File excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là yếu tố tiện lợi, thông dụng được nhiều startup lựa chọn sử dụng trong quản lý nhà hàng.
Đối với người quản lý kho, việc quản lý kho rất khó khăn do số lượng hàng tồn kho lớn. Đồng thời phải thực hiện nhiều công việc khác nhau như tập kết nguyên vật liệu, phân loại nguyên vật liệu, quản lý lượng hàng hóa nhập xuất… chứa nhiều thông tin phức tạp. Sử dụng file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là một trong những phương pháp quản lý hiệu quả nhất.
Nội dung
1. Tại sao nên quản lý vật tư nhà hàng bằng file excel?
Bạn băn khoăn không biết quản lý vật tư bằng file excel có thực sự giúp bạn quản lý kho hiệu quả? Chúng ta hãy xem những lợi ích của việc sử dụng Excel để quản lý tài liệu của bạn.
Trong Excel, bạn có thể: Không giống như phần mềm có sẵn, nó bị giới hạn bởi các tính năng do các công ty/chuyên gia phần mềm tạo ra.
File Excel là công cụ mạnh mẽ và đơn giản nhất giúp mọi người làm việc với Excel dễ dàng.
Nếu bạn có thể tạo một file quản lý bán hàng và tồn kho đơn giản bằng Excel thì sẽ không tốn bất kỳ chi phí nào. Excel là một công cụ hỗ trợ hoàn toàn miễn phí. Sử dụng một vài công thức đơn giản trong Excel để tính toán tổng doanh thu. Lợi nhuận gộp và sắp xếp hàng tồn kho dựa trên số lượng sản phẩm bán chạy nhất.
Bạn có thể làm việc trực tiếp với cơ sở dữ liệu để thay đổi các giao dịch xuất nhập khẩu, thông tin sản phẩm và khách hàng, v.v. Hoặc bạn có thể tạo báo cáo bất cứ khi nào bạn muốn.
Có thể được chia sẻ bởi nhiều người dùng.
2. Quy trình lập file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng
2.1. Tạo cơ sở dữ liệu về thành phần và sản phẩm
Đây là nơi bắt đầu nếu bạn muốn sử dụng Excel để tạo file quản lý vật tư. Cơ sở dữ liệu vật tư, cơ sở dữ liệu lấy dữ liệu cho các sheet nhập xuất, báo cáo tổng hợp, v.v. Báo cáo đảm bảo chính xác và nhanh chóng. Danh sách hàng hóa và phụ kiện thường có các cột chứa thông tin như số đơn đặt hàng, mã vật liệu, ký hiệu vật liệu và đơn vị. Các thông tin trong tài liệu này được bổ sung theo yêu cầu quản lý của từng công ty.
2.2. Tạo sheet nhập/xuất
Vào phiếu nhập xuất nhập các thông tin sau: số chứng từ, ngày nhập xuất, tài khoản (nếu có). Mô tả, mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng bán, đơn giá, tổng thành tiền.
Bạn nhập các cột thông tin tương ứng dựa trên phiếu nhập hàng và giao dịch kho hàng nhà hàng của bạn. Chúng ta đã tạo danh sách sản phẩm với đầy đủ thông tin sản phẩm như mã, tên, đơn vị và nhóm. Tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách chỉ cần chọn/nhập số bài viết khi nhập và xuất. Các thông tin còn lại sẽ được chức năng Vlookup tự động tra cứu theo mã hàng mà bạn đã nhập.
Nếu bạn muốn đặt biểu thức gọi sản phẩm cho tất cả các dòng nhập khẩu trống, bạn có thể cần kết hợp vlookup với if. Bạn có thể sử dụng hàm if để làm cho tệp của bạn trông gọn gàng và ngăn nắp.
