Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel – Chi tiết lãi lỗ

Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel gồm những hạng mục nào? Tại sao phải có bước này nhà hàng mới kinh doanh thành công?

Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel là một trong những khâu vô cùng quan trọng đảm bảo việc cân đối trong kinh doanh được thành công và hiệu quả. Để xây dựng và đi vào vận hành nhà hàng, xây dựng dự toán chi phí mở nhà hàng bằng excel là không thể thiếu. Bởi đây không đơn thuần là những con số mà còn là những khoản thu chi chi tiết, chi phí dự trù cho suốt dự án khởi nghiệp.
Mục tiêu lý tưởng của dự toán chi phí là nghiên cứu xem mặt hàng kinh doanh có khả năng thu lời cao không? Đồng thời, cho chủ doanh nghiệp những lựa chọn phù hợp nhưng mang về hiệu quả kinh tế nhất. Dự toán chi phí kinh doanh giúp nhà kinh doanh đưa ra được giá bán phù hợp trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.

1. Dự toán chi phí là gì?

Dự toán chi phí (Cost Estimate) là bước ước lượng, tính toán các chi phí cần có để thực hiện một kế hoạch kinh doanh, sản xuất nhất định. Khi bắt đầu một công việc cần đến nguồn vốn lớn, cần có dự đoán chi phí để cân đối nguồn vốn hiện có với thực tế kinh doanh.

Dự toán chi phí chi tiết, cụ thể và sát nhất với giá thị trường sẽ có sự chuẩn bị nhất định đối với nguồn vốn. Từ đó, chi phí bỏ ra sẽ tiết kiệm nhất có thể. Khi đã trải qua bước dự toán chi phí trước kinh doanh, có nghĩa bạn đã hiểu rõ về thị trường, vật dụng, trang thiết bị. Bước này đòi hỏi cần có quá trình tìm hiểu cẩn thận và nghiên cứu chi tiết. Hoàn thành bước này chứng tỏ bạn đã sẵn sàng về vốn kiến thức để kinh doanh.

2. Tại sao nên trải qua bước lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel?

Để kinh doanh nhà hàng đòi hỏi phải có nguồn vốn để chi tiêu các khoản kinh phí. Tuy nhiên, nếu quản lý nguồn vốn không hợp lý sẽ dễ dàng dẫn đến tình trạng thất thoát và không cân đối chi tiêu. Điều đó gây ra tình trạng lãng phí trong kinh doanh, thâm hụt ngân sách và nhiều vấn đề khác.

Do đó, có một bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel nhằm mục đích kiểm soát nguồn vốn là điều quan trọng. Lợi ích của việc làm này cụ thể như sau:

• Lên danh sách những công đoạn cần giải quyết khi kinh doanh nhà hàng
• Xác định số vốn đầu từ khi bắt đầu kinh doanh
• Xác định được nguồn chi phí cố định phải chi trả hàng tháng
• Xác định các khoản phí phát sinh để dự phòng

3. Các chi phí cố định trong bảng dự toán chi phí nhà hàng excel

Tùy vào loại hình nhà hàng bạn muốn kinh doanh, mặt hàng, diện tích, quy mô nhà hàng sẽ có bảng dự toán chi phí khác nhau. Thông thường chi phí sẽ được chia thành chi phí cố định và chi phí lưu động. Về chi phí cố định:

3.1. Chi phí mặt bằng

Chi phí mặt bằng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của việc kinh doanh. Chi phí mặt bằng của một nhà hàng dao động từ 150-250m2. Mặt bằng gồm ba không gian chính: không gian phục vụ, không gian nhà bếp và không gian để xe.
Tùy theo mô hình kinh doanh,số lượng khách hàng, tính chất, quy mô nhà hàng, bạn sẽ lựa chọn diện tích phù hợp. Giá cả thuê mặt bằng cũng phụ thuộc vào các yếu tố: vị trí địa lý, khu vực mặt đường, giao thông, … Chi phí mặt bằng ở khu vực trung tâm sẽ chuộng khách hơn ở vị trí không gian hẹp nhưng chi phí sẽ đắt đỏ hơn.

