TOP 10 phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất 2023

Phân tích chi tiết TOP 10 phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất giúp bạn lựa chọn giải pháp tối ưu cho công việc kinh doanh của mình.

Phần mềm quản lý khách sạn (PMS – Property Management System) là giải pháp công nghệ giúp quản lý hệ thống thông tin trong kinh doanh khách sạn. Phần mềm này giúp tối ưu hoạt động của các bộ phận liên quan như lễ tân, buồng phòng, chăm sóc khách hàng, kế toán,…Tuy nhiên hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm PMS đa dạng, phục vụ các loại hình khách sạn với quy mô khác nhau. Để hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra lựa chọn phù hợp, sau đây là những phân tích về TOP 10 phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất 2023.

1. Phần mềm quản lý khách sạn ezCloudHotel

ezCloudHotel là một trong những phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay, tối ưu với các khách sạn với quy mô vừa và nhỏ. Đặc biệt ezCloudhotel sử dụng công nghệ điện toán đám mây, cho phép quản lý bằng nhiều thiết bị kể cả khi không có kết nối Internet. Ngoài ra ezCloud còn có giải pháp quản lý cho các khách sạn có quy mô lớn hơn hoặc khu vui chơi, sân golf.
Tính năng nổi bật

• Quản lý các kênh phân phối nhanh chóng và dễ dàng.
• Tự động cập nhật phòng trống trên hơn 200 nền tảng bán phòng.
• Kết nối nhiều thiết bị ngoại vi trong phòng như khóa phòng, cầu giao,…giúp tiết kiệm tiền điện và quản lý an ninh tốt hơn.
• Tích hợp các công cụ email marketing.
• Thống kê, báo cáo chi tiết tình hình kinh doanh và lượng khách.
• Hỗ trợ giao ca, kiểm tra các giao dịch.
• Booking engine tự động hỗ trợ khách hàng đặt phòng.

Ưu điểm

• Giao diện thông minh giúp quá trình thao tác dễ dàng hơn.
• Ứng dụng hỗ trợ nhiều thiết bị hoặc có thể chạy trực tiếp trên website mà không cần tải về.
• Giá thành rẻ, phù hợp cho các khách sạn quy mô vừa và nhỏ.
• Tích hợp sẵn bộ công cụ email marketing.
• Liên kết với nhiều nền tảng đặt phòng giúp tăng doanh thu và quảng bá rộng rãi.
• Báo cáo thống kê đa dạng, đầy đủ từ tổng quan đến chi tiết.

Nhược điểm

• Phân hệ báo cáo quá nhiều và chi tiết, đôi khi gây rối cho người dùng.
• ezCloudhotel là phần mềm cho khách sạn quy mô nhỏ, nên chỉ phù hợp với khách sạn từ 0-2 sao, homestay, villa, căn hộ.

Chi phí: tối thiểu 180.000/ tháng. Ngoài ra tùy thời điểm đăng ký sẽ có các ưu đãi khác nhau.
Website: https://ezcloud.vn/
Liên hệ: 0983 039 419 (miền Bắc), 0904 171 080 (miền Nam).

2. Phần mềm Smile

Smile là phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp được ra mắt và phát triển từ năm 2002. Phần mềm này là giải pháp tổng thể quản lý khách sạn phù hợp với các cơ sở chuyên nghiệp với quy mô lớn.

Tính năng nổi bật

• Công cụ hỗ trợ lễ tân, đặt phòng và quản lý bán hàng (Smile FO).
• Công cụ quản lý nhân sự (Smile HR).
• Công cụ quản lý các dịch vụ tích hợp nhà hàng, spa, (Smile HR).
• Quản lý tài chính, kế toán (smile BO).
• Hệ thống quản lý thiết bị thông minh (SMILE IPS).

Ưu điểm

• Các phần mềm đều được thiết kế theo quy chuẩn Việt Nam.
• Tính năng đa dạng bao gồm đầy đủ các công cụ hỗ trợ vận hành khách sạn, kể cả các nghiệp vụ phức tạp như kế toán, nhân sự.
• Các module được chia lẻ nên có thể mua từng phần tùy theo nhu cầu.
• Có thể nhập thông tin trực tiếp từ Excel.

Nhược điểm

• Không phù hợp với các khách sạn có quy mô vừa và nhỏ.
• Nhiều chức năng chuyên sâu đòi hỏi phải được thực hiện bởi người có chuyên môn và đã được đào tạo.
• Chưa có chức năng quản lý, tính phí theo giờ.

