Hạch toán kinh doanh quán cafe: Giải pháp kinh doanh hiệu quả

Hạch toán kinh doanh quán cafe giúp nhà đầu tư có cái nhìn cụ thể về lỗ/lãi từ đó có sự điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.

Hạch toán kinh doanh quán cafe là bước quan trọng trong kinh doanh, khởi nghiệp quán cafe. Để hạch toán được chi phí kinh doanh, cần trải qua nhiều bước dự trù cụ thể, chi tiết và chuẩn xác. Hôm nay, cùng Nhà Hàng Số tìm hiểu về các bước trong hạch toán kinh doanh quán cafe giai đoạn trước khi mở quán.

1. Hạch toán kinh doanh quán cafe là gì ?

1.1. Hạch toán kinh doanh là gì?

Hạch toán kinh doanh là việc tính toán chi phí và thu nhập (doanh thu) của công ty/nhà hàng/cơ sở kinh doanh. Trong thực tế, các đơn vị tiền tệ thường được sử dụng để tính toán chi phí và hiệu suất của công ty. Nội dung cơ bản của kế toán doanh nghiệp thường là xác định thu nhập, chi phí và lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh.

Doanh thu của công ty được hiểu là số tiền thu được từ hoạt động bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ của công ty trong tháng, quý, năm.
Chi phí hoạt động là các khoản mà doanh nhân phải trang trải và chi tiêu trong suốt thời gian hoạt động của doanh nghiệp để đạt được một mức doanh thu xác định.
Lợi nhuận hoạt động của công ty là chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí của công ty trong một khoảng thời gian bảy tháng, quý hoặc bảy năm nhất định.

1.2. Khái niệm hạch toán kinh doanh quán cafe

Hạch toán kinh doanh quán cafe là việc tính toán chi phí để mở một quán cafe từ khâu ý tưởng đến bước cuối cùng là vận hành và quán đi vào hoạt động. Quá trình hạch toán diễn ra liên tục theo thời điểm định kỳ, từ lúc bắt đầu mở quán. Sau đó, hạch toán sẽ diễn ra định kỳ khoảng 1 tháng/lần, 3 tháng/lần, nửa năm/lần hoặc 1 năm/lần tùy theo nhu cầu và quy mô nhà hàng.

Từ việc hạch toán kinh doanh quán cafe, chủ nhà hàng nắm bắt được tình hình kinh doanh, thu chi, doanh thu và lợi nhuận thu về của nhà hàng theo khoảng thời gian. Bản hạch toán là câu trả lời chính xác nhất cho câu hỏi: quán cafe lãi hay lỗ, lãi bao nhiêu và lỗ bao nhiêu? Từ đó, CEO có chiến lược phù hợp để điều chỉnh quá trình kinh doanh để thu về nhiều lợi nhuận hơn hoặc tránh tình trạng lỗ kéo dài. Chính vì vậy, Hạch toán kinh doanh quán cafe chính là bước quan trọng đầu tiên để tìm câu trả lời cho câu hỏi. “Giải pháp nào để khởi nghiệp từ quán cafe thu lợi nhuận cao nhất?”

2. Kinh doanh quán cafe – cơ hội và thách thức: Nắm bắt hay bỏ qua?

Một số nghiên cứu do Ngân hàng Thế giới công bố gần đây cho thấy thị trường cafe nội địa của nước ta có tiềm năng rất lớn. Do đó, Việt Nam có thể tiêu thụ tới 70.000 tấn cafe mỗi năm. Nói cách khác, sản lượng cafe hàng năm là 700.000 đến 800.000 tấn, và mức tiêu thụ cafe ở Việt Nam là khoảng 10%.

Việt Nam cũng là nước sản xuất cafe lớn thứ hai thế giới. Giá cafe chế biến ở Việt Nam cũng khá rẻ. Có nhiều mức giá cho bạn lựa chọn, từ bình dân đến cao cấp. Đó là sự hài hòa của thiên thời, địa lợi và nguyên liệu, tập quán cafe bản địa. Cùng với nhu cầu tiêu dùng cao, mở quán cafe thường là lựa chọn của nhiều người khi bắt đầu kinh doanh.

