Máy POS là gì? Xem ngay TOP các máy POS đem đến sự tiện lợi và giúp quá trình thanh toán được nhanh, gọn, chính xác.
“Máy POS” là một thuật ngữ được dùng để chỉ loại máy thanh toán bằng cách quẹt thẻ. Thông thường, loại máy này được sử dụng phổ biến ở các loại hình kinh doanh như nhà hàng, khách sạn… Nếu là một nhân viên, chắc hẳn bạn sẽ biết và quan tâm nhiều về máy POS. Trong bài viết này, Nhà Hàng Số sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về máy POS là gì và cách sử dụng loại máy này.
Nội dung
1. Máy POS là gì?
POS là viết tắt của Point Of Sale. Đây là thiết bị được áp dụng cho phương thức thanh toán thẻ. Đối với loại thẻ được chấp nhận, máy sẽ nhận đúng số tiền sau khi nhân viên thao tác với máy. Ngày nay, rất nhiều đơn vị sử dụng máy POS trong thanh toán tại các siêu thị, nhà hàng, quán ăn,…
Máy POS được thiết kế nhỏ gọn, thích hợp cầm tay và tương đối dễ để lắp đặt. Vì vậy các đơn vị kinh doanh ngày càng ưa thích sử dụng để thanh toán dễ dàng và nhanh chóng.
2. Các loại máy POS phổ biến
Máy POS được sản xuất bởi IBM và xuất hiện từ năm 1973. Về cơ bản, loại máy đời đầu chỉ có một màn trắng đen với các nút bấm đơn giản. Bước đột phá và cải tiến nổi bật là vào năm 2000. Các nhà sản xuất nghiên cứu và sử dụng hệ điều hành Windows cho các dòng máy POS của mình.
Đặc biệt, vào 2010 sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ điện toán đám mây thì phần mềm quản lý bán hàng có thể chạy được trên các thiết bị thông minh. Bạn có thể sử dụng trên điện thoại di động hay máy tính bảng và order trực tiếp trên thiết bị. Máy POS sử dụng phổ biến tại nhà hàng, quán cafe, khách sạn….
2.1. SmartPOS
SmartPOS là dòng máy all-in-one, rất phù hợp với các quán ăn và đơn vị kinh doanh nhỏ. Máy được thiết kế nhỏ gọn, vừa trong lòng bàn tay. Thêm đó, máy tích hợp đủ các tính năng cần thiết như in hoá đơn, đọc mã vạch, thanh toán nhanh chóng… Đây chính là thiết bị thanh toán thẻ hiện đại nhất, cho phép thanh toán online qua các loại thẻ như thẻ từ, thẻ chip…
Ưu điểm của dòng máy SmartPOS:
- Hình thức thanh toán đa dạng: máy chấp nhận nhiều loại thẻ khác nhau, đặc biệt còn nhận thanh toán qua ví điện tử, mã QR code.
- Thiết bị nhỏ gọn, dễ sử dụng: máy thiết kế vừa tay cầm và với các chức năng đơn giản, dễ hiểu.
- Áp dụng đa dạng ngành hàng: với các ngành nghề nhà hàng, quán ăn, quán cafe, cửa hàng tiện lợi, siêu thị…
- Bảo mật trong thanh toán: đảm bảo giao dịch được bảo mật và an toàn thông tin tuyệt đối.
2.2. Máy POS quẹt thẻ
Loại máy này được dùng để quẹt thẻ ATM. Đây là dòng máy được cấp trực tiếp từ ngân hàng để đảm bảo tính bảo mật tài khoản. Khi khách hàng thanh toán thì số tiền được chuyển trực tiếp đến số tài khoản của chủ kinh doanh. Ngoài ra, máy POS có mất phí cho mỗi giao dịch được thực hiện. Mức phí này dao động từ 1% đến 1.5% với thẻ nội địa, 1.5% đến 2.5% thẻ quốc tế.
