Cách hạch toán kế toán nhà hàng chính xác và hiệu quả từ A-Z

Tìm hiểu bí quyết hạch toán kế toán nhà hàng dễ dàng, đúng quy định nhằm đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính

Hiện nay, ngành kinh doanh nhà hàng khách sạn đang là lĩnh vực phát triển và được nhiều nhà đầu tư quan tâm. Cũng vì vậy, thuật ngữ kế toán nhà hàng được biết đến rộng rãi bởi đây là vị trí quan trọng, đòi hỏi nguồn nhân lực chất lượng cao. Để hiểu rõ hơn về vị trí này và cách hạch toán kế toán nhà hàng thì Nhà Hàng Số thông tin đến bạn như sau.

1. Hạch toán kế toán nhà hàng là gì?

Về cơ bản, hạch toán kế toán nhà hàng là công việc của bộ phận kế toán. Những công việc này bao gồm việc thu thập, ghi chép, xử lý số liệu, cung cấp các thông tin chính xác về tình hình tài chính của đơn vị. Việc hạch toán được diễn ra thường xuyên nhằm kiểm tra, giám sát tài sản và các hoạt động tài chính của nhà hàng, khách sạn.

Khách sạn và nhà hàng đều có mô hình kinh doanh dịch vụ tương đối giống nhau. Nhưng trên thực tế, kế toán nhà hàng lại phức tạp hơn kế toán khách sạn rất nhiều. Trong khi kế toán khách sạn thực hiện các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu, chi phí (điện nước, wifi, thiết bị,…) và tính khấu hao của các tài sản cố định. Còn về kế toán nhà hàng lại có nhiều quy trình và nhiều đối tượng để tính toán, quản lý.

Trước tiên là nghiệp vụ quản lý kho, do đặc thù kinh doanh nên lượng hàng hoá trong kho luôn nhiều và đa dạng. Do vậy, kế toán cần nắm rõ được các mặt hàng để thực hiện các bước tính toán chi phí, lợi nhuận. Đặc biệt, kế toán cần nắm rõ doanh thu, chi phí, tiền lương…. của nhà hàng để hạch toán chính xác.

2. Tầm quan trọng của hạch toán kế toán nhà hàng

Hạch toán kế toán nhà hàng là một quá trình quan trọng. Nó không thể thiếu trong quản lý tài chính và hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là tầm quan trọng của hạch toán kế toán nhà hàng:

2.1 Xác định lợi nhuận

Hạch toán kế toán giúp xác định lợi nhuận của nhà hàng. Bằng cách ghi nhận doanh thu và chi phí. Điều này giúp chủ sở hữu nhà hàng đánh giá hiệu quả kinh doanh. Qua đó, tìm ra cách cải thiện lợi nhuận.

2.2 Quản lý tiền mặt

Hạch toán kế toán giúp theo dõi và kiểm soát tiền mặt trong nhà hàng. Bằng cách ghi nhận và phân loại các giao dịch tài chính, nhà hàng có thể kiểm tra số dư tiền mặt. Từ đó, đối chiếu với thu chi thực tế và ngăn chặn rủi ro mất mát tiền mặt.

2.3 Quản lý kho

Hạch toán kế toán giúp quản lý các hoạt động nhập xuất hàng hóa trong nhà hàng. Bằng cách ghi nhận các giao dịch liên quan đến mua sắm, tồn kho và bán hàng. Nhà hàng có thể theo dõi lượng hàng tồn kho. Đồng thời, đảm bảo đủ hàng để phục vụ khách hàng và tránh lãng phí.

2.4 Đáp ứng yêu cầu pháp lý

Hạch toán kế toán giúp đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến báo cáo tài chính, thuế và các vấn đề liên quan khác. Việc duy trì hồ sơ kế toán chính xác giúp nhà hàng tuân thủ các quy định pháp lý và tránh xảy ra xung đột về tài chính.

2.5 Đánh giá hiệu suất và quản lý chi phí

Hạch toán kế toán cung cấp thông tin để đánh giá hiệu suất của nhà hàng và quản lý chi phí. Bằng cách phân tích các khoản chi phí và doanh thu, nhà hàng có thể xác định các khu vực cần cải thiện và thực hiện biện pháp tiết kiệm chi phí.

3. Các cách hạch toán kế toán nhà hàng phổ biến

3.1 Hạch toán bằng phương pháp kê khai thường xuyên

Để thực hiện hạch toán bằng phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi sự biến động, xuất, tồn kho vật liệu trên sổ kế toán. Phương pháp này tính được giá trị vật tư nhập, xuất, tồn tại bất cứ thời điểm nào. Đồng thời, đây còn là phương pháp được áp dụng tại các đươn vị kinh doanh có giá trị nguyên vật liệu số lượng lớn.

