Quản lý vận hành là gì? Ý nghĩa quản lý vận hành trong doanh nghiệp

Quản lý vận hành là gì? Khám phá chức năng, tầm quan trọng, nguyên tắc và các bước xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp hiện nay.

Mọi doanh nghiệp bất kể quy mô hay ngành nghề đều cần quản lý vận hành. Có như vậy mới thúc đẩy lợi nhuận và giành được lợi thế cạnh tranh. Quản lý vận hành chính là chiếc chìa khóa thành công cho doanh nghiệp. Nhưng quản lý vận hành là gì? Tầm quan trọng, nguyên tắc và các bước xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp hiện nay như thế nào? Thách thức đặt ra cũng như sự khác biệt giữa quản lý vận hành và quản lý chuỗi cung ứng? Hãy cùng Nhà Hàng Số khám phá trong bài viết này nhé.

1. Quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành là lập kế hoạch, tổ chức và giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mục đích là tối đa hóa hiệu quả và đảm bảo các quy trình đang tạo ra giá trị. Nó liên quan đến việc chuẩn bị và giám sát các hoạt động biến các tư liệu sản xuất như lao động, thiết bị và nguyên liệu thô thành hàng hóa và dịch vụ.
Các nhà quản lý vận hành làm việc để đảm bảo công ty đạt được lợi nhuận cao nhất. Họ đạt mục tiêu bằng cách cân đối cẩn thận giữa chi phí và doanh thu. Nhà quản lý hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác. Thông qua đó, tăng năng suất, sản phẩm chất lượng cao và đảm bảo khách hàng hài lòng.

2. Chức năng của quản lý vận hành

Sau khi giải thích quản lý vận hành là gì, Nhà Hàng Số tiếp tục đưa ra 5 chức năng của quản lý vận hành đối với doanh nghiệp:

2.1. Tài chính

Dự toán tài chính trong quản lý vận hành có thể giúp doanh nghiệp hoạch định các cơ hội khác nhau ví dụ như giảm giá sản phẩm và bán sản phẩm với chi phí thấp hơn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Các nhà quản lý đảm nhận danh mục đầu tư này phải ghi nhớ rằng tài chính không được đầu tư vào bất kỳ nhiệm vụ không hiệu quả nào. Ngoài ra, phải đảm bảo rằng phân bổ tài chính được sử dụng theo cách tốt nhất có thể để mang lại Lợi tức đầu tư (ROI) hiệu quả hơn.

2.2. Chiến lược

Lập kế hoạch, chiến lược cho các hoạt động thường ngày là chức năng chính của quản lý vận hành. Một chiến lược tốt có thể giúp đáp ứng đúng thời hạn và mục tiêu sản xuất của tổ chức.
Vai trò của người quản lý vận hành là đưa ra các chiến lược và kế hoạch hiệu quả để hợp lý hóa quy trình ngay từ khi tìm nguồn cung ứng cho đến khi giao hàng để tránh những rắc rối và nhầm lẫn. Nơi các chiến lược có thể được đưa ra có thể là bán hàng, quản lý tài nguyên, thiết kế,…
Ngay từ việc tìm nguồn nguyên liệu thô cho đến lắp ráp và phân phối thiết bị, mỗi bước đều rất quan trọng. Ở bất kỳ bước nào của quy trình, nếu có bất kỳ sự chậm trễ hoặc sai lệch thì toàn bộ quy trình sẽ đi vào bế tắc vì nó phụ thuộc lẫn nhau.

2.3. Thiết kế sản phẩm

Sự chuyển đổi trong công nghệ đã trở thành một lợi ích cho các doanh nghiệp. Vì nó giúp quá trình bán hàng trở nên suôn sẻ hơn. Một trong những trách nhiệm chính của bộ phận quản lý vận hành là đảm bảo rằng sản phẩm được thiết kế tốt, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cũng phù hợp với xu hướng thị trường hiện tại.
Ngoài ra, các sản phẩm và dịch vụ hiện có trên thị trường có thể cản trở tiến độ của các sản phẩm mới. Do đó, nhà quản lý vận hành phải ghi nhớ để đưa ra một thiết kế sản phẩm hiệu quả thu hút số đông và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

2.4. Dòng quy trình công việc

Phải mất một lượng công việc đáng kể để biến nỗ lực và nguồn lực của con người thành các sản phẩm khả thi. Nhà quản lý vận hành phải đảm bảo rằng nguồn nhân lực được định hướng đúng đắn để đạt được hiệu suất tối đa.
Cho dù một nhân viên có kinh nghiệm và hiểu chuyên môn đến đâu thì việc giao cho họ nhiệm vụ phù hợp là trách nhiệm của người quản lý vận hành. Người quản lý phải xác định nhân tố nào có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.

