5s là gì? Quy trình thực hiện 5s trong nhà hàng

5s là gì? Tại sao nên áp dụng phương pháp 5s trong kinh doanh? Làm thế nào để thực hiện 5s tối ưu và mang lại hiệu quả tốt nhất?

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp luôn tìm cách nâng cao hiệu suất sản xuất và tăng chất lượng sản phẩm. Để đạt được những mục tiêu này, việc áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả là cực kỳ cần thiết. Trong đó, phương pháp 5S đã được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng thành công. Vậy, 5S là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh F&B? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.

1. Phương pháp 5s là gì?

5s là một phương pháp quản lý và tổ chức làm việc được áp dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp và dịch vụ trên toàn thế giới. Tên gọi “5S” xuất phát từ 5 từ tiếng Nhật. Bao gồm Seiri (Sắp xếp), Seiton (Sắp đặt), Seiso (Vệ sinh), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa) và Shitsuke (Kỷ luật). Mỗi chữ cái đều tương ứng với một hoạt động cụ thể để cải thiện tổ chức và quản lý công việc. Từ việc loại bỏ những thứ không cần thiết đến việc đưa ra tiêu chuẩn và kỷ luật cho mọi người trong tổ chức.

5s là một phương pháp quản lý chất lượng được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức và doanh nghiệp. Mục đích là tăng năng suất, giảm lãng phí và cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Đối tượng thực hiện 5S có thể là bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp nào muốn tăng cường hiệu quả và cải thiện quy trình của mình. Điều này có thể áp dụng cho nhiều ngành công nghiệp và lĩnh vực. Bao gồm sản xuất, dịch vụ khách hàng, y tế, giáo dục và hành chính,…
5S giúp cho các tổ chức nâng cao năng suất làm việc, giảm tốn thất thời gian và tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp. Trong lĩnh vực kinh doanh F&B, 5S giúp cải thiện quy trình sản xuất. Giúp bảo đảm vệ sinh an toàn thực phẩm và tạo ra những trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Sau khi có câu trả lời cho câu hỏi “5s là gì”, tiếp theo, chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết các yếu tố cầu thành 5s.

2. Các yếu tố cấu thành 5S

5s là gì mà nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới áp dụng đến như vậy? Trong phần tiếp theo, chúng ta cùng tìm hiểu lợi ích khi áp dụng 5s vào tổ chức và quản lý doanh nghiệp.

3. Lợi ích của phương pháp 5s

5s giúp tối ưu hoá quy trình sản xuất bằng cách giảm thiểu thời gian tìm kiếm nguyên liệu và công cụ cần thiết. Việc sắp xếp mọi thứ ngăn nắp sẽ tiết kiệm thời gian, công sức khi đi tìm kiếm vật liệu, công cụ.
5S tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, giảm thiểu sự lây lan của vi khuẩn và đảm bảo an toàn lao động. Trong kinh doanh ẩm thực, môi trường sạch sẽ sẽ khiến khách hàng tin tưởng vào chất lượng sản phẩm của thương hiệu.
5S giúp đạt được tiêu chuẩn chất lượng cao nhất, giảm thiểu sai sót và tăng tính đồng nhất trong sản xuất. Đồng thời, 5s cũng giúp loại bỏ các vật dụng không cần thiết, tối ưu hoá quản lý kho và tiết kiệm chi phí vận hành. Cuối cùng, 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín thương hiệu cho nhà hàng.

4. Phương pháp 5S được thực hiện như thế nào?

4.1. Công cụ để thực hiện 5s

Để thực hiện quá trình 5S, cần chuẩn bị một số công cụ sau đây:

• Nhãn: Sử dụng để ghi chú, đánh dấu các khu vực, máy móc, công cụ hoặc tài sản.
• Bảng thông tin: Để giữ thông tin, hướng dẫn, báo cáo, tiêu chuẩn, định nghĩa hoặc hình ảnh.
• Giỏ, thùng rác, túi đựng rác: Sử dụng để thu gom, chứa đựng và loại bỏ các vật dụng không cần thiết hoặc hỏng.
• Các loại hộp đựng, giỏ đựng, kệ để sắp xếp đồ dùng: Sử dụng để phân loại, tách riêng các công cụ, đồ dùng, vật liệu, tài sản theo mục đích sử dụng hoặc nhóm tương tự.
• Máy hút bụi, máy rửa sàn: Dùng để làm sạch và bảo vệ môi trường làm việc.
• Bảng điểm 5S: Dùng để đánh giá và theo dõi tiến trình của quá trình 5S.
• Các dụng cụ cắt, cưa, mài, khoan, mỏ, vặn vít, móc khóa, bàn đóng đinh. Sử dụng để bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế các vật dụng cần thiết cho quá trình sản xuất, dịch vụ.
• Kính lúp, đồng hồ đo, thước đo: Dùng để kiểm tra, đo lường và đánh giá các yếu tố kỹ thuật và chất lượng.

