Cách quản lý nhà hàng hiệu quả giúp tối ưu chi phí hoạt động và tối đa hóa doanh thu, giúp xây dựng danh tiếng cho nhà hàng
Để nhà hàng hoạt động, vận hành trơn tru và hiệu quả đòi hỏi cách quản lý nhà hàng chuyên nghiệp, nhất quán giữa các bộ phận và chi tiết, tỉ mỉ. Vậy làm thế nào để quản lý nhà hàng đảm bảo hoạt động hiệu quả? Nhà Hàng Số sẽ giới thiệu đến bạn trong bài viết ngày hôm nay.
Nội dung
1. Quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm
1.1. Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm
Để nhà hàng, quán ăn hoặc các cơ sở ăn uống hoạt động “đúng luật”, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm là bắt buộc. Để được công nhận, nhà hàng phải đặt ra các tiêu chuẩn về cơ sở vật chất. Quy trình sử dụng một lần, đồ dùng, máy móc, quạt thông gió, khử mùi, điện nước,…phải đảm bảo chất lượng. Đạt tiêu chuẩn những yếu tố này chứng minh khả năng quản lý nhà hàng tốt.
Có một số khóa đào tạo về cách quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm. Nếu chưa hiểu về cách quản lý, chủ nhà hàng có thể cân nhắc đăng ký tham gia.
1.2. Đảm bảo nhập nguyên liệu an toàn
Sau vấn đề máy móc và vật dụng nhà bếp là nguồn nguyên liệu, thức ăn nhà hàng cần đảm bảo an toàn, sạch sẽ. Trước tiên, phải chọn nhà cung ứng thực phẩm uy tín. Có thể áp dụng mô hình kinh doanh nhà hàng từ nông trại đến bàn ăn. Điều này sẽ đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào luôn tươi ngon.
Theo kinh nghiệm của nhiều chủ nhà hàng, việc nhập khẩu thực phẩm cần có một nhân viên kiểm soát chất lượng kiểm tra cẩn thận tất cả các lô hàng để phát hiện hư hỏng hoặc vấn đề. Chỉ sau đó, bạn mới có thể chắc chắn rằng những nguyên liệu tốt nhất đang được nhập vào nhà hàng của bạn. Xem xét kỹ lưỡng tùy theo loại thực phẩm (đông lạnh, ướp lạnh hoặc sấy khô). Các thành phần này phải được bảo quản đúng cách để duy trì chất lượng và tối đa hóa thời hạn sử dụng.
1.3. Bảo quản thực phẩm trong nhà hàng
Tất nhiên, nhà kho và nhà bếp cũng cần được kiểm tra thường xuyên để luôn kiểm soát được tình hình. Hãy ghi nhớ điều này ngay cả khi bạn chưa có nhiều kinh nghiệm.
Lưu trữ nguyên vật liệu là một bước rất quan trọng trong quản lý nhà hàng. Sau khi nhân viên nhà bếp nhận được nguyên liệu, chúng phải được cất giữ cẩn thận.
Khi nhận hàng, bộ phận bếp phải kiểm tra lại số lượng hàng nhận có khớp với phiếu giao hàng hay không. Rửa và để ráo rau, bọc chúng trong bọc nhựa và bảo quản trong tủ lạnh. Không đặt vật liệu trên sàn nhà. Đặt nó trên bàn hoặc ở nơi khô ráo, cao ráo. Thường xuyên kiểm tra đồ dùng nhà bếp vào đầu và cuối mỗi ca.
Vệ sinh sạch sẽ khu vực chế biến và khu vực chứa nguyên liệu. Bằng cách thường xuyên kiểm tra các thành phần đã hết hạn hoặc sắp hết hạn và xử lý chúng ngay lập tức, đảm bảo rằng chúng tôi không sử dụng các sản phẩm hết hạn làm thực phẩm cho khách hàng của mình.