Địa điểm kinh doanh không chỉ đắc địa ở chỗ mặt đường, đông dân cư mà phải tập trung và dễ dàng tiếp cận nhóm khách hàng tiềm năng. Phần chi phí mặt bằng sẽ chiếm khoảng 25% chi phí vốn đầu tư ban đầu. Khi đóng chi phí mặt bằng, bạn nên dự trù và ký hợp đồng+đặt cọc từ 6 tháng – 12 tháng. Khi ký hợp đồng, nên ký hợp đồng ít nhất 3 năm. Bởi đây là thời gian đủ để hoạt động kinh doanh phát triển ổn định và thu lời.

3.2. Chi phí thiết kế nội thất, không gian nhà hàng

Sau bước tìm chi phí mặt bằng, bước tiếp theo, bạn cần trang trí nội thất nhà hàng. Trang thiết bị và nội thất nhà hàng cần thống nhất và đồng bộ với thương hiệu nhà hàng. Đối với quán kinh doanh nhỏ, có thể chỉ cần dọn dẹp sạch sẽ và sắm sửa. Nhưng đối với mô hình lớn, cần sơn sửa lại nhà hàng cho đẹp mắt và phù hợp.
Bạn cần dự trù khoảng 5-10% chi phí trong tổng chi phí nhà hàng. Sau khi thiết kế hoặc có ý tưởng thi công nội thất nhà hàng, bạn tiếp tục tìm đến những đơn vị cung ứng trang thiết bị, nội thất và trang trí cho nhà hàng. Cần tìm một nơi uy tín, đảm bảo chất lượng để tránh lãng phí về sau.
Tùy vào nguồn vốn bạn có, cần cân đối chi tiêu để không chiếm quá nhiều tiền tránh lãng phí. Bạn có thể lựa chọn mua ở trên các sàn thương mại điện tử, cũng có thể mua các trang thiết bị thanh lý trên các hội nhóm thanh lý đồ cũ. Tuy nhiên, cần lưu ý về chất lượng và tính đồng bộ thương hiệu. Không nên vì quá rẻ mà lựa chọn thiết bị không đồng nhất gây rối mắt, kém thẩm mỹ.

3.3. Chi phí trang thiết bị nhà hàng

Trang thiết bị nhà hàng là khoản chi phí bắt buộc tiếp theo trong bảng bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel. Bạn cần phải lên danh sách các vật dụng, trang thiết bị cần thiết trong khu vực nhà bếp và khu vực phục vụ. Các trang thiết bị này càng chi tiết càng tốt, giá cả cụ thể, sát với thực tế. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng đảm bảo chi phí cần thiết và không bị thâm hụt ngân sách.

Chi phí trang thiết bị nhà hàng nên giữ ở mức dưới 25% tổng số vốn. Tuy theo mô hình bạn muốn kinh doanh, bạn cần lên danh sách những vật dụng phù hợp: lò nướng, bếp nướng, bếp từ, nồi chiên, máy rửa bát,…

3.4. Phần mềm quản lý nhà hàng

Phần mềm quản lý nhà hàng là chi phí nên có trong giai đoạn hiện nay. Phần mềm quản lý nhà hàng có vai trò hỗ trợ quá trình kinh doanh hiệu quả hơn, xử lý các nghiệp vụ bán hàng và quản trị chuyên nghiệp hơn. Phần mềm này giúp bạn quản lý và tiết kiệm được nguồn nhân lực, chi phí và thời gian. Bạn có thể giảm thiểu sự thất thoát và gian lận không đáng có trong quá trình kinh doanh.

Tính năng của phần mềm này rất tiện lợi. Cụ thể như quản lý đơn hàng, chấm công của nhân viên, theo dõi doanh thu của quán, chi phí nguyên vật liệu,…
Xem thêm:

• Mở một nhà hàng cần bao nhiêu tiền? Chi phí chi tiết nhất
• Kế hoạch kinh doanh nhà hàng chi tiết từ A-Z

3.5. Chi phí nguyên liệu kinh doanh nhà hàng

Chi phí này dao động lớn nhỏ theo loại hình kinh doanh mà bạn định hướng. Tùy vào đó là nhà hàng món Á, món u, buffet hoặc đồ nướng,… Cách tính nguyên liệu phải kèm theo giá COST. Thông thường, tùy vào loại hình kinh doanh sẽ có cách tính COST khác nhau. Hầu hết sẽ được tính theo công thức sau: Nguyên liệu cấu thành món ăn/35×100. Vì vậy, nguyên liệu của bạn chỉ được phép giao động từ 30-35%.
Để tiết kiệm chi phí, chủ nhà hàng phải chú trọng đến khu bảo quản, chế biến nguyên liệu đầy đủ. Điều này sẽ tránh được thực phẩm bị hỏng gây thất thoát. Khu bảo quản nhà hàng nên có hệ thống đông đá, làm lạnh phù hợp với từng nhóm nguyên liệu. Bên cạnh đồ ăn, đồ uống cũng là khoản chi phí cần đầu tư. Bởi đây cũng là hạng mục thu hút khách hàng đến với nhà hàng.