2.5. Chất lượng sản phẩm

Xem thêm:

• Quản lý sản xuất là gì? Những kỹ năng của người quản lý sản xuất
• Kinh doanh hệ thống là gì? Các mô hình kinh doanh hiệu quả

Một điều khác mà nhà quản lý vận hành phải chú ý đến là đảm bảo chất lượng. Người tiêu dùng thời hiện đại quan tâm đến chất lượng của sản phẩm hơn là giá cả. Do đó, người quản lý vận hành phải đảm bảo rằng sản phẩm đạt chất lượng hàng đầu.
Chất lượng là một trong những khía cạnh chính của sản phẩm và nó quyết định giá trị thương hiệu. Người quản lý vận hành phải đưa sản phẩm đã phát triển qua các quy trình và kịch bản thử nghiệm khác nhau để đảm bảo rằng sản phẩm chịu được thử thách của thời gian và các môi trường/bối cảnh khác nhau.

3. Tầm quan trọng của quản lý vận hành

Quản lý vận hành là hoạt động cần thiết trong mọi tổ chức. Nó đóng vai trò là “phòng máy” của doanh nghiệp. Sự thành công của một doanh nghiệp phụ thuộc vào cách nó được quản lý vận hành hiệu quả.
Để các tổ chức có thể cạnh tranh trong một thị trường nhiều biến động, các nhà quản lý vận hành phải tối đa hóa năng suất, hiệu quả và lợi nhuận. Ba điều này rất cần thiết cho sự sống còn của doanh nghiệp. Quản lý vận hành có thể giúp tổ chức của bạn đạt được:

3.1. Đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Quản lý vận hành hiệu quả sẽ đảm bảo rằng các sản phẩm được sản xuất và dịch vụ được cung cấp đạt chất lượng cao. Đơn vị quản lý vận hành kiểm tra độ bền và độ tin cậy của mọi sản phẩm trước khi đưa đến tay người tiêu dùng.

3.2. Sự hài lòng của khách hàng

Một cách để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng là cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng. Công việc của người quản lý vận hành là đảm bảo rằng sản phẩm có chất lượng cao và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Ngoài ra cũng phải đảm bảo khách hàng được chăm sóc với dịch vụ tốt nhất. Với tất cả những điều này, thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng cũng như làm tăng uy tín doanh nghiệp.

3.3. Nâng cao năng suất

Quản lý vận hành hiệu quả cải thiện năng suất của toàn bộ doanh nghiệp. Nó đảm bảo rằng tất cả các nguồn lực (từ nguyên liệu thô đến nguồn nhân lực) được sử dụng hợp lý trong quá trình sản xuất. Kết quả của việc này là tăng năng suất.

3.4. Tạo lợi thế cạnh tranh

Quản lý vận hành hiệu quả mang lại cho bạn lợi thế so với đối thủ cạnh tranh. Nếu quản lý vận hành được thực hiện thành công, doanh nghiệp sẽ có đầu ra tốt hơn. Điều đó có nghĩa là sản phẩm và dịch vụ của bạn sẽ trở nên phù hợp hơn với thị trường. Điều này giúp tổ chức của bạn có thể nổi bật so với đối thủ cạnh tranh và thu hút được nhiều khách hàng mới.

3.5. Giảm chi phí hoạt động

Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ sẽ giảm đáng kể khi hiệu suất, chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng được tối đa hóa một cách thỏa đáng. Giảm chi phí hoạt động dẫn đến tăng doanh thu và giảm chất thải. Chỉ quản lý vận hành hiệu quả mới có thể thực hiện điều này.
Ngoài những điều kể trên, quản lý vận hành cũng giúp thúc đẩy tiến bộ khoa học công nghệ trong một doanh nghiệp, đảm bảo rằng có các quy trình hoạt động chính xác và tăng lợi nhuận.