Các công cụ này giúp giảm thời gian tìm kiếm, tăng năng suất, cải thiện chất lượng và bảo đảm an toàn lao động cho nhân viên. Tuy nhiên, các công cụ sử dụng phải được chọn sao cho phù hợp với nhu cầu và tính chất của tổ chức hoặc doanh nghiệp.

4.2. Yếu tố nào giúp thực hiện 5s thành công?

Để thực hiện thành công phương pháp 5S, có những yếu tố quan trọng cần được chú ý. Bao gồm:

• Cam kết từ lãnh đạo: 5S là một quá trình cải tiến liên tục và đòi hỏi sự cam kết của lãnh đạo để đảm bảo thành công. Lãnh đạo cần thể hiện sự ủng hộ và cung cấp nguồn lực cho quá trình 5S.
• Tham gia tích cực của toàn bộ nhân viên: Tất cả nhân viên trong doanh nghiệp cần tham gia tích cực và đóng góp ý kiến để đạt được hiệu quả cao nhất.
• Thực hiện đúng tiến trình: Cần tuân thủ đúng tiến trình của 5S. Bao gồm: sắp xếp (Seiri), sắp xếp ngăn nắp (Seiton), sạch sẽ (Seiso), sạch sẽ và kiểm tra (Seiketsu), và tự giác (Shitsuke).
• Đào tạo và hướng dẫn: Cần cung cấp đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên để họ hiểu rõ về phương pháp 5S và các lợi ích của nó.
• Đo lường và đánh giá hiệu quả: Cần đo lường và đánh giá hiệu quả của quá trình 5S để đưa ra các biện pháp cải tiến và duy trì quá trình này trong thời gian dài.
• Liên tục cải tiến: Cần liên tục cải tiến và nâng cao quá trình 5S để đạt được hiệu quả cao nhất và duy trì nó trong thời gian dài.

5. Quy trình thực hiện 5s trong nhà hàng

Dưới đây, Nhà Hàng Số sẽ chia sẻ với bạn cách áp dụng 5s trong kinh doanh nhà hàng.

Bước 1: Chuẩn bị tâm lý và nguồn lực

Để thành công trong việc thực hiện 5s, chủ nhà hàng phải hiểu về tiến trình của 5s. Hơn ai hết, người khởi xướng thực hiện cần hiểu rõ các vấn đề sau:

• Thực hiện 5s cần thời gian lâu dài
• Tiến hành đồng bộ, tất cả mọi thành viên phải tuân thủ nghiêm ngặt
• Mỗi một nhân viên phải hiểu tính chất, tiến trình của quá trình 5s
• Phải theo dõi, kiểm tra và không ngừng cải tiến
• Cần thời gian để hình thành “văn hóa 5s”

Bởi vậy, khi xác định thực hiện 5s trong nhà hàng, cần phải đầu tư nguồn lực, bao gồm thời gian, nhân lực và tài chính.

Bước 2: Phổ biến quy chế 5s cho nhân viên và đề ra kế hoạch thực hiện

Sau khi quyết định “đồng bộ hóa nhà hàng bằng 5s”, bước tiếp theo là phổ biến phương pháp 5s đến từng nhân viên. Thông thường, nhà hàng sẽ có nhiều bộ phận: lễ tân, pha chế, phục vụ bàn, thu ngân, nhà bếp,… Mỗi bộ phận được phân thành từng nhóm để dễ dàng kiểm soát và hoạt động hiệu quả. Ở mỗi nhóm đó, bạn chọn một nhân viên có năng lực, có khả năng tham gia tích cực để thực hiện phương pháp này.
Tiếp theo, người khởi xướng xác định mục tiêu thực hiện 5s là gì? Lên danh sách các công cụ, thiết bị và không gian cần được sắp xếp và làm sạch. Thiết lập lịch trình thực hiện, định kỳ tổ chức cuộc họp để đánh giá tiến độ và thảo luận các vấn đề phát sinh.
Cần đảm bảo quy chế 5s được phổ biến đến từng nhân viên trong nhà hàng. Cần đảm bảo chuẩn bị hết đầy đủ các trang thiết, công cụ để khi đi vào thực hiện không bị thiếu hoặc “hổng” bất kỳ khâu nào.

Bước 3: Tiến hành thực hiện: Sắp xếp (Sort)

Tìm và phân loại các đồ dùng trong nhà hàng thành hai loại: những đồ dùng cần thiết và không cần thiết.
Loại bỏ các đồ dùng không cần thiết và không có giá trị sử dụng nữa. Ví dụ như các thùng rác không cần thiết hoặc các bộ đồ dùng đã hỏng, không thể sử dụng được nữa. Những đồ dùng còn có chức năng sử dụng thì phân loại chức năng theo từng nhóm.

Bước 4: Sửa chữa (Set in order)

Xác định vị trí cho từng loại đồ dùng và nhóm chúng lại cùng nhau để dễ dàng tìm kiếm, sử dụng. Đánh số thứ tự hoặc đánh dấu từng loại đồ vật trong khu bếp, vị trí lễ tân,… để dễ dàng tìm kiếm. Đảm bảo rằng các vật dụng được đặt trong những vị trí thuận tiện và an toàn.