Đơn vị kinh doanh nhà hàng, khách sạn hạch toán bằng phương pháp kê khai thường xuyên như sau:

3.1.1 Tập hợp chi phí tài khoản 621

Dựa vào hoá đơn đầu vào (hoá đơn mua sắm nguyên liệu, dụng cụ….), bộ phận kế toán sẽ thực hiện tính toán:

• Nợ TK 152, 156
• Nợ TK 133
• Có TK 111, 331, 112

Dựa vào mức độ và số lần xuất hoá đơn bán về số lượng để thực hiện hạch toán:

• Nợ TK 621
• Có TK 152, 112, 111

Đến cuối kỳ kết toán chuyển vào TK 154:

• Nợ TK 154
• Nợ TK 632 (chi phí NVL trên mức bình thường)
• Có TK 621 (chi phí NVL trực tiếp)

3.1.2. Tập hợp chi phí tài khoản 622

Dựa vào chi phí nhân công, tính cho đầu bếp, phụ bếp:

• Nợ TK 622
• Có TK 334

Dựa vào kết chuyển chi phí TK 622 theo mỗi lần tính giá dịch vụ của khách hàng:

• Nợ TK 154
• Có TK 632 (chi phí nhân công trên bình thường)
• Có TK 622 (chi phí nhân công trực tiếp)

3.1.3. Tập hợp chi phí tài khoản 627

Dựa vào chi phí mặt bằng, chi phí khấu hao, các chi phí khác:

• Nợ TK 627
• Nợ TK 133
• Có TK 331, 111, 112

Cuối kỳ tiến hành hạch toán:

• Nợ TK 632
• Có TK 627

3.1.4. Hạch toán tài khoản 154

Tiến hành tập hợp giá thành:

• Nợ TK 154
• Có TK 621, 622, 627

Trường hợp có xuất hoá đơn thì bàn giao dịch vụ cho bên mua như sau:

• Nợ TK 632
• Có TK 154 (chi phí sản xuất dở dang)

Xem thêm:

• Hạch toán kinh doanh quán cafe: Giải pháp kinh doanh hiệu quả
• Nội quy nhân viên nhà hàng chi tiết, cụ thể nhất

3.2 Cách hạch toán bằng phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp hạch toán tiếp theo mà Nhà Hàng Số muốn giới thiệu là phương pháp kiểm kê định kỳ.

3.2.1 Hạch toán tài khoản 611

Để thực hiện phương pháp kiểm kê này, cần thực hiện các bước kết chuyển giá trị nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC) tồn kho đầu kỳ dựa trên kiểm kê cuối kỳ trước đó. Khi tiến hành mua NVL, CCDC. Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì giá gốc NVL, CCDC đầu vào phản ánh tài khoản 611. Cụ thể các bước hạch toán như sau:

Kết chuyển giá nguyên vật liệu, công cụ tồn kho vào đầu kỳ:

• Nợ TK 61
• Có TK 152
• Có TK 153

Trong trường hợp khi tiến hành mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thuế GTGT khấu trừ vào giá gốc thì:

• Nợ TK 611
• Nợ TK 133
• Có TK 331

Trị giá thực của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất, kinh doanh ghi:

• Nợ TK 621, 623, 642…
• Có TK 611

Kết chuyển trị giá thực nguyên vật liệu, công cụ tồn kho cuối kỳ:

• Nợ TK 152
• Nợ TK 153
• Có TK 611

3.2.1 Hạch toán tài khoản 631

Hạch toán tài khoản 631 là việc chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ còn dở dang vào đầu kỳ kết toán. Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tới tài khoản giá sản xuất dựa trên cuối kỳ. Cụ thể các bước như sau:

Kết chuyển chi phí sản xuất, chi phí kinh doanh, chi phí dịch vụ còn dở dang đầu kỳ vào bên nợ, ghi:

• Nợ TK 631
• Có TK 154

Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào tài khoản giá sản xuát vào cuối kỳ, ghi:

• Nợ TK 63
• Nợ TK 632
• Có TK 621

Kết chuyển chi phí nhân công:

• Nợ TK 631
• Nợ TK 632
• Có TK 622

Phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất vào tài khoản tại cuối kỳ:

• Nợ TK 631
• Nợ TK 632
• Có TK 627

Kiểm tra, đối chiếu sản phẩm cuối kỳ:

• Nợ TK 154
• Có TK 631

Hoàn thành giá thành dịch vụ:

• Nợ TK 632
• Có TK 631

Xem thêm:

• Mẫu nội quy bếp nhà hàng & quy định làm việc của bộ phận Bếp
• Cách tính tỷ suất sinh lời đối với nhà hàng chi tiết nhất

4. Quy trình hoạch toán kế toán nhà hàng chi tiết

Hạch toán kế toán của một nhà hàng thường bao gồm các bước sau:

4.1 Hạch toán doanh thu

• Ghi nhận doanh thu từ bán hàng theo từng loại (thức ăn, đồ uống, dịch vụ khác) bằng cách tăng tài khoản doanh thu tương ứng.
• Áp dụng các chiết khấu, khuyến mãi, hoặc thuế phí nếu có.
• Ghi nhận các khoản phí dịch vụ (nếu có) từ việc tổ chức tiệc, sự kiện, hoặc cho thuê không gian.