Chi phí:Tùy theo quy mô và số lượng phòng cũng như số module. Trung bình khoảng vài chục USD mỗi phòng.

3. Phần mềm TCSOFT Hotel

Phần mềm TCSOFT HOTEL là sản phẩm của công ty công nghệ TCSOFT có mặt trên thị trường năm 2008. TCSOFT Hotel là phần mềm chuyên dụng để quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay hiệu quả. Ngoài quản lý khách sạn.
Tính năng nổi bật

• Quản lý phòng toàn diện: tình trạng phòng, hóa đơn, khóa phòng, danh sách đặt phòng.
• Quản lý thông tin khách hàng cả khách lẻ hoặc các đoàn đông.
• Quản lý tình trạng kho: số lượng. tình trạng, giá bán,…
• Báo cáo thu chi, công nợ.
• Hỗ trợ website và ứng dụng trên điện thoại.

Ưu điểm

• Giao diện dễ nhìn, dễ thao tác, cho phép nhập nhiều thông tin chi tiết giúp tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm.
• Sơ đồ phòng chi tiết, phân chia trạng thái phòng theo màu sắc.
• Tính tiền theo giờ tự động, thay đổi giá cả linh hoạt.
• Hỗ trợ bổ sung thêm tính năng theo yêu cầu của riêng của khách sạn.
• Phần mềm hoạt động trên nền tảng web nên quản lý với nhiều loại thiết bị.
• Có thể kết hợp quản lý đồng thời các mô hình nhà hàng, karaoke, cafe, massage,…

Nhược điểm

• Gói cơ bản thiếu một số tính năng quan trọng và chỉ cho phép tối đa 2 tài khoản người dùng.
• Chưa hỗ trợ tính năng quản lý offline.

Chi phí: Tính theo năm, tối thiểu khoảng 2 triệu/năm. Truy cập website Tcsofthotel hoặc hotline để biết thêm thông tin chi tiết.

4. Phần mềm quản lý khách sạn Sophia PMS

Đây là phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất đến từ công ty Sophia, công ty có 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Sophia PMS phù hợp các cơ sở có quy mô trung bình như khách sạn, resort từ 1-3 sao.

Tính năng nổi bật

• Quản lý đặt phòng, kiểm tra trạng thái phòng, thông tin khách hàng.
• Hỗ trợ các phòng ban như lễ tân, buồng phòng.
• Tích hợp quản lý nhà hàng – spa.
• Quản lý tồn kho.
• Quản lý công nợ nhà cung cấp và công nợ khách hàng.
• Ứng dụng quản lý trên điện thoại – iOS và iPhone.

Ưu điểm

• Tích hợp quản lý nhà hàng, spa cho phép đẩy bill của khách hàng về khách sạn.
• Cách tính tiền linh hoạt theo giờ, theo ngày, theo tháng,… đáp ứng các mô hình kinh doanh như khách sạn, căn hộ, nhà nghỉ, văn phòng,…
• Hệ thống phân quyền chi tiết.
• Tự động đồng bộ thông tin 2 chiều với các nền tảng OTA.
• Chi phí linh động tùy theo số lượng phòng.

Nhược điểm

• Chỉ có ứng dụng trên điện thoại, chưa hỗ trợ nền tảng website.
• Có một số tính năng phải trả phí riêng không bao gồm trong gói phần mềm.

Giá tham khảo: 200.000/tháng gói cơ bản , 1.052.000/tháng gói standard cho quy mô 10 phòng. Tùy theo số lượng phòng mà giá cả sẽ thay đổi.

5. Phần mềm Skyhotel

Skyhotel là phần mềm quản lý khách sạn ra đời vào năm 2012 bởi công ty SkyViet. Đây là phần mềm khá thông dụng với tính năng đa dạng, phù hợp cho nhiều nền tảng.

Tính năng nổi bật

• Tạo hồ sơ quản lý nhiều khách sạn cùng lúc.
• Kiểm soát tình trạng, giá phòng theo thời gian thực.
• Tự động tạo hồ sơ khách hàng và cập nhập thông tin.
• Quản lý kho, dịch vụ phòng, tạo danh sách nhóm dịch vụ.
• Quản lý chi phí, truy xuất báo cáo, phân tích tình hình kinh doanh.