2.1. Tại sao nên khởi nghiệp từ kinh doanh quán cafe?

Cafe phù hợp với mọi đối tượng

Đó là thức uống phù hợp với chủ đề có thể bán từ sáng sớm cho đến tận đêm khuya. Thức uống này phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau. Từ dân văn phòng phổ thông, bác xe ôm cho đến sinh viên, nhân viên văn phòng, tổng thống…

Hơn nữa, cafe phù hợp với mọi giới tính. Đàn ông có thể chọn cafe phin, cafe Robusta đen mạnh mẽ đầy bản lĩnh và can đảm. Phái đẹp có thể lựa chọn những biến tấu nhẹ nhàng, ngọt ngào như cafe sữa, cafe matcha, cafe socola. cafe ngày nay được biến tấu với nhiều loại nguyên liệu, thành phần khác nhau để phù hợp với khẩu vị và sở thích của mọi đối tượng, mọi giới tính. Vì vậy, đây là thức uống dành cho mọi người, mọi gia đình.

Đa dạng trong vị trí mặt bằng

Khi kinh doanh các sản phẩm và mặt hàng khác, bạn có thể bối rối giữa các lựa chọn về nơi bắt đầu kinh doanh… Nhưng quán cafe có thể mở ở bất cứ đâu, từ thành phố đến quốc gia. Bất kể chúng ta ở đâu, mọi người đều cảm thấy cần phải uống cafe.

Đây dường như là một phong tục thiết yếu của người Việt Nam. Từ những con phố chính sầm uất đến những con hẻm yên tĩnh, bạn sẽ bắt gặp những quán cafe mọc lên ở đầu và cuối con phố. Quán cafe rất phổ biến vì chúng có thể mở ở bất cứ đâu. Tùy thuộc vào khả năng và sở thích của bạn, bạn có thể sử dụng hoặc thuê mặt bằng để mở một quán cafe hiệu quả.

Đa dạng trong lựa chọn thực đơn

Ngày nay, để phục vụ một lượng lớn khách hàng và đa dạng hóa thu nhập của họ, các quán cafe có nhiều menu khác nhau cho các loại đồ uống khác nhau. Ngoài cafe còn có sinh tố, nước ép, trà đen, trà sữa, kem, bánh ngọt, đồ ăn vặt… nên bạn nào không uống cafe thì có thể đến quán.

Bạn có thể chọn thức uống yêu thích của mình từ hàng chục loại đồ ăn nhẹ cũng như đồ uống. Cung cấp nhiều loại đồ uống để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của khách hàng giúp việc kinh doanh quán cafe của bạn trở nên khả thi và mang lại lợi nhuận cao. Do đó, nhiều người chọn mở quán cafe khi bắt đầu kinh doanh.

Đa dạng trong mô hình kinh doanh, phù hợp với nguồn vốn sẵn có

Nếu bạn quyết định mở một quán cafe, có hàng tá quán cafe để bạn lựa chọn. Từ cafe phin, cafe máy, cafe mang về cho đến quán bánh ngọt, cafe thú cưng, cafe sách, cafe phim, cafe ca nhạc, cafe hoa, cafe sân vườn, cafe máy lạnh đều có đủ loại hình phục vụ cho từng đối tượng khách hàng. Giữ chân khách hàng bằng menu đồ uống độc đáo, đa dạng và phong cách phục vụ chu đáo, chuyên nghiệp.

Ngân sách ban đầu rất khác nhau tùy thuộc vào loại cafe. 50 triệu, 100 triệu cho cafe đi, trăm triệu cho cafe đi, cafe cóc, cafe tầm trung. cafe hạng nhất, cafe sân vườn lớn nhượng quyền cafe hàng tỷ đồng. Kinh doanh cafe phù hợp với nhiều mức vốn khác nhau nên được nhiều người lựa chọn khi khởi nghiệp.

2.2. Những thách thức cần vượt qua

Nhiều nhà đầu tư nước ngoài kinh doanh cafe nhận thấy Việt Nam là đất nước có rất nhiều người uống cafe hàng ngày nên họ đang đầu tư vào Việt Nam. chiếc bánh thơm ngon này.
Nhưng thực tế là nhiều người tham gia vì những lý do khác nhau và nhiều người rời đi vì những lý do khác nhau. Nếu có một lý do cơ bản khiến doanh nghiệp của bạn không hoạt động như mong đợi, thì đó có thể là:
Uy tín và thương hiệu của quán bị giảm sút, không lấy được lòng tin của khách hàng.

Các quán cafe đang tạo ra những trung tâm kinh doanh sai lầm vì hạn chế tiếp cận khách hàng, không đáp ứng nhu cầu của phân khúc khách hàng đã chọn hoặc không xác định chính xác đối tượng khách hàng mà mình phục vụ. Quán cafe lạc hậu, lạc hậu, không bắt kịp xu hướng thời đại và nắm bắt thị hiếu thay đổi của khách hàng.