4.2 Hạch toán chi phí

• Ghi nhận các chi phí vật tư, nguyên liệu, và thực phẩm bằng cách tăng tài khoản chi phí hàng bán.
• Hạch toán chi phí lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên bằng cách tăng tài khoản chi phí nhân công.
• Ghi nhận các chi phí vận hành. Cụ thể là tiền thuê, điện nước, internet, bảo trì, và sửa chữa bằng cách tăng tài khoản chi phí khác.
• Hạch toán các chi phí quảng cáo và tiếp thị để thu hút khách hàng.

4.3 Hạch toán thuế

• Ghi nhận và trích khấu hao thuế GTGT (thuế giá trị gia tăng) nếu áp dụng.
• Ghi nhận và trích lập các khoản thuế thu nhập doanh nghiệp (nếu có).

4.4 Hạch toán tài sản cố định

• Ghi nhận các tài sản cố định mua vào. Chẳng hạn như bàn ghế, tủ lạnh, máy móc, nồi nấu,… bằng cách tăng tài khoản tài sản cố định.
• Ghi nhận và trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng hoặc hàng năm.

4.5 Hạch toán công nợ và công nợ phải trả

• Ghi nhận các khoản công nợ từ khách hàng hoặc các bên liên quan bằng cách tăng tài khoản công nợ khách hàng.
• Ghi nhận các khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp hoặc các bên liên quan bằng cách tăng tài khoản công nợ phải trả.

4.6 Hạch toán lợi nhuận và lỗ

• Tính toán lợi nhuận hoặc lỗ bằng cách trừ tổng chi phí và các khoản khấu hao từ tổng doanh thu.
• Ghi nhận lợi nhuận hoặc lỗ bằng cách tăng hoặc giảm tài khoản lợi nhuận (nếu lợi nhuận) hoặc tài khoản lỗ (nếu lỗ).

4.7 Hạch toán các giao dịch khác

• Ghi nhận các khoản thu chi khác như tiền mặt từ quỹ, chuyển khoản ngân hàng. Hoặc các giao dịch khác bằng cách tăng hoặc giảm tài khoản tương ứng.

4.8 Hạch toán kết thúc kỳ kế toán

• Kiểm tra và điều chỉnh các tài khoản trong sổ sách để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định kế toán.
• Lập báo cáo tài chính cuối kỳ. Bao gồm báo cáo lợi nhuận, báo cáo tình hình tài chính, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Lưu ý, tùy cách thức tổ chức và quy mô mà quy trình hạch toán cũng khác nhau. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định kế toán. Bạn nên tìm hiểu và tuân theo quy trình kế toán cụ thể được áp dụng trong ngành nhà hàng. Ngoài ra, cần lưu ý đến các quy định kế toán phù hợp của quốc gia hoặc khu vực mà nhà hàng đó hoạt động.

5. Bí quyết hạch toán kế toán nhà hàng chính xác và hiệu quả

Để hạch toán kế toán nhà hàng chính xác và hiệu quả, bạn có thể tham khảo một số bí quyết sau:

5.1 Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp

Tạo ra một kế hoạch tài khoản kế toán cụ thể dành riêng cho nhà hàng, phù hợp với cấu trúc và hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp tổ chức thông tin tài chính một cách rõ ràng và thuận tiện cho việc theo dõi, phân tích và báo cáo.

5.2 Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng

Hầu hết các nhà hàng hiện nay sử dụng phần mềm kế toán để giúp quản lý quy trình hạch toán một cách hiệu quả hơn. Chọn một phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của nhà hàng để tự động hóa quy trình hạch toán và giảm thiểu lỗi sót.

Ngoài ra, bạn có thể tích hợp hệ thống kế toán với các hệ thống khác. Đó là liên kết hệ thống kế toán với các hệ thống khác trong nhà hàng như hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ thống quản lý nhân sự (HRM) và hệ thống quản lý bán hàng (POS) để tăng cường tính toàn vẹn và độ chính xác của thông tin. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc chuyển dữ liệu và tăng cường khả năng phân tích và báo cáo.

5.3 Theo dõi định kỳ và liên tục

Để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán, cần thực hiện việc theo dõi và cập nhật thông tin kế toán một cách định kỳ và liên tục. Điều này bao gồm việc ghi nhận các giao dịch ngay lập tức, kiểm tra và điều chỉnh các tài khoản, và đảm bảo sự khớp lệnh giữa các hạch toán.