Ưu điểm của máy POS quẹt thẻ:
- Đa dạng hình thức thanh toán: khách hàng có thể sử dụng các phương thức như thanh toán quẹt thẻ, cắm thẻ với các loại thẻ Visa, MasterCard, JCB… Hay bạn có thể thanh toán qua điện thoại với các nền tảng: Apple Pay, Samsung Pay…
- Quản lý nguồn thu chính xác: toàn bộ thông tin số tiền thu được đều chuyển vào số tài khoản chủ sở hữu kinh doanh nên bạn hoàn toàn có thể kiểm tra qua báo cáo giao dịch của ngân hàng.
- Đăng ký miễn phí: ở một số ngân hàng cho phép đăng ký máy POS miễn phí.
2.3. Máy POS bán hàng
Đây là loại máy được tích hợp nhiều tính năng như order, thanh toán hoá đơn, in hoá đơn… Dòng máy này giúp các đơn vị kinh doanh quản lý một cách dễ dàng và thích hợp cho các đơn vị kinh doanh F&B vừa và lớn. Hệ thống máy bao gồm: phần mềm quản lý bán hàng và các thiết bị như: POS thu ngân, máy in hoá đơn, máy quét mã vạch, ngăn đựng tiền mặt…
Ưu điểm của máy POS bán hàng:
- Máy tích hợp đầy đủ tính năng: các tính năng được tích hợp và giúp đơn vị kinh doanh vận hành một cách linh hoạt và hiệu quả.
- Bảo mật thông tin khách hàng: khi khách hàng thanh toán qua máy POS bán hàng sẽ được bảo vệ tuyệt đối, không bị đánh cắp thông tin.
- Quản lý được doanh thu, lượng khách hàng: dòng máy này cho phép sử dụng phần mềm quản lý nên bạn hoàn toàn có thể biết thông tin về tình hình hoạt động và doanh thu tại thời điểm đó.
3. TOP 5 dòng máy POS được sử dụng phổ biến hiện nay
3.1. Máy POS bán hàng PAL-N – POSAPP
Máy POS bán hàng PAL-N là dòng máy của thương hiệu POSAPP sở hữu hai màn hình trước và sau. Màn hình dành riêng cho thu ngân là 15.6 inch và màn hình cho khách hàng là 10.1 inch. Với thiết kế này, nhân viên order có thể tính tiền trực tiếp cho khách hàng và tại vị trí khách hàng đứng cũng tiện theo dõi được thông tin. Thêm nữa, các máy POS PAL-N có thể kết nối với các thiết bị khác như ngăn đựng tiền, máy quét mã vạch…
Ưu điểm của máy POS bán hàng PAL-N:
- Thao tác dễ dàng trên màn cảm ứng: bằng cấu hình dễ nhìn và dễ thao tác giúp nhân viên thực hiện chuyên nghiệp và nhanh chóng.
- Màn hình cảm ứng sắc nét: với màn hình này bạn có thể theo dõi thông tin đơn hàng của mình: tên khách hàng, đơn hàng, giá tiền, thông tin order….
- Tích hợp sẵn máy in: máy in hoá đơn được thiết kế ở thân giúp khách hàng giảm thiểu chi phí.
3.2. Máy POS bán hàng 365T2 – POS365
Dòng máy này của POS365 là lựa chọn tối ưu cho các đơn vị kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ. Với thiết kế màn hình 15.6 inch có độ sắc nét cao và tích hợp nhiều tính năng hiện đại. Máy vvv được xem là sản phẩm hiện đại với sự kết hợp thêm máy in nhiệt bên trong thân. Như vậy, sự kết hợp này giúp đơn vị kinh doanh giảm thiểu chi phí đầu tư.
Ưu điểm của dòng máy POS bán hàng 365T2:
- Hỗ trợ thanh toán qua nhiều phương thức: khách hàng có thể sử dụng các loại thẻ, ví điện tử, quét mã QR code…
- Quản lý hàng tồn kho dễ dàng: doanh nghiệp có thể sử dụng để quản lý lượng hàng đã bán ra và hàng tồn trong ngày, trong quý.
3.3. Máy POS bán hàng iAP200 – IPOS.vn
Các dòng máy bán hàng của IPOS.vn luôn được đánh giá là chất lượng và phù hợp với các đơn vị kinh doanh F&B. Máy tính tiền VVV được thiết kế đẹp mắt và cứng cáp. Máy còn có cấu hình mạnh mẽ, hoạt động trên nền tảng Android. Dòng máy này thích hợp dùng trong nhà hàng, quán ăn, cafe… có quầy thu ngân nhỏ.