4. Yếu tố quan trọng để xây dựng quy trình quản lý vận hành hiệu quả

Để vận hành tối ưu, nhà quản lý cần thiết kế quy trình cân bằng giữa các yếu tố:

• Xây dựng các quy trình, chính sách vận hành chi tiết, cụ thể

Để hệ thống tổ chức được vận hành trơn tru, chiến lược phải được hoạch định rõ ràng. Bên cạnh đó đảm bảo liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban.

• Ứng dụng công nghệ vào hoạt động

Với tốc độ phát triển nhanh chóng, công nghệ bắt đầu len lỏi vào mọi ngóc ngách của các doanh nghiệp. Nó mang lại những thuận lợi vô cùng to lớn trong hoạt động sản xuất sản phẩm và dịch vụ của các tổ chức.

• Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả

Đây là nguồn lực không thể thiếu trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng quyết định sự thành công của bộ máy điều hành. Vì vậy, nhà quản lý cần dùng đúng người, phân bổ công việc đúng chỗ, tạo điều kiện để nhân viên nâng cao năng lực.

5. Các bước xây dựng quy trình quản lý vận hành cho doanh nghiệp

Dưới đây, Nhà Hàng Số chia sẻ và phân tích về quy trình quản lý vận hành cho doanh nghiệp bao gồm 5 bước.

5.1. Design (Thiết kế quy trình vận hành)

Xác định mục tiêu công việc. Đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho tổ chức. Kết quả sẽ đạt được sau mỗi quý, 1 năm, 5 năm…
Áp dụng mô hình 5W1H để xác định nhiệm vụ:

• Why: Tại sao nhà quản lý phải xây dựng quy trình quản lý vận hành?
• What: Công việc là gì, các bước thực hiện?
• Where: Các công việc này sẽ được triển khai ở đâu, ở bộ phận nào?
• When: Thực hiện kế hoạch khi nào, trong bao lâu và bao giờ hoàn thành?
• Who: Ai phụ trách và ai là người điều hành cuối cùng?
• How: Thực hiện công việc đó như thế nào?

Áp dụng mô hình 5M để xác định nguồn lực hiệu quả:

• Man: Cần bao nhiêu nhân viên thực hiện? Họ cần những kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ nào để đáp ứng nhu cầu công việc?
• Money: Chi phí chuẩn bị cho kế hoạch là bao nhiêu, chi phí dự phòng nếu có phát sinh?
• Material: Để kế hoạch được thực hiện thì nguyên vật liệu là gì? Công cụ hỗ trợ là gì? Nhà cung cấp là ai?
• Machine: Máy móc và công nghệ nào sẽ phục vụ cho việc thực hiện kế hoạch?
• Method: Nhà quản trị sẽ áp dụng phương pháp nào để quá trình vận hành diễn ra suôn sẻ?

Xem thêm:

• Deputy là gì? Những yếu tố cần có của một nhà quản lý tương lai
• Cross sale là gì? Cách tăng doanh thu với chiến lược cross sale hiệu quả

5.2. Modelling (Mô hình hóa quá trình quản lý vận hành)

Nếu nhà quản lý muốn quá trình này diễn ra nhanh hơn thì cần phải xây dựng mô hình. Điều này nhằm đảm bảo các quản lý cấp dưới, thậm chí là nhân viên khi nhìn vào sẽ cảm thấy dễ hiểu, có thể hình dung ngay các bước, nhiệm vụ của mình trong giai đoạn vận hành.
Ngoài ra, khi thiết kế được mô hình rõ ràng, doanh nghiệp sẽ hạn chế gặp phải những rắc rối hay sai sót không đáng có do sự chồng chéo, chưa liên kết chặt chẽ trong công việc của nhân viên và các bộ phận liên quan.

5.3. Executive (Thực hiện quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp)

Đây là giai đoạn vô cùng quan trọng quyết định kết quả của quá trình quản lý vận hành. Nhân viên phải liên tục cập nhật tiến độ, lưu trữ dữ liệu giúp nhà quản trị kịp thời theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả hoạt động.

5.4. Monitoring (Giám sát và đánh giá quá trình)

Một doanh nghiệp có thể phát triển nhờ quy trình vận hành hiệu quả. Nhưng cũng có thể dậm chân tại chỗ khi quy trình bị lãng quên, không theo sát từ trên xuống. Do đó, nhà quản trị phải liên tục cập nhật tình hình, theo dõi và đánh giá quy trình có hiệu quả hay không, còn sai sót ở đâu để có những hành động tốt hơn cho bước tiếp theo.
Với trong sự phát triển của công nghệ hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến các nền tảng hỗ trợ quản lý. Điều này giúp nhà quản trị vận hành quy trình một cách suôn sẻ.

