Quy trình phục vụ quán cafe chi tiết nhất định phải xem

Quy trình phục vụ quán cafe chuyên nghiệp là yếu tố then chốt để thu hút khách hàng, đột phá doanh thu và khẳng định vị thế trên thị trường

Quy trình phục vụ quán cafe là gì? Một câu hỏi mà bất kể chủ kinh doanh nào cũng băn khoăn. Đặc biệt những ai có dự định khởi nghiệp không thể không nhắc đến. Bởi đây chính là chìa khóa quan trọng để giữ chân khách hàng. Đồng thời, cạnh tranh với hàng ngàn mô hình quán cafe ngày càng phát triển và mở rộng hiện nay. Cùng Nhà Hàng Số giải mã vấn đề này ngay thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Quy trình phục vụ quán cafe là gì?

Quy trình phục vụ quán cafe là tất cả các thao tác nghiệp vụ cần thiết. Chúng sẽ được tiến hành theo các bước và trình tự nhất định. Đồng thời, liên tiếp nhau tạo thành một chuỗi hoạt động nhất định. Từ đó, đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng cả về chất lượng món ăn và phục vụ. Tùy vào quy mô và chiến lược, chủ kinh doanh có thể điều chỉnh quy trình phục vụ phù hợp.

2. Tại sao cần quy chuẩn hóa quy trình phục vụ quán cafe?

Bất kể mô hình kinh doanh nào, đặc biệt là quán cafe đều không thể thiếu quy trình phục vụ. Nó giúp quán hoạt động suôn sẻ và hiệu quả hơn. Nếu hướng đến phát triển lâu dài, quy chuẩn hóa là điều cần hoàn thiện hàng đầu. Khi quán hoạt động theo quy trình, chủ kinh doanh có thể dễ dàng phát hiện ra các vấn đề. Đồng thời có phương hướng giải quyết kịp thời.
Chưa kể, để cạnh tranh với hàng loạt mô hình quán cafe hiện nay, chất lượng đồ ăn, thức uống là chưa đủ. Bởi chất lượng dịch vụ là yếu tố hàng đầu để giữ chân khách hàng. Do đó, quán cần đào tạo nhân viên có thái độ và quy cách phục vụ chuyên nghiệp. Chưa kể, nó cũng thể hiện đẳng cấp và nâng tầm hình ảnh cho quán. Do đó, không thể không đầu tư quy chuẩn hóa quy trình phục vụ quán cafe một cách thống nhất.

3. Tất tần tật quy trình phục vụ quán cafe từ A – Z

Để mang đến cái nhìn tổng quan về quy trình phục vụ quán cafe tiêu chuẩn, cùng Nhà Hàng Số khám phá ngay các bước dưới đây nhé!

3.1. Trước khi vào ca làm việc

• Nhân viên phục vụ phải chấm công đầu giờ, kiểm tra tiền mặt đầu giờ. Thông thường, các quán cafe thường sử dụng phần mềm quản lý để dễ kiểm soát và hạn chế sai sót.
• Chỉnh trang đầu tóc, đồng phục gọn gàng (nếu có), tác phong nhanh nhẹn và lịch sự.
• Luôn giữ thái độ vui vẻ, niềm nở, lịch sự và tôn trọng khách hàng.
• Tham gia giao ban đầu ca để chuyển giao công việc.

3.2. Khâu chuẩn bị trước khi khách hàng đến

• Lau chùi, vệ sinh các khu vực của quán (sàn nhà, bàn ghế, vật dụng. cửa kính, khu vệ sinh…). Thu gom và xử lý rác.
• Bố trí, kiểm tra lại bàn ăn ngay ngắn và đầy đủ. Bao gồm khăn trải bàn, lọ hoa, dụng cụ ăn uống, khăn giấy,…
• Kiểm tra các thiết bị, dụng cụ pha chế có đầy đủ và sạch sẽ hay không.
• Rà soát lại các nguyên vật liệu có đầy đủ hoặc đảm bảo an toàn vệ sinh hay không.
• Nếu có vấn đề cần lập tức báo ngay cho quản lý hoặc chủ quán để ứng phó kịp thời.