2.3. Tạo bảng báo cáo xuất – nhập – tồn
Đây là báo cáo cung cấp thông tin tồn kho đầu, cuối kỳ và số lượng nhập/xuất trong kỳ mà từng mã nguyên vật liệu được khai báo. Gồm các cột: mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, tổng cộng. Đây là báo cáo tự động và dữ liệu đến từ bảng tính nhập/xuất.
- Cột Vật tư: Bạn phải copy mã tiêu hao vào (Lưu ý: mỗi mã tiêu hao chỉ được copy 1 lần, không được trùng lặp).
- Tên và Đơn vị Vật liệu: Dữ liệu trong cột này được nhập vào trang Danh sách Vật liệu. Tìm dữ liệu của bạn nhanh chóng và dễ dàng với tính năng Vlookup.
- Số lượng: Số lượng đầu vào kỳ và đầu ra kỳ để lấy dữ liệu tổng từ danh sách đầu vào và đầu ra bằng hàm Sumif.
- Hàm tính tổng: Là hàm quan trọng nhất trong file quản lý vật tư trên Excel. Nó giúp tính tổng có điều kiện. Điều này giúp tính toán tổng nhập/xuất khóa sản phẩm từ các danh sách nhập/xuất khác nhau.
- Cột Hàng tồn kho: Bạn nên nhớ công thức sau:
- Tồn kho = Đầu vào – Doanh số
Chính vì vậy chúng tôi đã thiết kế một file quản lý vật tư trên excel hiệu quả và nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản như trên. Tải xuống miễn phí tệp kiểm soát vật liệu trong Excel: Tại đây.
3. Hạn chế khi quản lý vật tư bằng file excel
3.1. Không an toàn
Vì đây là phần mềm ngoại tuyến, dữ liệu kém an toàn hơn và tất cả dữ liệu được lưu trữ trên một máy tính. Hơn nữa, nếu máy tính của bạn gặp sự cố hoặc bạn mắc lỗi trong khi làm việc, tất cả dữ liệu của bạn có thể bị mất.
3.2. Chức năng của Excel phức tạp
Đến mức người dùng cần phải hiểu nó để tận dụng tối đa chức năng của nó. Đây là một hạn chế khá lớn bởi không phải công ty nào. Đặc biệt là những công ty có số lượng ít hơn, đều có nhân viên giỏi. Việc sử dụng Excel để quản lý xuất nhập sản phẩm đòi hỏi nhân viên phải tự nhập số liệu vào file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót và lẫn lộn, đặc biệt nếu số lượng sản phẩm quá lớn.
Xem thệm: Mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel dành cho nhà hàng mới nhất
Thật không may, khi một công ty cần một công cụ thống kê linh hoạt để xác thực dữ liệu. Thì Excel lại không làm tốt công việc đó. Ngay cả với quá nhiều sản phẩm và quá nhiều mẫu mã khác nhau.
3.3. Không thể cập nhật thông tin kịp thời
File Excel Quản lý kho đơn giản nhưng không hỗ trợ cập nhật dữ liệu liên tục với các phòng ban khác. Khi hàng hóa thay đổi trong kho, nhân viên kho cần kiểm tra kho để lấy đúng số lượng. Điều này có thể được báo cáo cho các bộ phận khác.
Khi quản lý văn bản trên Excel, người dùng chỉ nhìn thấy một vài biểu đồ. Bảng biểu đơn giản để nhập xuất dữ liệu. Excel không hỗ trợ chức năng này nên chủ cửa hàng không thể sử dụng báo cáo để theo dõi các điều khoản hợp đồng. Đây là hạn chế chính của Excel đối với việc quản lý hàng tồn kho toàn diện tại cửa hàng.
Xem thêm: Cách tính tỷ suất sinh lời đối với nhà hàng chi tiết nhất
4. Tạm kết
Trên đây là bài viết hướng dẫn tạo file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng Nhà Hàng Số muốn chia sẻ. Chuyên mục Khởi nghiệp nhà hàng sẽ tiếp tục cập nhật thêm những thông tin hữu ích trong các bài viết tiếp theo.