Ưu điểm của dòng máy POS bán hàng iAP200:
- Đa dạng hình thức thanh toán: nhận thanh toán bằng thẻ, QR code, ví điện tử,…
- Màn hình cảm ứng thông minh: thiết kế màn hình với độ phân giải cao và sắc nét.
- Trang bị đầy đủ tính năng: máy có thể kết nối Bluetooth, wifi, mạng LAN…
3.4. Máy POS bán hàng Sapo FnB S2 – SAPO
Một trong những sản phẩm được nhiều đơn vị kinh doanh lựa chọn đó chính là vvv. Dòng máy này được tích hợp sẵn phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS, màn hình và máy in tại thân máy. Đồng thời, máy còn có thết kế 2 màn với màn cho thu ngân và màn hình còn lại cho khách hàng.
Ưu điểm của máy Sapo FnB S2:
- Thao tác và sử dụng dễ dàng: với thiết kế hiện đại giúp bạn dễ dàng trong việc thao tác. Màn hình mượt giúp nhân viên thao tác nhanh gấp 4 lần so với bàn phím rời.
- Màn hình sắc nét và nhạy: khi nhân viên thao tác, toàn bộ thông tin đơn hàng sẽ được khách hàng theo dõi tại máy đối diện. Khi khách hàng có nhu cầu thanh toán bằng QR code thì có thể quét mã ngay trên màn hình.
3.5. Máy bán hàng POS Tysso TS1700 core i5 – TYSSO
Đây là dòng máy nổi tiếng được rất nhiều đơn vị kinh doanh sử dụng. Với thiết kế màn hình cảm ứng điện dung có kích thước 15 inch sẽ đem tới trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Máy có 2 màn hình như các loại máy bán hàng của các thương hiệu khác trên thị trường.
Ưu điểm của dòng máy POS Tysso TS1700 core i5:
- Máy có độ bền cao: đây là ưu điểm vượt trội của dòng máy này.
- Màn hình cảm ứng và hình thức thanh toán đa dạng: máy có màn hình cảm ứng giúp nhân viên thao tác dễ dàng và với nhiều hình thức linh hoạt.
4. Loại thẻ được chấp nhận thanh toán qua máy POS
Có 2 loại thẻ được chấp nhận khi thanh toán bằng máy POS đó là thẻ nội địa và thẻ quốc tế. Cụ thể như sau:
- Thẻ nội địa: đây là các thẻ ATM được phát hành tại các ngân hàng như: MB Bank, VP Bank, BIDV, VietinBank,…
- Thẻ quốc tế: đây là loại thẻ được chấp nhận thanh toán trên phạm vi toàn cầu. Các thẻ gồm có: thẻ Visa, thẻ MasterCard, thẻ JCB, thẻ Unionpay, thẻ American Express.
5. Cách sử dụng máy POS đối với nhân viên nhà hàng, khách sạn
Đối với nghề thu ngân của loại hình dịch vụ hay kinh doanh sẽ thường phải tiếp xúc với máy POS. Vì vậy, là một nhân viên trong nhà hàng, khách sạn nói chung đều phải biết cách sử dụng máy để thanh toán cho khách hàng. Trước tiên, sau khi nhận được thẻ từ khách, nhân viên phải bước đầu xác định thẻ có hợp lệ không. Với thẻ chip thì nhân viên sẽ chèn thẻ vào khe đọc, hướng mặt chip lên trên. Còn đối với thẻ từ (loại thẻ có vạch đen dài sau lưng) thì quẹt thẻ theo hướng từ đầu tới cuối ở khe đọc.
Tiếp đó, nhân viên phải kiểm tra kỹ thông tin như tên chủ thẻ và tên trên màn hình POS có trùng khớp. Trong trường hợp không đúng thông tin thì phải liên hệ và đối chiếu với khách hàng.