3.3. Các bước đón tiếp khách hàng

Mở cửa, chào khách

• Ngay khi khách bước chân vào quán, nhân viên có nhiệm vụ mở cửa và đón chào khách.
• Thái độ niềm nở, lịch sự để khách hàng cảm thấy được tôn tôn trọng và thoải mái. Sau đó, mời khách vào trong và tiến hành xác nhận đặt bàn. Một số trường hợp như sau:

– Nếu khách hàng đã đặt bàn trước, nhân viên cần kiểm tra các thông tin liên quan. Chẳng hạn như tên, số điện thoại, địa chỉ, thời gian đặt bàn, số người và vị trí (nếu có). Sau khi xác nhận và kiểm tra khả năng nhà hàng có thể đáp ứng, dẫn khách vào bàn phù hợp.
– Nếu chưa đặt bàn thì hỗ trợ khách hàng lựa chọn bàn. Hỏi tên khách và một số thông tin liên quan. Ví dụ số lượng người, vị trí ngồi, yêu cầu đặc biệt (nếu có)… Sau khi xác nhận và kiểm tra khả năng nhà hàng có thể đáp ứng, dẫn khách vào bàn phù hợp.
– Nếu quán cafe chưa đủ điều kiện phục vụ, nhân viên cần linh hoạt và khéo léo bố trí một bàn khác tương tự cho khách. Nếu khách chưa đặt trước, có thể hỏi ý khách đợi trong giây lát. Hoặc có thể quay lại sau.

Hướng dẫn khách đến chỗ ngồi

Nhân viên cần lịch sự hướng dẫn hướng đi cho khách bằng tay phải. Các ngón tay khép vào nhau. Lòng bàn tay hơi chếch đến vị trí bàn. Đi trước khách tầm 1m – 1,5m. Tuy nhiên, cần thường xuyên quan sát để điều chỉnh linh hoạt khoảng cách phù hợp. Đến nơi, nhân viên cần giới thiệu đây là bàn của khách. Sau đó, kéo ghế cho khách (nếu quy định).

3.4. Giới thiệu menu và phục vụ khách order

Nếu order tại quầy, nhân viên có thể giới thiệu menu hoặc lịch sự đưa menu cho khách hàng. Thay vì ghi trên giấy, nhiều quán cafe đã trang bị thiết bị tích hợp ứng dụng order, xuất hóa đơn hiện đại, chuyên nghiệp ngay quầy. Do đó, đảm bảo độ chính xác, minh bạch cũng như nhanh chóng được mã hóa.
Nếu quán order tại bàn, sau khi khách ổn định chỗ ngồi, nhân viên cần ra tận nơi để tư vấn cho khách về các đồ uống, đồ ăn nhẹ trong quán. Nhân viên sẽ ghi chú lại trên giấy hoặc thiết bị order. Đơn hàng sẽ được chuyển đến quầy pha chế và quầy thu ngân trên hệ thống phần mềm.
Lưu ý

• Dù order bằng phương thức nào, nhân viên cũng cần chủ động hỏi khách hàng có thêm yêu cầu gì không. Chẳng hạn nhiều hay ít đá, thêm ngọt hoặc bớt ngọt.
• Ưu tiên giới thiệu những món best seller, hoặc upsale các món nên thử. Những món nào ngưng phục vụ cũng cần lưu ý với khách hàng.
• Trong thời gian chờ, nhân viên tận dụng linh hoạt để vào lấy nước lọc hoặc trà cho khách luôn. Hoặc đợi đến khi khách đã order xong.
• Tập trung lắng nghe và ghi order cẩn thận để đảm bảo đầy đủ và chính xác.
• Tinh tế và lưu ý tới thái độ của khách để biết khách đã chọn món xong chưa. Nếu xong rồi, hãy xin phép khách được xác nhận lại các món. Nhân viên sẽ nhắc lại một lần nữa các món khách chọn.

3.5. Chuyển yêu cầu order đến các bộ phận

Sau khi xác nhận, nhân viên cần nói khách hàng vui lòng chờ ít phút. Rồi nhanh chóng chuyển order đến quầy pha chế (với thức uống), đến khu vực bếp (với thức ăn). Nếu order bằng phần mềm ứng dụng thì thông tin sẽ được chuyển đến các khu vực ngay lập tức.

3.6. Phục vụ khách hàng

Trong lúc chờ đồ ăn, thức uống

• Chuẩn bị sẵn công cụ ăn uống phù hợp để phục vụ khách.
• Chú ý quan sát khách để kịp thời hỗ trợ khi khách cần giúp đỡ.
• Khi món ăn hoặc thức uống hoàn thành, nhân viên phải kiểm tra một lần nữa trước khi phục vụ khách.

