đều vô cùng hài lòng bởi nhiều tính năng ưu việt. Theo thông tin từ nhà cung cấp, để hỗ trợ tối đa trong quá trình quản lý nhà hàng, phần mềm Access có những tính năng sau:

• Chăm sóc khách hàng một cách toàn diện với Email Marketing, SMS một cách tự động nên không tốn nhiều thời gian và nhân lực.
• Tương trợ với máy in nhằm hỗ trợ in ấn nhiều liên kết.
• Tương tác dễ dàng với các phần cứng như máy in mã vạch, máy in bill để hỗ trợ tối đa hoạt động quản lý.
• Truy xuất thống kê, báo cáo từ nhiều máy khác nhau hay truy xuất qua mạng.
• Phân quyền nhân viên theo chức vụ. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi mỗi người, hạn chế được tình trạng lạm quyền hoặc nhân viên tự ý thay đổi thông tin.
• Tính năng bảo mật, sao lưu hay khôi phục dữ liệu một cách an toàn. Từ đó hạn chế được rủi ro trong quá trình bảo mật thông tin khách hàng.
• Hỗ trợ quản lý thông tin của khách hàng, quản lý công nợ mỗi kỳ, điểm tích luỹ hay phiếu quà tặng.

6. Hướng dẫn các bước khởi tạo phần mềm quản lý nhà hàng bằng Access

Bước 1: Xác định chính xác ứng dụng sẽ sử dụng trong Access. Thông thường, quá trình quản lý nhà hàng thường dùng Excel bởi sự đơn giản và hiệu quả của nó. Hãy lựa chọn Excel để thiết lập nhiều cột, nhiều bảng và nhập nội dung tương ứng các hoạt động kinh doanh của nhà hàng. Đó có thể là danh mục sản phẩm, giá dịch vụ, bảng phân phối, danh sách nhân viên…
Bước 2: Khi đã hoàn thành quá trình nhập toàn bộ dữ liệu, hãy tiến hành thực hiện quản lý với phần mềm Access bằng cách tạo ra nhiều truy cập hơn nhằm giải quyết dữ liệu. Bảng truy vấn tiếp tục đọc các mối quan hệ của thông tin có trong bảng. Từ đó hỗ trợ người sử dụng thuận tiện hơn trong quy trình quản lý.
Bước 3: Trong tất cả các bước tạo phần mềm Access, có lẽ các bạn cần đặc biệt lưu ý ở bước số 3 này. Hãy táp dụng hàm tính trong Excel để tạo nên những kết quả cần một cách nhanh chóng nhất. Tuy nhiên, điều này sẽ đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức thực tiễn cùng kinh nghiệm sử dụng hàm Excel để đưa ra được kết quả tốt nhất.

7. Sử dụng phần mềm Access có phải trả phí hay không?

Liệu sử dụng quản lý nhà hàng bằng Access có mất chi phí hay không là vấn đề được nhiều người quan tâm. Trên thực tế, Access có hai phiên bản là có trả phí và miễn phí. Với phiên bản miễn phí, các bạn có thể tải trực tiếp phần mềm và cài đặt trên máy để sử dụng. Tuy nhiên, phiên bản này thường sẽ giới hạn tính năng. Người dùng cũng sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng.

Ngoài phiên bản phần mềm miễn phí, Access cũng cung cấp phần mềm trả phí với giá khoảng 4 triệu đồng/12 tháng sử dụng. Với phiên bản này, người dùng sẽ được sử dụng toàn bộ chức năng của phần mềm để phục vụ công việc quản lý nhà hàng.
Hiện nay, có rất nhiều phiên bản crank của Access trả phí trên thị trường. Tuy nhiên, bạn lưu ý không nên tải xuống những phiên bản phần mềm này vì nó có thể chứa nhiều mã độc, virus rất dễ dàng xâm nhập vào máy tính nhằm lấy trộm thông tin doanh nghiệp, khách hàng dẫn đến nhiều tồn thất không đáng có.

8. Tổng kết

Bài viết trên đã giúp các bạn tìm hiểu về quá trình quản lý nhà hàng bằng Access. Hy vọng những thông tin của chúng tôi sẽ giúp ích phần nào đó cho các chủ doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo tại chuyên mục khởi nghiệp nhà hàng của Nhà hàng số để cập nhật nhiều thông tin hấp dẫn khác nhé!