Ưu điểm

• Giao diện thiết kế khá đơn giản, thuận tiện cho người dùng.
• Dễ dàng thay đổi danh mục và giá bán theo tình hình thực tế.
• Ghi lại mọi thao tác trong Nhật ký sử dụng và không thể sửa chữa, giúp chủ khách sạn quản lý nhân viên sát sao, minh bạch.
• Tính năng dọn phòng nhận yêu cầu trực tiếp từ điện thoại của khách sau đó tự động chuyển tới bộ phận dọn phòng.
• Tích hợp thanh chat online trong ứng dụng với hướng dẫn sử dụng chi tiết.

Nhược điểm

• Giao diện khá cũ nên màu sắc khó nhìn.
• Phần mềm cần kết nối mạng Internet.
• Hai tính năng quan trọng là quản lý thu chi và quản lý bán hàng cần trả phí để sử dụng.

Chi phí: 600.000/3 tháng cho quy mô 20 phòng. Giá sẽ ưu đãi hơn nếu mua theo 6 tháng hoặc theo năm.

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà hàng: Trợ thủ đắc lực trong kinh doanh nhà hàng

6. OHOTEL

OHotel là là sản phẩm cung cấp bởi Công ty TNHH Công nghệ & Thương mại OXU. Đây là phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất có kết hợp giữa các thiết bị phần cứng và phần mềm tối ưu giúp quy trình quản lý chính xác và nhanh chóng.

Tính năng nổi bật

• Dễ dàng quản lý từ xa.
• Có thể vận hành trên cả hai nền tảng phần mềm, website.
• Hệ thống thông tin phòng, check in, check out được cập nhật theo thời gian thực.
• Quản lý số lượng tồn kho.
• Cung cấp báo cáo, thống kê về tình hình kinh doanh.
• Hệ thống tích điểm cho khách hàng thân thiết.

Ưu điểm

• Giao diện đẹp mắt, dễ hiểu, kết hợp giữa chữ và icon.
• Có thể sử dụng khi không có kết nối mạng.
• Dễ dàng điều chỉnh giá phòng theo giờ, ngày tháng, ngày lễ,…
• Có thể tích hợp module quản lý nhà hàng, phòng massage, quán bida,…
• Tích hợp được nhiều thiết bị phần cứng như màn hình LED, máy in, khóa từ,…

Nhược điểm

• Chưa kết nối với các trang bán phòng trực tuyến như Booking, Traveloka,…

Chi phí: Tùy theo quy mô và các các gói chức năng sẽ có giá khác nhau.

7. Sapo

Sapo là phần mềm được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo, đây là một đơn vị chuyên phát triển phần mềm quản lý cho doanh nghiệp. Sapo phù hợp với nhà nghỉ, khách sạn có quy mô nhỏ.

Tính năng nổi bật

• Quản lý tình trạng phòng, danh sách khách đặt.
• Công cụ tính tiền phòng gồm áp giá tự động, tính tiền theo giờ, lập hóa đơn tự động, hỗ trợ thanh toán nhanh bằng tiền mặt, thẻ, visa,…
• Quản lý nhân viên: quản lý ca làm, tối ưu lịch làm việc, phân quyền trên hệ thống.
• Quản lý kho: quản lý sản phẩm tồn kho, giá cả, tình trạng hàng hóa.
• Lưu trữ thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch.

Ưu điểm

• Giá thành rẻ, phù hợp với các khách sạn quy mô nhỏ.
• Giao diện đơn giản, các thao tác khá dễ dàng.
• Tương thích trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính bảng.

Nhược điểm

• Không có liên kết đến các nền tảng bán phòng.
• Chưa có nhiều công cụ hỗ trợ tài chính, kế toán.

Chi phí: 160.000/tháng cho gói Startup và 249.000/tháng cho gói Pro.

Xem thêm: Phần mềm tính tiền quán cafe, nhà hàng, quán ăn tự động tốt nhất

8. Phần mềm quản lý khách sạn NEWWAY PMS

NEWWAY là giải pháp phần mềm quản lý dành cho khách sạn, chuỗi khách sạn, khu nghỉ dưỡng dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Phần mềm này được phát triển từ năm 2006 bởi các kỹ sư của Đại học Công nghệ, Đại học Khoa học tự nhiên.

Tính năng nổi bật

• Quản lý lễ tân, bộ phận đặt phòng: kiểm tra tình trạng phòng, book phòng, check-in check-out tự động,…
• Quản lý bộ phận ăn uống tích hợp qua thẻ phòng.
• Tích hợp các thiết bị như khóa từ, thiết bị điện, điện thoại, tổng đài khách sạn.
• Quản lý tồn kho, tự động trừ số lượng.
• Báo cáo phân tích tình hình kinh doanh.