Bước 5: Sạch sẽ (Shine)

Bước tiếp theo là làm sạch và bảo dưỡng các khu vực, thiết bị, đồ dùng trong nhà hàng. Mọi khu vực trong nhà hàng, bao gồm khu bếp, quầy lễ tân, khu vực rửa bát đến khu vực phục vụ khách hàng cần được dọn dẹp, lau chùi thật sạch sẽ. Quy trình này cần phải được thực hiện định kỳ(tuần/2 lần). Đảm bảo rằng không có bụi bẩn, rác thải hay các vật dụng không cần thiết nằm rải rác trong khu vực làm việc.

Bước 6: Tiêu chuẩn hóa (Standardize)

Thiết lập các quy trình hoạt động chuẩn cho từng khu vực trong nhà hàng. Mỗi khu vực sẽ có một người giám sát và quản lý. Quá trình thực hiện cần phải được quản lý theo dõi sát sao và cải tiến khi gặp vấn đề. Bạn có thể in các tài liệu hướng dẫn chi tiết thực hiện 5s. Cũng có thể chỉ thị trực tiếp để đảm bảo rằng các quy trình và tiêu chuẩn hoạt động được thực hiện đúng cách.
Tiếp theo, bộ phận phục vụ khách hàng trực tiếp cần hiểu rõ và được đào tạo bài bản 5s trong quá trình giao tiếp với khách. Cần đảm bảo “chuẩn hóa 5s” đối với từng nhân viên trong cách phục vụ khách hàng.

Bước 7: Tự giám sát (Sustain):

Đảm bảo rằng những tiêu chuẩn đã thiết lập được giữ vững và duy trì trong quá trình hoạt động hàng ngày của nhà hàng. Đánh giá định kỳ và cập nhật các tiêu chuẩn và quy trình hoạt động để đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Mỗi một nhân viên là một phần của 5s. Nếu thấy bất kỳ khâu nào, bộ phận nào đang bị đình trệ hoặc gặp vấn đề, cần báo cáo với quản lý để quá trình được “vận hành một cách trơn tru”.

Bước 8: Duy trì và cải tiến

Trong kế hoạch thực hiện đề ra ngay từ bước 2, bạn cần phải đề ra tiến trình thực hiện theo thời gian. Định kỳ hàng tuần, hàng tháng cần kiểm tra và đánh giá chất lượng thực hiện 5s. Nếu phát hiện ra vấn đề hoặc cơ hội cải tiến, hãy chia sẻ với các thành viên của nhóm thực hiện để tìm ra giải pháp tốt nhất.

Xem thêm:

• Rack rate là gì? Các loại giá phòng tiêu chuẩn trong khách sạn
• Chiết khấu là gì? Cách tính chiết khấu nhanh chóng và dễ hiểu nhất

6. Một số lưu ý trong quá trình thực hiện 5s

5s là gì? Để thực hiện 5s thành công cần phải lưu ý những điều gì?

Sự hợp tác và cam kết của toàn bộ nhân viên trong nhà hàng là rất quan trọng để đạt được thành công trong việc thực hiện 5S. Cần tập trung vào việc sắp xếp và phân loại đồ dùng trong nhà hàng. Loại bỏ bất kỳ đồ dùng nào không còn sử dụng và tổ chức các đồ dùng còn lại sao cho gọn gàng và dễ dàng truy cập.
Tiếp theo, hãy làm sạch toàn bộ không gian nhà hàng, bao gồm cả các thiết bị và bàn ghế. Đảm bảo rằng không gian làm việc của các nhân viên là sạch sẽ và an toàn. Các quy trình làm việc cần được tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa để tăng tính hiệu quả và giảm thiểu lãng phí. Đảm bảo rằng các quy trình này được đào tạo và giám sát thường xuyên để đảm bảo sự tuân thủ và liên tục cải tiến.
Cuối cùng, hãy thiết lập một kế hoạch bảo trì và bảo dưỡng định kỳ cho các thiết bị và không gian làm việc để đảm bảo rằng chúng được duy trì trong tình trạng tốt nhất.
Khi thực hiện 5S trong một nhà hàng, quan trọng là đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên hiểu rõ các quy trình và cam kết thực hiện chúng. Đây là một quá trình liên tục và cần sự cải tiến liên tục để đạt được sự hiệu quả tối đa.

7. Tổng kết

Trong bài viết này đã làm rõ thuật ngữ kinh doanh “5s là gì”. 5S là một phương pháp quản lý kinh doanh hiệu quả đến từ Nhật Bản. Phương pháp này giúp cải thiện sự tổ chức và hiệu suất hoạt động, tăng năng suất và chất lượng sản phẩm. Đồng thời đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn. Việc áp dụng 5s cần có sự cam kết từ lãnh đạo, sự hỗ trợ và tham gia tích cực của tất cả các nhân viên. 5s giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Đừng quên tiếp tục theo dõi Nhà Hàng Số để không bỏ lỡ thông tin hấp dẫn.