3. Hạch toán kinh doanh quán cafe: chi phí cụ thể, chi tiết để bắt đầu khởi nghiệp

3.1. Tiền mặt bằng quán cafe

Tiền thuê cửa hàng chiếm trung bình 30% chi phí mở quán cafe và chi phí khác nhau tùy thuộc vào nơi bạn thuê hoặc mua và diện tích quán cafe của bạn. Nhưng cho dù đó là cho thuê hay mua, đây là một vài điều bạn sẽ cần phải làm.
Decor và trang trí theo ý thích
Lắp đặt lại hệ thống điện (nếu cần)
Nếu bạn đã có sẵn cơ sở vật chất tốt là ngôi nhà của mình thì việc kinh doanh quán cafe trở nên dễ dàng hơn rất nhiều vì bạn không phải lo sợ thua lỗ. Còn không thì nên quan tâm tìm thuê mặt bằng phù hợp, không gian thoáng, riêng tư, không quá ồn ào và đủ chỗ để xe cho khách.

Thông thường, nơi tốt nhất để mở một quán cafe là ở góc phố. Để thuê nhà mở quán cafe hoặc kinh doanh khác, chủ nhà thường yêu cầu bạn đặt cọc tiền từ ba đến sáu tháng một lần, đồng thời nên đảm bảo thời hạn hợp đồng để bạn có đủ thời gian xây dựng và sinh lời. Giá thuê phòng thường dao động từ 7 triệu đồng đến 15 triệu đồng/tháng, tùy theo vị trí.

3.2. Tiền thi công và thiết kế quán

Chi phí mở quán cafe còn bao gồm chi phí trang bị cho quán cafe để đáp ứng nhu cầu của chủ quán. Khi bạn đã chọn và thuê một không gian, bạn sẽ cần trang bị nó để trang trí và tạo điểm nhấn cho quán cafe của mình.

Những bức ảnh, cây lá, quà lưu niệm, tạp chí, sách… là những vật trang trí phổ biến. Nếu bạn mở một cơ sở kinh doanh dựa trên một quán cafe có sẵn, bạn có thể chỉ cần tân trang lại nó tùy thuộc vào tình hình, nhưng chi phí sẽ cao trong trường hợp một tòa nhà mới. Để đảm bảo tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp, bạn có thể thuê công ty chuyên thiết kế quán cafe. Tuy nhiên, chi phí mở quán cafe cũng tương đối cao, do thuê ngoài rất tốn kém nên lỗ ít nhất 20-30 triệu tùy khu vực.

3.3. Vốn đầu tư cơ sở hạ tầng

Cơ sở vật chất quán cafe là gì? Đây là một trang web thương mại. Bạn phải có không gian hoặc thuê nó. Ngoài ra, trong trường hợp cho thuê, một năm là bao nhiêu? Hợp đồng thuê bao lâu?

Những chi phí đó đang là tiền thuê mặt bằng ban đầu. Chủ quán cafe còn lên kế hoạch để xây dựng quán, tính toán chi phí mua các thiết bị. Cụ thể là quầy pha chế, ly, tách, cốc, chén, decor trang trí làm điểm nhấn,… Hệ thống điện nước và thông gió cũng cần lắp đặt cẩn thận.

3.4. Chi phí nguyên liệu, dụng cụ

Bên cạnh đăng ký giấy tờ kinh doanh và thuê mặt bằng, trang thiết bị trong nhà hàng rất quan trọng. Chi phí cụ thể được thống kê trong bảng sau (Quán cafe có nguồn vốn từ 200-300 triệu đồng):

Đối với quán cafe nhỏ khoảng 10 – 60 triệu đồng vốn ban đầu, nên tối giản mọi thứ và giảm số lượng phù hợp. Ví dụ, đối với nguồn vốn 10 triệu đồng trong tay, bạn chỉ nên chọn:

• Xe đẩy: 3 triệu
• Máy pha cafe: 2 triệu
• Ly/tách: 1 triệu
• Nguyên vật liệu: 1 triệu
• Bình đun nước: 200-500 nghìn

Xem thêm: Mở quán cafe với 30 triệu và bước kinh doanh “Một vốn bốn lời”

Thời điểm quán cafe đi vào hoạt động và vận hành, chi phí lớn nhất là tiền nhập nguyên liệu đồ uống. Cụ thể: cafe, trà Lipton, đường, trái cây, topping, sữa tươi và sữa đặc,…
Đối với một quán cafe thông thường, chi phí nguyên vật liệu không nên vượt quá 25-40% doanh thu.