1.4. Quản lý hàng kho thực phẩm nhà hàng
Lưu trữ luôn là một vấn đề khi tìm cách quản lý hiệu quả. Kho nên được thiết kế hợp lý, rõ ràng để tiết kiệm diện tích và dễ dàng tìm kiếm khi cần. Một cách để tiết kiệm không gian là tạo các kệ và chia thành các khu. Các kệ nên được thiết kế cố định, khoảng cách giữa các kệ hợp lý để thuận tiện cho việc bảo quản và lấy đồ.
Để sắp xếp các mặt hàng trong kho, cần đặt các mặt hàng thường được sử dụng trong nhà hàng ở những nơi dễ lấy nhất. Những vật dụng không thường xuyên sử dụng có thể được đặt bên trong hoặc nâng lên. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đồ nặng nên đặt xuống dưới và đồ thủy tinh. Nên dọn dẹp nhà kho hàng tháng tránh chuột làm tổ.
2. Quản lý nhân sự nhà hàng
2.1. Bộ phận lễ tân và phục vụ bàn
Đây là lực lượng chủ chốt trong bất kỳ nhà hàng nào và là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nhiều nhất. Tùy theo quy mô và số lượng khách hàng, chủ nhà hàng thuê số lượng phù hợp. Để quản lý hiệu quả và tối ưu hóa công việc, nên giao cho mỗi người một vai trò công việc cụ thể. Phụ trách khu vực nào (nếu là nhà hàng lớn), được trả bao nhiêu mỗi ca mỗi tháng.
Giai đoạn chờ khách
Một cách hay để đào tạo nhân viên là hướng dẫn họ cư xử mềm mỏng, uyển chuyển và lịch sự. Không trò chuyện với các đồng nghiệp khác trong phòng chờ. Hành động nhanh nhẹn, chuyên nghiệp. Chú ý hướng của lối vào để đón khách với tư thế thoải mái, tự nhiên. Không ngồi trên ghế hay dựa vào quầy.
Cẩn thận, tập trung và chú ý đến khách hàng xung quanh. Khách hàng là người lớn tuổi phải có lời chào kính trọng.
Giai đoạn chào đón khách
Gật đầu nhẹ nhàng để chào hỏi, chắp tay và đan các ngón tay vào nhau. Từ từ đến trước mặt khách hàng, đi từ từ về tư thế đã định, dùng ngón tay nhẹ nhàng kéo ghế khi khách đến chỗ ngồi.
Người quản lý nhân sự của nhà hàng hướng dẫn nhân viên thể hiện sự chào đón thân mật với thái độ đúng đắn. Nhanh chóng phân bổ chỗ ngồi cho khách hàng.
2.2. Cách quản lý nhân viên thu ngân
Điều quan trọng không kém là quy trình quản lý tiền mặt. Hãy nhớ rằng, nếu một khách hàng đến một nhà hàng để gọi món và bắt gặp nhân viên thu ngân chậm thanh toán, điều này sẽ khiến một số khách hàng không thoải mái. Trên thực tế, nó sẽ khiến khách hàng hoàn toàn không hài lòng. Cách tốt nhất để kinh doanh nhà hàng là đừng bỏ qua vấn đề này.
Khi vào ca thu ngân, lau dọn quầy thu ngân, dọn dẹp phòng thanh toán. Chuẩn bị các chứng từ cần thiết, chuẩn bị chi phí đi lại để thanh toán, …
Điểm quan trọng tiếp theo là nhân viên thu ngân nên đối chiếu chứng từ của ngày hôm trước. Nhân viên thu ngân phải ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ, trang điểm nhẹ nhàng.
