Cách sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng đơn giản, hiệu quả nhất giúp bạn quản lý doanh nghiệp một cách dễ dàng.
Là hệ thống được xây dựng sẵn để quản lý các danh mục trong nhà hàng, phần mềm quản lý nhà hàng giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt mọi thông tin của doanh nghiệp một cách dễ dàng hơn. Trong bài viết này, Nhà Hàng Số sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các tính năng nổi bật của phần mềm và hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng đơn giản, hiệu quả nhất.
Nội dung
1. Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?
Phần mềm quản lý nhà hàng là một hệ thống được xây dựng nhằm hỗ trợ chủ doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng hiệu quả hơn. Phần mềm này sẽ thực hiện việc quản trị chuyên nghiệp và xử lý các nghiệp vụ bán hàng. Từ đó, giúp bạn tiết kiệm nhân lực, chi phí và thời gian.
Một vài tính năng tiêu biểu có thể kể đến của phần mềm quản lý nhà hàng là thiết lập báo cáo chi phí và doanh thu, quản lý đơn hàng, kiểm soát nguyên vật liệu, phân quyền và quản lý nhân viên,… Bên cạnh đó, mỗi nhà cung cấp phần mềm có thể đưa ra một số tính năng khác nhau một cách nhất định.
Phần mềm quản lý nhà hàng
Với xu hướng chuyển đổi số và quản lý từ xa, phần mềm cho phép các nhà quản lý theo dõi hoạt động kinh doanh mọi nơi, mọi thời điểm mà không cần trực tiếp có mặt tại nhà hàng.
Hiện nay, trên thị trường xuất hiện rất nhiều các phần mềm quản lý nhà hàng trong và ngoài nước. Tuy nhiên, có thể phân thành hai loại cơ bản sau:
- Dựa trên tính năng:
- Phần mềm quản lý nhân sự nhà hàng
- Phần mềm quản lý bán hàng
- Dựa trên nền tảng công nghệ:
- Phần mềm quản lý nhà hàng dạng Cloud (sử dụng trên nhiều thiết bị, chi phí rẻ, tính ổn định không cao bằng dạng cài đặt)
- Phần mềm quản lý nhà hàng dạng On-premises (dạng cài đặt, tính ổn định cao, bảo mật tốt, khả năng quản lý chuỗi tốt, chi phí cao)
2. 5 lý do bạn nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng
Không phải tự nhiên mà các phần mềm quản lý nhà hàng lại được nhiều chủ doanh nghiệp yêu thích và ưa chuộng sử dụng đến vậy. Hãy cùng chúng tôi phân tích 5 lý do sau đây và quyết định việc bạn có nên sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng hay không nhé!
2.1. Tiết kiệm tối đa thời gian, công sức
Khi quyết định kinh doanh nhà hàng, việc tiết kiệm thời gian để mang đến sự hài lòng cho khách hàng về chất lượng dịch vụ là vô cùng quan trọng và cần thiết. Nhờ có phần mềm quản lý nhà hàng, bạn có thể rút ngắn những khâu như tính tiền, nhập mã giảm giá, nhập code,… Dù vậy, giá cả vẫn được tính toán vô cùng chính xác dù không tiêu tốn nhiều thời gian.
Tiết kiệm thời gian hơn so với cách tính toán truyền thống
Nếu bạn từng phải đau đầu vì lượng công việc quá nhiều khiến bạn cảm giác mệt mỏi, kiệt sức. Bạn không thể sắp xếp được thời gian dành cho bản thân, gia đình và bạn bè thì phần mềm quản lý nhà hàng sẽ giúp bạn giải quyết được mọi vấn đề mà bạn đang gặp phải.
2.2. Đơn giản, dễ sử dụng
Việc bán hàng sẽ trở nên nhanh chóng hơn chỉ với vài thao tác đơn giản, việc kinh doanh và quản lý nhà hàng cũng trở nên hiệu quả hơn nhiều so với việc quản lý truyền thống. Việc xây dựng phần mềm quản lý nhà hàng đã được tối ưu hóa với giao diện đơn giản giúp người dùng sử dụng dễ dàng.