Khi phục vụ đồ ăn, thức uống

• Một số cửa hàng hiện nay thường sử dụng thẻ rung để khách tự tới quầy pha chế lấy đồ khi đồ đã được chuẩn bị xong.
• Có cửa hàng sẽ ưu tiên phục vụ khách tận nơi. Nhân viên đặt các món ăn, thức uống lên khay. Sau đó, mang đến cho khách hàng. Cần đảm bảo phục vụ đúng bàn, đúng các món order.
• Nhân viên cần xin phép khách trước khi đặt đồ lên bàn. Sau đó, giới thiệu tên đồ ăn, thức uống để khách hàng dễ phân biệt và xác nhận lại một lần nữa. Ngoài ra, có thể giới thiệu các loại gia vị, nước sốt đi kèm.
• Mời quý khách thưởng thức và chúc ngon miệng.

Trong quá trình khách thưởng thức

• Nhân viên quay về chỗ đứng theo quy định (nếu có) hoặc chọn vị trí thích hợp. Đứng thẳng, không tỏ ra uể oải, mệt mỏi. Không làm việc riêng và giữ trật tự.
• Tập trung quan sát khách tế nhị, lịch sự để chủ động hỗ trợ khách khi cần. Chẳng hạn như gọi thêm nước, món ăn,… Nếu thấy khách không thoải mái khi dùng, dùng ít hoặc thậm chí, không dùng đồ ăn, thức uống, cần lịch sự hỏi thăm về chất lượng. Sau đó, linh hoạt xử lý hoặc báo quản lý nếu sự cố nằm ngoài tầm kiểm soát.
• Xin phép khách để dọn bớt những thứ không cần thiết sau khi khách đã dùng hết phần order. Xin phép lau dọn nếu bàn bẩn hoặc ướt. Rót thêm trà hoặc nước nếu khách uống còn ít hơn nửa cốc.

3.7. Thanh toán

Có hai phương thức thanh toán hiện nay:

• Khách hàng sẽ ra tận quầy thu ngân để thanh toán. Nhân viên cần nhanh chóng kiểm tra hóa đơn và thông báo số tiền với khách. Ở một số quán cafe thường thanh toán ngay sau khi khách gọi món. Khi khách đưa tiền cần kiểm tra lại số tiền nhận được với khách hàng. Sau đó, thông báo và đưa lại tiền thừa (nếu có).
• Nếu quán cafe áp dụng thanh toán tại bàn thì nhân viên cần đi in hóa đơn và đưa cho khách. Khi khách trả tiền, nhân viên kiểm tra tiền trước mặt khách và xác nhận số tiền đã nhận. Mang tiền đến quầy thu ngân, nhận lại tiền thừa (nếu có) kèm hóa đơn đã thanh toán. Sau đó, kiểm tra lại và gửi trả lại khách. Đồng thời, có thể đề nghị khách vui lòng kiểm tra lại.

3.8. Tiến khách và dọn dẹp lại bàn ăn

• Cảm ơn quý khách đã đến. Mở cửa cho khách (nếu có) và niềm nở hẹn gặp lại khách vào lần tới.
• Dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ khu vực bàn vừa dừng đồ ăn thức uống. Bố trí lại các vật dụng,
• bàn ghế ngay ngắn để đón khách mới.

3.9. Thời gian cuối ca

• Dọn dẹp, vệ sinh, lau chùi lại các khu vực quán như quầy bar, khu vực chế biến, sàn nhà, bàn ghế, nhà vệ sinh, xung quanh quán,…
• Kiểm tra lại số lượng và chất lượng các vật dụng, thiết bị… Sau đó, nhập lại dữ liệu và báo cáo tình hình với quản lý.
• Trước khi ra về, kiểm tra kỹ lưỡng lại các thiết bị điện, khu vực sàn nhà,… Tắt cầu dao và khóa các cửa cẩn thận.

Xem thêm: 

• Mở quán cafe nhỏ cần bao nhiêu vốn? “Giải mã” chi tiết nhất
• Thiết kế menu quán cà phê hút khách với bí kíp này

4. Một số kinh nghiệm phục vụ quán cafe hiệu quả

Để phục vụ hiệu quả, đội ngũ nhân sự là yếu tố cần quan tâm hàng đầu. Do đó, đừng bỏ lỡ những kinh nghiệm phục vụ và xây dựng quy trình chuyên nghiệp cho nhân viên dưới đây nhé!