Để điều hành một nhà hàng tốt, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên của mình ở tất cả các bộ phận đều làm tốt công việc của họ. Nhân viên thu ngân cần có thái độ ân cần, dịch vụ khách hàng tốt và luôn tươi cười. Sau đó chạy dịch vụ thanh toán của khách hàng và xử lý các khoản giải ngân bằng tiền mặt. Ngoài ra, thu ngân chú ý các nhiệm vụ:
- Tặng quà tri ân khách hàng (nếu có trong chương trình khuyến mãi)
- Chú ý và xử lý phiếu giảm giá
- Xử lý các đơn đặt hàng không phù hợp từ khách hàng
- Giữ khu vực xung quanh quầy thu ngân sạch sẽ
- Đổi tiền, chuẩn bị tiền lẻ và trả lại cho khách
- Hỗ trợ nhân viên khi cần thiết
- Thanh toán và kiểm kê đúng quy trình, đúng số lượng.
3. Cách quản lý tài chính nhà hàng
Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng là giải pháp cần thiết. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian. Cũng dễ dàng quản lý thông tin tài chính của nhà hàng. Nhà hàng không chỉ bán hàng. Còn sản xuất (chế biến) nên các hoạt động tiêu tốn rất nhiều chi phí. Nếu không có phương pháp quản lý tài chính vững chắc, bạn sẽ dễ thua lỗ hoặc thất bại.
Tính toán sai hóa đơn là vấn đề phổ biến hay gặp. Đặc biệt khi các nhà hàng đông khách ra vào liên tục và nhân viên thì bận rộn. Để theo dõi chi tiêu và thu nhập của nhà hàng, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng có thống kê tự động. Tính toán từng mục sau một khoảng thời gian nhất định.
Việc mua nguyên vật liệu, mua thiết bị,.. cần báo cáo với kế toán và thanh toán tạm ứng. Tính toán căn cứ vào hóa đơn và nhập vào phần mềm. Điều tương tự cũng áp dụng cho thu nhập cuối ngày. Tất cả dữ liệu phải được chuyển đến phần mềm để tính toán và báo cáo chính xác. Đối với khách trả tiền, hãy thiết lập một quầy lễ tân riêng yêu cầu khách đến đó lấy hóa đơn. Thanh toán để họ không sử dụng hình thức thanh toán tại chỗ và bị sai hóa đơn.
Xem thêm: Mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel dành cho nhà hàng mới nhất
4. Cách quản lý nhân viên nhà hàng hiệu quả
4.1. Đào tạo, hướng dẫn thường xuyên
Việc thay đổi vị trí và đào tạo nhân viên nhà hàng thường xuyên giúp củng cố và nâng cao năng lực của nhân viên. Đồng thời đây cũng là cách giúp nhân viên nhà hàng hiểu rõ công việc của từng bộ phận. Bạn có thể tổ chức các buổi đào tạo hàng quý theo bộ phận. Bổ sung kiến thức mới về vấn đề phục vụ, cập nhật thực đơn, bổ sung kiến thức về dinh dưỡng. Đây là một trong những cách thực hành quản lý tốt để áp dụng.
4.2. Biết cách lắng nghe và giải quyết mâu thuẫn của nhân viên
Xung đột, không hiểu ý nhau trong quá trình làm việc là điều thường xảy ra trong nhà hàng. Khách hàng sẽ cảm thấy mất thiện cảm khi chứng kiến điều đó trong nhà hàng của bạn. Tất cả những mâu thuẫn này cần được giải quyết thông minh và khéo léo nếu người quản lý xử lý đúng cách.
Một người quản lý nhà hàng có kinh nghiệm sẽ lắng nghe ý kiến của cả hai bên và có chính kiến khách quan, công bằng. Kéo nhân viên của bạn vào phòng nghỉ và hỏi rõ lý do tại sao. Bạn có thể tách hai người ra và đặt câu hỏi riêng để cả hai có thể thành thật nói ra suy nghĩ của mình. Đây là cách thông minh nhất để quản lý nhân viên nhà hàng của bạn. Đừng vội phán xét nhân viên đang gây ra tranh chấp. Vì có thể bạn đang cảm thấy quá căng thẳng trong công việc hoặc bị trêu chọc quá nhiều.