Khi lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel, cần có khoản dự trữ nguyên liệu và đồ uống. Bình quân chi phí cho nguồn dự trữ này sẽ khoảng 10-20 triệu đồng/tháng. Một tips nhỏ cho người mới kinh doanh là nên dành thời gian tìm một nhà phân phối nguyên vật liệu thật uy tín và đảm bảo, giá cả hợp lý. Điều này về lâu dài sẽ tiết kiệm cho bạn kha khá chi phí giúp bạn tối đa hóa lợi nhuận. Chi phí nguyên vật liệu nhà hàng chỉ được phép nằm trong tối đa 10% số vốn của nhà hàng.

3.6. Chi phí Marketing nhà hàng

Chi phí marketing không thể thiếu trong kinh doanh nhà hàng, đặc biệt là nhà hàng lớn. Chi phí marketing phải chia thành nhiều giai đoạn. Giai đoạn trước khai trương, sau khai trương và lâu dài. Có nhiều hình thức để marketing, từ truyền thống đến online trên nền tảng mạng xã hội.
Chi phí để phát tờ rơi, quảng cáo và treo banner sẽ khoảng từ 5-10 triệu đồng. Đối với hình thức quảng cáo trên nền tảng mạng xã hội, chi phí khoảng 15-30 triệu đồng/ tháng là bình thường. Bạn cũng có thể thuê KOLs về để quảng bá cho nhà hàng. Tuy nhiên, chi phí này sẽ tương đối lớn, tùy và tên tuổi và độ phủ sóng của KOLs.

Lập những kênh fanpage của nhà hàng, cung cấp những hình ảnh, những kiến thức về nhà hàng là một ý tưởng hay ho. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt bài qua báo chí/pr. Dù chi phí hoạt động marketing như thế nào, cũng không được quá 5-7%.

3.7. Chi phí nhân viên

Kinh doanh nhà hàng có quy mô lớn cần có nhiều nhân viên phục vụ để đảm bảo nhà hàng hoạt động được trơn tru. Ví dụ, với một nhà hàng phục vụ từ 75-100 thực khách, bạn cần có hai người đầu bếp chính. Bạn cần có 4 phụ bếp và khoảng 5-10 nhân viên phục vụ. Khu vực thu ngân cần có 1-2 người, 1 quản lý, 1-2 bảo vệ để đảm bảo việc bảo vệ tài sản cho khách hàng. Bình quân mỗi người khoảng 6-7 triệu/tháng. Như vậy, mỗi tháng bạn sẽ mất từ 150-170 triệu tiền lương cho nhân viên.

Tùy vào quy mô và loại hình kinh doanh, bạn phân phối nhân viên hợp lý. Tuy nhiên, đối với bếp trưởng, quản lý nhà hàng cần lựa chọn người đáng tin cậy, có chuyên môn về lĩnh vực kinh doanh. Điều này đảm bảo độ uy tín và chất lượng của nhà hàng. Đặc biệt, đây là cánh tay đắc lực của chủ nhà hàng. Thiếu họ, nhà hàng không thể hoạt động trơn tru được.
Đối với nhóm nhân viên phục vụ và phụ bếp, bạn có thể tuyển người làm theo ca để tiết kiệm chi phí tối đa. Đặc biệt, sinh viên là những người có nhu cầu tìm việc cao và có ý thức tốt. Đây là một thị trường tiềm năng để bạn tuyển nhân viên.