5.4 Đào tạo nhân viên kế toán

Đảm bảo nhân viên kế toán được đào tạo đầy đủ về quy trình kế toán và hiểu rõ về cách thức hạch toán nhà hàng. Điều này giúp đảm bảo rằng các hạch toán được thực hiện đúng quy trình và tuân thủ các quy định kế toán.

5.5 Rà soát và kiểm tra nội bộ

Thực hiện việc rà soát và kiểm tra nội bộ định kỳ để phát hiện và sửa chữa các lỗi kế toán sớm. Kiểm tra bao gồm việc so sánh dữ liệu thực tế với dữ liệu kế toán, kiểm tra sự khớp lệnh và sự phù hợp với các quy định kế toán áp dụng.

5.6 Tìm hiểu quy định kế toán áp dụng

Theo dõi và nắm vững các quy định kế toán áp dụng trong ngành nhà hàng và các quy định pháp luật liên quan. Điều này đảm bảo rằng các hạch toán được thực hiện đúng quy định, tuân thủ thuế và tránh vi phạm.

5.7 Ghi nhận chi tiết và chính xác

Khi hạch toán, hãy đảm bảo ghi nhận các thông tin một cách chi tiết và chính xác. Ghi chú rõ ràng về ngày, số lượng, giá trị và mô tả chi tiết của giao dịch. Điều này giúp tạo ra một lịch sử tài chính đáng tin cậy và tiện lợi cho việc tra cứu và kiểm tra sau này.

5.8 Quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp

Theo dõi và quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp là một khía cạnh quan trọng của hạch toán kế toán nhà hàng. Hãy đảm bảo ghi nhận và theo dõi các khoản công nợ một cách đầy đủ, định kỳ thực hiện việc thanh toán và rà soát công nợ để đảm bảo sự chính xác và tính khả thi tài chính của nhà hàng.

5.9 Tạo báo cáo tài chính định kỳ

Lập báo cáo tài chính định kỳ là cách quan trọng để đánh giá hiệu suất tài chính của nhà hàng. Báo cáo tài chính bao gồm báo cáo lợi nhuận, báo cáo tình hình tài chính và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thực hiện việc lập báo cáo định kỳ giúp bạn theo dõi và phân tích kết quả kinh doanh của nhà hàng, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý và ra quyết định.

5.10 Hợp tác với chuyên gia kế toán

Trong trường hợp phức tạp hoặc nếu bạn không tự tin trong việc hạch toán kế toán nhà hàng, hợp tác với một chuyên gia kế toán có thể là một lựa chọn thông minh. Chuyên gia kế toán sẽ có kiến thức và kinh nghiệm để đảm bảo rằng hạch toán được thực hiện chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.

Tóm lại, để thực hiện hạch toán kế toán nhà hàng chính xác và hiệu quả, bạn cần xây dựng quy trình kế toán chặt chẽ, sử dụng phần mềm kế toán đáng tin cậy và đào tạo nhân viên kế toán đúng quy trình. Đồng thời, hãy tuân thủ các quy định kế toán và pháp luật liên quan, đảm bảo ghi nhận chi tiết và chính xác các giao dịch, quản lý công nợ một cách nghiêm túc và thực hiện lập báo cáo tài chính định kỳ.

5. Những điều cần lưu ý khi thực hiện hạch toán kế toán nhà hàng

Để thực hiện được tốt và đầy đủ công việc hạch toán kế toán nhà hàng thì bạn cần phải lưu ý những thông tin như sau:

• Dựa vào định hướng kinh doanh của nhà hàng sẽ tiến hành xây dựng định mức nguyên liệu và giá thành món ăn phù hợp. Đặc biệt với đơn vị kinh doanh nhiều dịch vụ, sản phẩm thì đây là bước tương đối khó khăn.
• Tương tự như các lĩnh vực khác, kế toán nhà hàng cần phải nắm rõ các nghiệp vụ chính của mình. Từ đó thực hiện đúng và đầy đủ các quy trình hạch toán chính xác, cách lên báo cáo, cân đối trong bảng BCTC cuối năm.
• Nhà hàng có đặc thù là nhân viên được phân chia theo ca nên kế toán cần xây dựng bảng lương tương ứng với từng ca.

6. Tổng kết

Trên đây, Nhà Hàng Số đã thông tin chi tiết đến bạn đọc những cách hạch toán kế toán nhà hàng một cách rõ ràng và cụ thể. Để thực hiện tốt nghiệp vụ này thì đòi hỏi kế toán phải nắm vững kiến thức cũng như bao quát được tình hình hoạt động của nhà hàng. Hãy theo dõi chuyên mục Khởi Nghiệp Nhà hàng của chúng tôi để có thêm nhiều chủ đề hấp dẫn khác về lĩnh vực F&B.