Xem thêm: Tăng doanh thu nhà hàng với 10+ bí kíp đơn giản hiệu quả
4.3. Xây dựng quy trình quản lý nhân sự khoa học
Một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả dành cho nhà hàng có thể giúp ích rất nhiều. Đặc biệt là trong việc quản lý năng suất lao động, chi phí nhân công, thời gian làm việc của nhân viên. Điều này giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan. Họ sẽ rõ ràng, chi tiết hơn và tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc hạch toán thủ công.
5. Một số cách quản lý nhà hàng khác
5.1. Điều chỉnh thời gian tắt/mở thiết bị điện
Một trong những quy trình quản lý nhà hàng tốt nhất là có một bảng hiển thị thời gian bật tắt các thiết bị điện trong nhà hàng. Bằng cách này, nhà hàng của bạn có thể tiết kiệm một khoản tiền đáng kể cho việc quản lý doanh thu nội bộ.
5.2. Tạo danh sách việc cần làm
Danh sách việc cần làm là “trợ lý” đắc lực trong quy trình vận hành nhà hàng. Giúp bạn quản lý nhà hàng hiệu quả theo ngày/tuần/tháng. Cụ thể bao gồm quản lý nhà hàng và quản lý nhân sự. Cách tốt nhất để quản lý nhà hàng của bạn là tạo một danh sách việc cần làm chuẩn và thêm nội dung phù hợp để bạn không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ hoặc ghi chú nào cần giải quyết trong ca làm việc của mình.
5.3. Phân công nhiệm vụ cụ thể
Ngoài danh sách công việc chung, tạo một danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện cho từng bộ phận và từng nhân viên cụ thể. Đồng thời ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc. Để phân công lao động chính xác, khách quan và hiệu quả, hãy xem xét khối lượng công việc so với số lượng nhân viên hiện tại trong bộ phận. Với sự tham khảo ý kiến của trưởng nhóm và trưởng bộ phận.
5.4. Theo dõi và kiểm soát mọi vấn đề trong ca làm việc
Quản lý nhà hàng phải tỉ mỉ trong mọi thao tác/hoạt động của nhà hàng. Nhanh chóng xác định và ứng phó với các sự cố xảy ra trong ca làm việc của mình. Đừng làm hoạt động, hành vi của cá nhân ảnh hưởng đến thương hiệu của nhà hàng. Đây là cách hiệu quả giúp quản lý nhân viên nhà hàng và tối ưu nguồn nhân lực.
5.5. Dọn vệ sinh sạch sẽ trước khi đóng cửa
Hãy chắc chắn rằng bạn đã đi xung quanh toàn bộ khuôn viên nhà hàng vào đêm hôm trước và để mắt đến mọi thứ để đảm bảo mọi ngóc ngách của nhà hàng đều ngăn nắp. Việc nhìn vào mặt tiền của nhà hàng vào sáng hôm sau ảnh hưởng mạnh mẽ đến suy nghĩ bên trong của khách hàng về vấn đề vệ sinh. Điều này cũng quyết định việc khách hàng có quay lại nhà hàng của bạn không.
Xem thêm: Thiết bị bếp nhà hàng không thể thiếu mà bạn cần biết
6. Tạm kết
Trên đây là 5 cách quản lý nhà hàng hiệu quả, chi tiết mà bất kỳ nhà hàng nào cũng cần đến. Quản lý nhà hàng hiệu quả là sự nhất quán giữa vấn đề cơ sở vật chất, chất lượng nguyên vật liệu đến thái độ phục vụ của nhân viên nhà hàng. Quá trình này cần sự bắt tay của tất cả nhân viên nhà hàng. Mỗi khâu hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là chìa khóa để đưa nhà hàng của bạn phát triển và lấy được lòng tin, sự yêu quý của khách hàng. Chuyên mục Khởi nghiệp nhà hàng của Nhà Hàng Số sẽ tiếp tục cập nhật những tin tức hữu ích trong các bài viết tiếp theo!