Phần mềm đơn giản, dễ sử dụng
Chỉ với động tác chạm nhẹ vào màn hình là đơn hàng của bạn đã được xử lý xong. Việc kiểm tra danh sách sản phẩm, kiểm tra kho, đơn hàng, ngân sách, doanh thu cũng được phân chia thành từng thư mục vô cùng rõ ràng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tự phân chia danh mục tùy vào nhu cầu và mục đích sử dụng của bản thân.
2.3. Bảo mật và lưu trữ được nhiều dữ liệu
Việc lưu trữ dữ liệu trên các phần mềm quản lý nhà hàng được thiết kế trên nền tảng điện toán đám mây sẽ nhanh và nhiều hơn so với các nền tảng khác. Thêm vào đó, dữ liệu kinh doanh nhà hàng của bạn cũng sẽ được bảo mật tuyệt đối. Bạn không cần phải lo về những rủi ro liên quan đến việc bị đánh cắp thông tin nữa.
Dịch vụ lưu trữ đám mây
Hơn thế nữa, phần mềm còn được trang bị tính năng đồng bộ hóa dữ liệu. Do đó, các trường hợp như mất điện, mất mạng dẫn đến sự cố trong quá trình lưu trữ đều không khiến dữ liệu bị mất đi. Bạn cũng có thể kiểm soát nhân viên và mọi hoạt động khác một cách an toàn hơn nhờ vào tính năng bảo mật với chế độ phần quyền.
2.4. Quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi
Chủ nhà hàng với nhiều rất nhiều công việc phải lo sẽ không có nhiều thời gian tới cửa hàng để thực hiện việc giám sát, theo dõi công việc của nhân viên. Điều này sẽ khiến các chủ doanh nghiệp cảm thấy bồn chồn, lo lắng mỗi khi không có mặt tại nhà hàng.
Đây chính là một trong những lý do phần mềm quản lý nhà hàng được ra đời. Với mục đích giúp các bạn quản lý điều hành kinh doanh từ xa thông qua các thiết bị thông minh với thông tin được cập nhật liên tục theo thời gian thực.
2.5. Quản lý nguồn lực hiệu quả
Với những chuỗi nhà hàng có nhiều chi nhánh thì việc trang bị cho cửa hàng một phần mềm quản lý sẽ giúp việc kiểm tra tình trạng còn hay không của sản phẩm hay số lượng hàng tồn kho ở mỗi địa điểm trở nên thuận tiện hơn.
Quản lý nguồn lực từ xa
Thêm vào đó, phần mềm sẽ giúp bạn lưu giữ tên khách hàng một cách nhanh chóng. Mỗi khi có chương trình ưu đãi, giảm giá, thông qua phần mềm này bạn cũng có thể gửi thông tin đến toàn bộ khách hàng từng trải nghiệm dịch vụ trong một khoảng thời gian ngắn.
Những phần mềm công nghệ cao, chuyên nghiệp cũng sẽ giúp hình ảnh của nhà hàng được nâng cao một cách đáng kể.
3. Cách sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng đơn giản, hiệu quả
Việc hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng tới bất kỳ nhân viên nào là một trong những yêu cầu cần thiết giúp nhà hàng tiết kiệm được lượng thời gian tiêu tốn và giúp nhân viên làm việc tối ưu, hiệu quả hơn. Vậy nên, chúng tôi sẽ chỉ bạn cách sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng đơn giản nhất nhưng lại đem lại hiệu quả không ngờ.
Việc đầu tiên bạn phải thực hiện đứng đầu cách sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng chính là mua bản quyền phần mềm đó. Sau đó, nhà cung cấp sẽ cài đặt và lập tài khoản để bạn có thể đăng nhập vào phần mềm. Công việc tiếp theo của bạn là tạo sơ đồ nhà hàng và nhập những số liệu liên quan tới hàng hóa xuất nhập kho trong khoảng thời gian vừa qua. Update tên các món ăn và hình ảnh lên phần mềm để khách hàng lựa chọn.
Mỗi một phần mềm quản lý nhà hàng sẽ có những giao diện khác nhau. Với các phần mềm đơn giản thì thông tin sẽ được hiển thị bằng ngôn ngữ bạn chọn lựa một cách rõ ràng. Sau khi hoàn thành tất cả các công việc trên, bạn chỉ việc kích vào ứng dụng mình mong muốn để thực hiện các bước đã được thiết lập sẵn.