Ưu điểm

• Sử dụng nền tảng web-base nên chỉ cần cài đặt một máy chủ để có thể kết nối tới nhiều thiết bị.
• Tích hợp nhiều giải pháp đi kèm như hệ thống quản lý nhân sự, booking engine,…
  Phát triển đa ngôn ngữ, chủ đạo là tiếng Việt và tiếng Anh
• Có hỗ trợ gói thuê phần mềm giá rẻ cho các cơ sở quy mô nhỏ.

Nhược điểm

• Giá thành trọn gói khá cao và phải trả thêm phí bảo trì hàng năm.
• Giao diện phức tạp với khá nhiều danh mục.

Chi phí: khoảng 10 triệu/năm hoặc 40 triệu mua vĩnh viễn (gói cơ bản cho quy mô 30 phòng).

9. Mona Hotel

Mona Hotel là phải pháp quản lý khách sạn được phát triển bởi công ty Mona Software. Khác với các phần mềm thông thường, Mona Hotel được thiết kế riêng theo yêu cầu từ đối tác. Do đó đây là một trong những phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất có thể đáp ứng mọi nhu cầu của mọi loại hình khách sạn.

Tính năng nổi bật

• Quản lý nghiệp vụ bao gồm như lễ tân, đặt phòng, hành chính nhân sự, kế toán,…
• Quản lý đặt phòng: tích hợp tính năng xử lý việc đặt phòng theo cá nhân,theo nhóm hoặc các trang web đặt phòng trực tuyến.
• Quản lý điều hành trạng thái phòng, tình hình khâu dọn dẹp phòng, ý kiến khách hàng,…tình hình kho, số lượng hàng hóa.
• Hỗ trợ triển khai các phương thức thanh toán, tạo hóa đơn.
• Tổng hợp và báo cáo.

Ưu điểm

• Các chức năng, giao diện được thiết kế riêng đảm bảo đáp ứng yêu cầu của từng khách sạn.
• Dễ dàng update, bổ sung tính năng khi cần thiết.
• Giao diện đơn giản dễ hiểu, dễ làm quen.
• Dễ dàng tích hợp các hệ thống thiết bị trong khách sạn như khóa từ, máy quét ID, ngăn kéo tiền mặt,…

Nhược điểm

• Chi phí triển khai cao.
• Thời gian phát triển và hoàn thiện lâu.
• Có nguy cơ xảy ra lỗi do phần mềm chưa được tối ưu hoàn toàn.

Chi phí: khoảng 7-50 triệu đồng, thay đổi tùy theo nhu cầu và quy mô của khách sạn.

10. Phần mềm quản lý Odoo ERP

Odoo ERP là một phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất với mã nguồn mở. Nghĩa là người sử dụng có thể tùy chỉnh, thêm bớt các tính năng để phù hợp với doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên để sử dụng phần mềm này, cần sự hỗ trợ từ bên thứ ba để triển khai phần mềm. Hiện Odoo đang cung cấp hai phiên bản Community và Enterprise.

Tính năng nổi bật

• Công cụ kế toán tương thích với hoạt động kế toán ở gần 100 quốc gia
• Quản lý tài chính: quản lý tài khoản ngân hàng, tài sản của khách sạn.
• Tích hợp với nhiều ứng dụng đa dạng.
• Công cụ thiết kế web và livechat trên giao diện website.

Ưu điểm

• Giao diện đơn giản, khoa học.
• Cung cấp nhiều tùy chỉnh do đặc tính là mã nguồn mở, Odoo ERP rất linh hoạt, có thể tùy chỉnh các tính năng theo nhu cầu.
• Tích hợp được các hệ thống quản lý như kế toán, quản lý khách hàng, quản lý kho.
• Giá thành ưu đãi hơn so với các giải pháp phần mềm thiết kế riêng.

Nhược điểm

• Chỉ phù hợp triển khai trên quy mô lớn.
• Cần sự hỗ trợ của một công ty chuyên nghiệp để triển khai phần mềm.

Chi phí: Tùy theo số lượng module và số người dùng. Trung bình khoảng 99.000 – 396.000/module.

11. Tạm kết

Trên đây là thông tin chi tiết về TOP 10 phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất theo đề của Nhà hàng số. Nhìn chung mỗi phần mềm đều có các ưu, nhược điểm khác nhau. Tùy theo nhu cầu, quy mô và kinh phí mà chủ kinh doanh/quản lý khách sạn có thể lựa chọn phương án phù hợp. Theo dõi Nhà hàng số để cập nhật các Giải pháp tiên tiến nhất trong lĩnh vực F&B.