3.5. Chi phí nhân viên quán cafe

Bạn cũng nên chú ý đến chi phí bạn phải trả cho nhân viên phục vụ, nhân viên bảo vệ, thu ngân và quản lý quán cafe. Nếu có khả năng thua lỗ, đặc biệt là trong những tháng đầu, bạn nên chuẩn bị để tránh những rủi ro xảy ra. Phí duy trì này giúp đảm bảo rằng bạn thanh toán hóa đơn trong tháng. Đừng lãng phí tiền bảo trì để tránh các vấn đề.

3.6. Chi phí mua phần mềm quản lý quán cafe

Một yếu tố tưởng chừng nhỏ lại có thể tạo nên sự khác biệt lớn trong việc mở quán cafe thành công đó là phần mềm quản lý quán cafe. Một phần mềm quản lý quán cafe tốt có thể xếp bàn cho khách trong một nốt nhạc, phục vụ nhanh chóng, chuyên nghiệp, giảm thiểu nhầm lẫn khi gọi món, cho phép người quản lý dễ dàng set up hàng đợi cho nhà hàng, một trợ thủ đắc lực giúp bạn.
Xem thêm: Phần mềm tính tiền quán cafe, nhà hàng, quán ăn tự động tốt nhất

3.7. Phí đăng ký hoạt động kinh doanh quán cafe

Khi bắt đầu kinh doanh, chủ quán cafe nên cân nhắc về chi phí đăng ký kinh doanh. Để xin giấy phép kinh doanh, bạn phải liên hệ với chính quyền địa phương, hạt và chính quyền địa phương.

Loại thủ tục này rất mất thời gian và dễ dàng. Do đó, hãy tìm kiếm lời khuyên từ những người có kinh nghiệm. Nếu bạn muốn làm việc nhanh hơn, bạn không thể không lo lắng về “phí backdoor”.

3.8. Kinh phí duy trì quán cafe

Sau khi mở quán cafe, nó cần tiền để duy trì hoạt động. Đây là tiền PR và tiếp thị của quán cafe. Tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, lương nhân viên, nguyên vật liệu pha chế, quà lưu niệm cho khách hàng…
Khoản phí này không bao giờ là nhỏ. Vì vậy nếu tính toán không chuẩn bạn sẽ bị mất vốn mở quán cafe và khó triển khai.

Ví dụ bạn có vốn đầu tư là 300 triệu thì chỉ nên đầu tư khoảng 150 triệu cho cơ sở vật chất. 150 triệu còn lại sẽ dùng để giúp cửa hàng vượt qua tháng đầu tiên khó khăn. Hãy nhớ đừng bao giờ sử dụng hết số vốn hiện có
Khi bạn đã biết chi phí mở một quán cafe là bao nhiêu, hãy tạo một bảng tính chi tiết về ngân sách của bạn. Kết thúc bước này bạn hãy trả lời câu hỏi Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?
Xem thêm:

• Kinh nghiệm mở quán cafe diện tích nhỏ chi tiết nhất
• Mở quán cafe với 30 triệu và bước kinh doanh “Một vốn bốn lời”

4. Kinh nghiệm hạch toán kinh doanh quán cafe đầy đủ và chi tiết nhất

4.1. Kiến thức cơ bản về cafe

Đầu tiên bạn nên biết rằng có rất nhiều giống cafe nhưng cốt lõi vẫn bắt đầu từ hai giống chính. Arabica và Robusta. Mỗi loại cafe này đều có nhiều đặc điểm về địa điểm, cách chăm sóc, cách pha chế, hương vị và hàm lượng caffein.

Hiểu hương vị có thể giúp bạn thực hiện các công thức nấu ăn tốt hơn. Hoặc có thể bạn nhìn thấy một tách cafe ngon trong quán cafe của đối thủ cạnh tranh và bạn có kiến ​​thức để pha loại cafe tương tự. Hơn hết, bạn có thể pha cafe có GU riêng cho cửa hàng của mình.

4.2. Kiến thức về dụng cụ pha chế, thị trường cafe

Ngoài việc biết những kiến ​​thức cơ bản về cafe, lập kế hoạch mua phù hợp còn cần phải biết và hiểu cách sử dụng các dụng cụ pha cafe. Đừng lãng phí hoặc mua những dụng cụ mà bạn không cần.