3.8. Chi phí duy trì

Thực tế, việc kinh doanh nhà hàng không thể có lời trong thời gian đầu. Bạn phải chấp nhận một tháng đầu hòa vốn, thậm chí có thể bị lỗ. Nên bạn phải có chi phí dư ra để duy trì hoạt động một cách hợp lý. Để đảm bảo nhà hàng có thời gian thích ứng với thị trường, bạn cần một “gói bảo hiểm” duy trì hoạt động trong thời gian đầu. Ít nhất bạn phải có một khoản chi phí dự trù từ 4-6 tháng để chi trả cho nguyên vật liệu, nhân viên, chi phí điện nước,…

Ở giai đoạn đầu, khách hàng chưa biết nhiều đến thương hiệu của bạn. Bạn cần đẩy mạnh quảng cáo bằng các chương trình khuyến mãi, đảm bảo chất lượng món ăn và phục vụ,… Như vậy có thể sớm kéo về lượng khách hàng tiềm năng cho nhà hàng nhanh nhất.

3.9. Chi phí thủ tục đăng ký kinh doanh

Trong lĩnh vực nhà hàng – dịch vụ, có hai hình thức kinh doanh chính. Đó là kinh doanh hộ cá thể và kinh doanh theo doanh nghiệp. Để con đường kinh doanh được pháp luật bảo hộ, bạn cần đăng ký giấy phép kinh doanh.

Mỗi mô hình kinh doanh sẽ có những yêu cầu về giấy tờ kinh doanh khác nhau. Để tránh bị thiếu hồ sơ đăng ký kinh doanh hoặc bị trả về vì chưa đúng, cần chuẩn bị đầy đủ thủ tục theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ đăng ký kinh doanh gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh (Theo mẫu)
• Bản photo giấy tờ tùy thân của cá nhân tham gia thành lập doanh nghiệp (Công chứng)

Vị trí nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh: UBND quận/huyện nơi đặt trụ sở kinh doanh
Thời hạn trả lời hồ sơ: 3 – 5 kể từ ngày nộp hồ sơ trong trường hợp hồ sơ hợp lệ
Trường hợp không hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm thông báo văn bản về những hồ sơ, thủ tục còn thiếu để bổ sung và hoàn thiện.

4. Chi phí phát sinh

Bên cạnh các chi phí cố định, chủ nhà hàng cần có khoản kinh phí phát sinh trong trường hợp cần thiết. Các chi phí này có thể không phải chi trả, nhưng trong một số trường hợp nhất định phải tính vào.
Cụ thể, đó có thể là các loại thuế cần đóng nộp, chi phí khi trang thiết bị bị hỏng hóc, chi phí “tạo lập mối quan hệ”,… Đây là những chi phí không thể dự trù trước. Bạn có thể cân đối theo tình hình kinh tế và nơi bạn kinh doanh. Địa bàn hoạt động cần phải có những khoản phí không tên. Chỉ khi bước vào hoạt động, những khoản phí đó mới xuất hiện. Những khoản phí này giúp bạn “ổn định và yên tâm làm ăn”.

Tuy nhiên, khoản phí này chỉ được chiếm khoảng 2-3%. Nếu nhiều hơn sẽ ảnh hưởng đến các khoản chi phí khác của bạn.

5. Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng Excel

Bên cạnh phần mềm quản lý nhà hàng, bạn cần trang bị cho mình bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel để dễ dàng quản lý nguồn thu chi của nhà hàng.
Excel là công cụ tính toán, thống kê tiện dụng, thiết thực và phù hợp. Bạn cần cài đặt và quản lý bảng chi phí này một cách hiệu quả và công khai. Đây là các chi phí thể hiện sự minh bạch của hoạt động kinh doanh của quán.

Quản lý bằng excel còn tránh được việc thất thoát không đáng có trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, có một điều lưu ý là bạn cần làm chủ công cụ này. Khi thiết lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel, cần đảm bảo các chi phí chi tiết, cụ thể và rõ ràng nhất. Các khoản chi phí phải đảm bảo trung thực.
Tham khảo bảng dự toán chi phí nhà hàng bằng Excel tại đây.
Xem thêm:

• Kế hoạch khai trương nhà hàng đầy đủ và chi tiết nhất
• Mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel dành cho nhà hàng mới nhất

6. Tổng kết

Bài viết trên đây đã thiết lập bảng dự toán chi phí mở nhà hàng excel cần thiết khi bắt đầu kinh doanh một nhà hàng. Bước dự toán chi phí này vô cùng quan trọng, là bước khởi đầu cho việc kinh doanh thành công. Khởi nghiệp nhà hàng đòi hỏi nhiều kinh phí lớn, vì vậy, dự trù kinh phí kinh doanh là bước không thể thiếu tránh thất thoát trong quá trình hoạt động.