Sau khi xác định đã đúng thông tin thì nhân viên nhập số tiền theo đúng bill thanh toán. Nếu trường hợp cần mã PIN, cần đưa cho khách hàng nhập mã. Và tiếp theo, nhân viên đợi máy báo giao dịch thành công. Cuối cùng, khi máy in bill thanh toán thì đưa biên lai cho khách hàng ký để hoàn tất quá trình.
Xem thêm: Phí dịch vụ là gì? Ưu và nhược điểm khi áp dụng trong ngành F&B
6. Lưu ý quan trọng khi sử dụng máy POS tại đơn vị kinh doanh
Đối với nhân viên thu ngân nói riêng và nhân viên tại các đơn vị kinh doanh nói chung đều cần biết cách sử dụng máy POS. Loại máy này rất dễ dàng sử dụng và cần một số lưu ý mà bạn không thể bỏ qua.
6.1. Tiến hành in lại hoá đơn
Khi sử dụng máy POS sẽ không tránh khỏi trường hợp máy gặp trục trặc. Trong một số tình huống, máy có thể bị kẹt giấy nên cần in lại. Lúc này, bạn chỉ cần ấn nút Func 72 và nhấn Enter. Với trường hợp in hoá đơn bất kỳ thì bạn nhấn Func 73 tiếp đó nhập số hoá đơn và Enter để hoàn tất.
6.2. Cách thay giấy in bill của máy POS
Nhân viên cần thường xuyên kiểm tra giấy in để đảm bảo máy vẫn còn đủ giấy. Trong trường hợp thiếu giấy sẽ gián đoạn đơn thanh toán. Từ đó khiến bạn tốn thêm thao tác và thời gian in lại bill đó. Cách thay giấy máy POS cầm tay khá đơn giản, bạn chỉ cần mở khay đựng sau đó lấy cuộn in bill và lắp vào đúng chiều. Còn với máy POS cố định, giấy in đều được sắp xếp sẵn và bạn chỉ cần căn đúng chiều, để thẳng là được.
6.3. Kiểm tra hạn của thẻ
Như đã đề cập ở trên, nhân viên cần kiểm tra kỹ trước khi tiến hành thanh toán. Nhân viên check kỹ thông tin chủ thẻ như: số thẻ, ngày và thời hạn đăng ký. Trong trường hợp thẻ của khách hàng hết hạn thì máy POS sẽ không thể nhận và đọc thẻ. Vì vậy khi phát hiện tình trạng này hãy thông báo tới khách hàng để giải quyết.
Đọc ngay:
- Nhân viên thu ngân là gì? Kỹ năng cần có của nhân viên thu ngân nhà hàng
- Khung giờ vàng là gì? Khung giờ vàng – “Doanh thu vàng” cho nhà hàng, khách sạn
6.4. Kiểm tra và xác nhận đúng số tiền thanh toán
Một trong những tố chất cần có của một nhân viên thu ngân là tính cẩn thận và chính xác. Vì vậy, khi tới bước nhập số tiền bạn cần phải kiểm tra và đối chiếu thật kỹ đúng số tiền trên hoá đơn. Thêm vào đó, một số đơn vị kinh doanh áp dụng nhiều đơn vị tiền tệ thì cần phải lưu ý hơn. Khi thanh toán cần áp dụng đúng đơn vị tiền tệ để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như tránh rắc rối về sau.
6.5. Đảm bảo đường truyền mạng ổn định
Một trong những điều cần lưu ý về việc sử dụng máy POS đó là đường truyền mạng internet. Vì máy POS hoạt động dựa trên sự kết nối qua wifi. Nên nếu trường hợp mạng gặp vấn đề sẽ làm hệ thống máy POS ngưng hoạt động. Khi đó không thể tiến hành thanh toán hoá đơn cho khách hàng được.
Như vậy, bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chủ đề máy POS là gì và những lưu ý khi sử dụng trong nhà hàng, khách sạn. Việc sử dụng máy POS thành thạo sẽ giúp các đơn vị kinh doanh tiết kiệm được thời gian và hội nhập với xu hướng công nghệ hiện đại. Để biết thêm nhiều chủ đề hấp dẫn khác, mời bạn đọc tham khảo chuyên mục Thuật ngữ của Nhà Hàng Số.