5.4. Optimization (Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình)

Đây là bước không thể thiếu đối với một tổ chức muốn xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả. Điều này phụ thuộc vào tư duy của nhà quản trị nhưng lại chịu ảnh hưởng bởi kết quả thực hiện của nhân viên. Do đó, cần có sự phối hợp và thấu hiểu giữa nhân viên và nhà quản trị để đạt được kết quả đồng nhất, giúp điều chỉnh quy trình, kế hoạch tối ưu nhanh chóng và đạt hiệu quả như mong đợi.

6. Các nguyên tắc quản lý vận hành

• Thực tế: Quản lý vận hành nên tập trung vào vấn đề, thay vì các kỹ thuật. Bởi vì không có công cụ nào tự nó sẽ đưa ra giải pháp.

• Tổ chức: Các quy trình trong chuỗi hoạt động phải được kết nối với nhau và nhất quán.

• Quy tắc cơ bản: Áp dụng quy tắc Pareto. 80% thành công đến từ việc duy trì các quy trình hiện tại, 20% đến từ việc áp dụng các kỹ thuật mới.

• Trách nhiệm giải trình: Người quản lý cần đặt ra các quy tắc. Bên cạnh đó còn phải xác định trách nhiệm của cấp dưới và thường xuyên kiểm tra. Có như vậy, người lao động mới nỗ lực hết mình.

• Sự khác biệt: Ý tưởng mới, mô hình mới và quy trình mới sẽ luôn là một phần trong bản kế hoạch công việc của nhà quản lý vận hành.

• Tìm ra nguyên nhân gốc rễ: Tìm ra nguyên nhân gây ra vấn đề ngay từ đầu và ngăn không cho nó tái diễn.

• Quản lý niềm đam mê: Niềm đam mê của nhân viên có thể là động lực chính cho sự phát triển của công ty. Nó có thể được các nhà quản lý tạo ra nếu niềm đam mê không có một cách tự nhiên.
• Khiêm tốn: Nhà quản lý nên thừa nhận những hạn chế của mình và khiêm tốn tìm kiếm sự giúp đỡ khi cần thiết.
• Thành công: Làm cho khách hàng hài lòng và giữ số lượng khách hàng trung thành cao là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.

• Thay đổi: Sẽ luôn có những lý thuyết và giải pháp mới. Nhà quản lý vận hành không nên cố chấp mà hãy đón nhận sự thay đổi.

7. Những thách thức trong quản lý vận hành

Những thách thức quản lý vận hành phổ biến bao gồm:

• Hoạt động toàn cầu: Chuỗi cung ứng toàn cầu thách thức hoạt động quản lý vận hành. Phải luôn cập nhật xu hướng thị trường toàn cầu và đạt được hiệu quả trong môi trường quốc tế.

• Công nghệ tiên tiến: Những tiến bộ trong công nghệ tiếp tục làm tăng độ phức tạp của kỹ thuật trong ngành này. Các nhà quản lý yêu cầu phải có trình độ kỹ thuật và chuyên môn quản lý thông tin.

• Quản lý thời gian: Các vấn đề về quản lý vận hành phát sinh từ nhiều nơi. Nhưng thách thức thường gặp nhất là việc phân bổ thời gian không hiệu quả. Nguyên nhân là do các yếu tố như thiếu lao động gây ra.

• Sự bền vững: Các quy định pháp lý ngày càng được siết chặt và tình trạng thiếu hụt nguồn lực thách thức các nhà quản lý vận hành trong việc tìm ra phương pháp bền vững hướng đến môi trường hoạt động trong tương lai.

8. Sự khác biệt giữa quản lý vận hành và quản lý chuỗi cung ứng

9. Tổng kết

Bài viết trên đã giúp các bạn tìm hiểu về quản lý vận hành là gì cũng như tầm quan trọng, các bước xây dựng quy trình quản lý vận hành trong doanh nghiệp. Hy vọng bài viết của chúng tôi sẽ giúp ích phần nào đó cho các bạn. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo của Nhà Hàng Số tại chuyên mục Thuật ngữ kinh doanh để có thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!