Dưới đây là những dụng cụ phù hợp với từng mô hình mở cửa hàng. Quán cafe chuyên dụng: máy pha cafe, máy xay cafe, dụng cụ rót, bình pha cafe kiểu Pháp, sóng Kalista… Xin lưu ý rằng đây là những gợi ý mà bạn có thể thêm hoặc bớt tùy thuộc vào quy mô và ngân sách của mình.
Quán cafe truyền thống: phin cafe nhôm, phin sứ, phin inox… Các loại phin có kích thước khác nhau nên tùy theo diện tích quán mà bạn lựa chọn. Nếu bạn là đối tượng khách hàng trẻ tuổi thì nên mua bộ máy xay và pha cafe theo mô hình này.

4.3. Dự trù chi phí mở quán cafe

Tiếp theo là bạn cần bao nhiêu ngân sách, nhưng đây là một sự cân nhắc. Lý do tại sao ước tính được đưa ra sau khi ngân sách mở cửa hàng được quyết định là rất nhiều chi phí mới sẽ phát sinh khi bắt đầu xây dựng. Nếu bạn có kinh nghiệm lập danh sách, bạn sẽ không phá vỡ ngân hàng quá nhiều. Các chi phí phổ biến nhất tại các cửa hàng cafe là:

Chi phí cơ sở vật chất (nếu đó là một ngôi nhà trống, bạn cũng cần tính toán để có thể tính chi phí cơ hội)
Chi phí nội, ngoại thất, trang trí. Chi mua dụng cụ pha chế, cốc, đồng phục, dụng cụ đồ dùng, điều hòa, quạt, chống sương mù. Chi phí tuyển dụng, lương nhân viên. Chi phí quảng cáo trước, trong và sau khai trương (chi phí quảng cáo của khách)
chi phí nguyên vật liệu.

Trên đây là một trong những chi phí tiêu biểu mà ai mở quán cafe cũng phải tính toán. Nếu tính toán được chính xác các chi phí này, bạn có thể chủ động huy động và lập ngân sách.

4.3. Hạch toán chi phí theo nguyên tắc 3C: Cụ thể – Chi tiết – Chính xác

Cụ thể: Để hạch toán kinh doanh quán cafe, cần các chi phí càng cụ thể các tốt. Người hạch toán cần biết rõ các khoản thu-chi, ra-vào như thế nào. Từ đó, có sự đối chiếu so với nguồn vốn bỏ ra ban đầu.
Chi tiết: Để tính ra được lỗ, lãi trong khoảng thời gian nhất định, yếu tố chi tiết cực kỳ quan trọng. Dù khoản chi nhỏ nhất cũng cần được đề cập và thống kê cụ thể, như vậy số liệu hạch toán sẽ gần và chuẩn xác nhất.

Chính xác: Độ chính xác là yếu tố quan trọng nhất trong hạch toán. Bởi để ra được những con số cuối cùng chính xác, mọi công đoạn thu chi phải luôn được đề cập chuẩn xác với thực tế nhất.

4.4. Tìm giải pháp để thu lợi nhuận nhiều nhất

Sau khi đã có bảng dự trù kinh phí cụ thể trong kinh doanh quán cafe, bạn cần theo dõi trên hệ thống số lượng hàng hóa, sản phẩm nhập vào và bán ra theo ngày, theo tháng và theo quý. Con số này được thống kê một cách chi tiết, cụ thể. Đảm bảo tính chính xác cao.

Sau đó, tùy theo khoảng thời gian bạn muốn tiến hành hạch toán kinh doanh (1/3/6 tháng-1 năm), bạn đối chiếu so sánh với số vốn ban đầu đã kinh doanh đầu tư. Đừng quên cộng với độ hao mòn của máy móc theo công thức: Thu vào – Chi, nếu:

• Kết quả >0, càng nhiều, lợi nhuận sẽ càng cao.
• Kết quả<0, chứng tỏ bạn kinh doanh trong khoảng thời gian đó đang lỗ.

Từ đó, cần tìm ra nguyên nhân tại sao lỗ/lãi để tìm các giải pháp khắc phục/phát huy phù hợp cho tình hình kinh doanh của nhà hàng.

5. Tổng kết

Hạch toán kinh doanh quán cafe trải qua nhiều bước dự trù kinh phí từ lúc mở quán, đến giai đoạn vận hành và kinh doanh trong khoảng thời gian nhất định. Đây là bước quan trọng, theo dõi trong khoảng thời gian đó liệu khởi nghiệp quán cafe của bạn có thu được lợi nhuận không, và lợi nhuận là bao nhiêu. Cuối cùng, giúp bạn tìm ra vấn đề mấu chốt và có chiến lược phù hợp để phát triển quán cafe của mình trong thời gian dài hạn.