Sau đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm cơ bản cho từng mục:
3.1. Đăng ký tài khoản Admin sử dụng
Trong lần đầu khởi động, chương trình sẽ yêu cầu bạn đăng ký tài khoản admin quản trị. Công việc của bạn là kích chọn “Đăng ký tài khoản quản trị” như hình dưới đây.
Màn hình đăng nhập
Sau khi chương trình hiển thị khung đăng ký tài khoản quản trị, bạn hãy nhập các thông tin cần đăng ký rồi nhấn chọn “Đồng ý”.
Màn hình đăng ký
Sau khi hoàn tất quá trình trên, giao diện đăng nhập sẽ mặc định tài khoản bạn admin mà bạn vừa đăng ký. Bước cuối cùng là kích chọn “Đăng nhập” để hoàn tất mọi thủ tục. Đừng quên tích vào ô ghi nhớ để không cần điền lại thông tin cho những lần đăng nhập sau.
3.2. Khai báo thông tin các chuỗi nhà hàng thành viên (Nếu nhà hàng của bạn có 02 chuỗi trở lên)
Trong phần Cài đặt trên cùng màn hình, bạn nhấn chọn menu Thông tin nhà hàng của bạn. Sau đó, bạn điền thông tin chuỗi nhà hàng thành viên tại khung này và nhấn nút Tạo chuỗi là xong.
Màn hình khai tin nhà hàng và chuỗi nhà hàng
3.3. Tạo tài khoản thành viên và phân quyền cho tài khoản thành viên
Tại phần Tài khoản phía trên màn hình, nhấn chọn menu Tài khoản và phân quyền. Tại đây, bạn hãy lựa chọn nhà hàng thành viên nếu nhà hàng của bạn có 2 chuỗi thành viên trở lên. Ngay sau đó, bạn cần điền thông tin thành viên bao gồm: Tên, tên đăng nhập (viết liền không dấu), mật khẩu. Tiếp theo, tick chọn các ô để cấp quyền cho tài khoản thành viên cần tạo, sau đó bấm chọn Tạo mới để hoàn tất.
Màn hình tài khoản và phân quyền
Để nhập thông tin menu thực đơn, bạn cần nhập thông tin các loại hàng hóa bao gồm: menu thực đơn, nhóm menu thực đơn. Cụ thể như sau:
- Nhóm menu thực đơn: Tại thẻ trên cùng, bạn lựa chọn thẻ Quản lý hàng, sau đó chọn Nhóm menu thực đơn. Tiếp theo, bạn nhập tên nhóm ví dụ như: Lẩu/Bia rồi nhấn nút Thêm mới là xong. (Đối với các nhà hàng có 2 chuỗi nhà hàng trở lên, các Nhóm hàng bạn đã tạo sẽ được áp dụng cho tất cả các chuỗi thành viên).
- Menu thực đơn: Bạn nhấn chọn thẻ Quản lý hàng ở thẻ trên cùng rồi chọn Menu thực đơn. Tại khung Quản lý menu thực đơn, bạn thực hiện chọn nhóm. Ở mục số lượng, bạn cần điền số lượng tương ứng có trong kho của nhà hàng. Đối với các mặt hàng không xác định được số lượng, bạn có thể lựa chọn số lượng lớn như 10000. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch cho hàng hóa. Bằng cách này, khi bạn kích chuột vào ô mã vạch và quét mã mọi thông số sẽ được hiện ra. Thao tác cuối cùng bạn cần thực hiện là bấm vào nút Thêm mới. (Nếu nhà hàng của bạn có 2 chuỗi nhà hàng trở lên thì mặt hàng mới bạn tạo sẽ chỉ có trong kho tương ứng của nhà hàng thành viên mà tài khoản admin của nhà hàng thành viên đó).
Màn hình thêm mặt hàng mới
3.5. Quản lý bán hàng
Giao diện quản lý bán hàng
Tại chương trình quản lý chính, bạn hãy lựa chọn thẻ Quản lý bàn để có thể quản lý trạng thái các bàn bên trong nhà hàng của bạn. Kích chuột vào bàn cần mở cho khách, sau đó nhấn vào nút Bắt đầu. Ngay sau khi bàn được mở, một list danh mục Tên nhóm hàng hóa sẽ được hiện ra nhằm giúp bạn tìm nhanh Hàng hóa theo nhóm.