4.1. Đoàn kết và phát huy tinh thần kết nối giữa các bộ phận

Hầu hết quán cafe thường chuyên biệt hóa nhiệm vụ ở từng bộ phận. Mỗi người sẽ phụ trách những công việc riêng như phục vụ, thu ngân, chế biến… Điều này giúp nhân viên hiểu rõ về công việc của mình cũng như áp dụng chúng thành kỹ năng, kỹ xảo.
Tuy nhiên, không có nghĩa là ai làm việc nấy. Điều này rất dễ dẫn đến tình trạng trì trệ và thiếu kết nối giữa các nhân viên. Mà yếu tố tiên quyết để hoạt động theo quy trình là sự kết hợp và hỗ trợ. Do đó, khi khách quá đông, nhân viên ở các bộ phần cần hỗ trợ linh hoạt lẫn nhau để đảm bảo hiệu quả công việc. Chưa kể, còn giúp nâng cao sự đoàn kết và gắn kết tình đồng đội.

4.2. Thái độ phục vụ chuyên nghiệp

Thái độ phục vụ của nhân viên là yếu tố then chốt để khách hàng quyết định quay lại quán của bạn hay không. Nó trở thành thước đo cho sự thành công của quán café. Công việc dịch vụ này được ví như “làm dâu trăm họ”. Bởi bạn cần làm hài lòng mọi đối tượng khách hàng với độ tuổi, giới tính, công việc và tính cách khác nhau.
Do đó, không phải ai cũng dễ tính và thoải mái. Và đương nhiên, khó tránh khỏi những lời chê bai, than phiền. Khi đó, bạn cần giữ bình tĩnh, luôn tôn trọng, lịch sự và thiện chí để giải quyết. Đặc biệt là không nên đôi co, khiến khách hàng càng tức giận. Nó sẽ khiến hình ảnh, thương hiệu của quán cafe xấu đi. Đừng quên nhờ đến quản lý khi sự việc ngoài tầm kiểm soát.

4.3. Thấu hiểu và xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Để nhân viên phục vụ hiệu quả thì trước hết, họ phải thấu hiểu được tinh thần và hình ảnh quán đang xây dựng. Nhân viên chính là hình ảnh phản chiếu của quán cafe. Do đó, họ phải hiểu và thực hiện đúng quy trình đã được quy chuẩn hóa. Sự thống nhất không những thể hiện đẳng cấp và chuyên nghiệp cho quán. Nó còn là phương thức hiệu quả để lan tỏa những giá trị và thực hiện sứ mệnh của mình với khách hàng.

4.4. Cầu tiến và kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt

Tinh thần cầu tiến và ham học hỏi là điều bất kỳ ai cũng đều muốn có ở nhân viên. Công việc bận rộn khiến không phải quán nào cũng có thể thường xuyên training, đào tạo. Do đó, nhân viên cần chủ động trau dồi kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ. Đặc biệt là kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt và chỉn chu. Sự tiến bộ của nhân viên sẽ dẫn đến khả năng thành công cao cho mô hình kinh doanh.

4.5. Làm chủ công nghệ hiện đại hiện nay

Tối ưu hóa quy trình phục vụ và hoạt động kinh doanh là điều vô cùng cần thiết. Để làm được điều đó, rất nhiều quán cafe đã tận dụng hiệu quả những phần mềm ứng dụng hiện nay. Chẳng hạn như phần mềm quản lý nhà hàng, order, thanh toán, nhập và xử lý dữ liệu nguồn hàng, doanh thu,… Do đó, nhân viên cần nắm bắt được cách sử dụng các công nghệ đó. Đồng thời, vận dụng linh hoạt để phát huy tối đa hiệu quả và hạn chế sai sót nhất.

4.6. Một số yêu cầu khác cần có của nhân viên phục vụ

Ngoài một số khía cạnh trên, nhân viên cũng cần đáp ứng một số yêu cầu sau:

• Chỉn chu, gọn gàng trong đầu tóc, trang phục, đồng phục (nếu có).
• Tập trung, nhiệt tình trong công việc.
• Luôn tôn trọng, cư xử lịch sự, lễ phép và niềm nở với khách hàng.
• Nắm bắt đầy đủ và chính xác một số thông tin cơ bản về quán, menu, các món ăn, các khu vực và một số trường hợp cần lưu ý.

Trên đây là những thông tin chia sẻ về quy trình phục vụ quán cafe. Hy vọng, mọi người sẽ có được cái nhìn trực quan hơn về một quy trình phục vụ chuyên nghiệp. Cũng chính là yếu tố cốt lõi để nâng cao danh tiếng và vị thế thương hiệu. Nhà Hàng Số, trang thông tin hữu ích và uy tín với những cập nhật mới nhất về tình hình khởi nghiệp.