Tại list tên hàng hóa ở dưới, bạn kích chọn vào món hàng cần chọn để thêm vào bàn, ngay sau đó bạn bấm nút Thêm vào bàn ở trên. Để tăng thêm số lượng, bạn cần kích chọn vào món hàng có trong list Danh sách đã gọi nằm ở giữa trình quản lý nhà hàng. Phía dưới trang list này sẽ có ô số lượng để bạn có thể nhập số lượng tương ứng vào và sau đó bấm vào nút Đặt, Thêm, Giảm, Bỏ tùy vào nhu cầu tương ứng.
Thêm vào đó, bạn cũng có thể sử dụng các nút Chuyển bàn, Gộp bàn, Tách bạn khi cần. Để kết thúc bàn và thanh toán, bạn cần nhấn chọn nút Kết thúc và sử dụng nút Tổng tiền khi thay đổi giá trị các mục phụ gồm: Tiền giờ, phụ thu hay giảm giá.
Để hiện mẫu đơn hàng, bạn chọn nút Xuất bill sau đó bấm vào nút In đơn hàng để in đơn cho khách. Cuối cùng là bấm Đóng để trở về chương trình quản lý.
Màn hình xuất bill
Với những hướng dẫn cơ bản trên, chúng tôi đã chỉ cho bạn các cách sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao nhất.
4. Các tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhà hàng cho bạn lựa chọn nhưng không phải phần mềm nào cũng phù hợp và có thể đáp ứng mọi nhu cầu cho nhà hàng của bạn. Sau đây là các tiêu chí bạn cần lưu ý khi lựa chọn mua phần mềm quản lý nhà hàng.
4.1. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Tiêu chí đầu tiên bạn cần để ý khi mua phần mềm quản lý nhà hàng chính là mức độ thân thiện của phần mềm với người dùng. Một phần mềm quản lý nhà hàng cần thiết kế các thao tác sao cho thật đơn giản, giúp người dùng tiết kiệm thời gian làm quen nhất. Bên cạnh đó, phần mềm vẫn phải giữ được tiêu chí linh hoạt, có thể điều chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc của từng mô hình nhà hàng.
Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
4.2. Tương thích với nhiều thiết bị
Tiêu chí tiếp theo để đánh giá phần mềm này có đáng được sử dụng hay không dựa vào sự tương thích giữa phần mềm quản lý với các thiết bị khác như điện thoại di động, PC, laptop và sử dụng được trên các hệ điều hành thông dụng điển hình là: window, iOS, Android. Từ đó, việc quản lý từ xa mới trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn.
4.3. Đảm bảo an toàn dữ liệu
Một trong những yếu tố quan trọng khác mà các phần mềm quản lý nhà hàng cần có là mức độ bảo mật thông tin của hệ thống. Các dữ liệu cần được cập nhật liên tục và hoàn toàn bảo mật. Tiêu chí này có thể chứng minh được chất lượng của phần mềm và độ uy tín của nhà cung cấp.
4.4. Có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình
Một phần mềm tốt không chỉ dừng lại ở chất lượng sản phẩm tốt mà còn ở đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt tình. Chỉ khi có đội ngũ hỗ trợ tốt thì các nhà quản lý mới có thể dễ dàng liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để xử lý các thắc mắc và khắc phục mọi sự cố phát sinh.
Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình
Xem thêm:
- Phần mềm quản lý nhà hàng: Top 6 phần mềm tốt nhất
- TOP 14+ phần mềm quản lý quán nhậu hiệu quả cao
- TOP 13+ Phần mềm quản lý quán cafe được tin dùng hàng đầu
5. Lời kết
Vậy là Nhà Hàng Số đã hướng dẫn bạn các cách sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng vừa đơn giản, vừa thuận tiện lại mang lại kết quả vô cùng tốt. Mong rằng bạn sẽ có nhiều thời gian để dành cho bản thân, gia đình và bạn bè hơn nhờ vào hệ thống thông minh này. Đừng quên ghé thăm chuyên mục Khởi nghiệp nhà hàng để biết thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!
